Werkzeugbox Wissensmanagement

6-3-5-Methode

📌 Allgemeine Hinweise:

Die 6-3-5-Methode ist eine strukturierte Kreativitätstechnik, bei der sechs Teilnehmende jeweils drei Ideen zu einem bestimmten Thema entwickeln. Diese Ideen werden in fünf Runden ausgetauscht und weiterentwickelt. Ziel ist es, in kurzer Zeit eine Vielzahl von kreativen und praktischen Lösungsideen zu generieren. Im Wissensmanagement wird diese Methode verwendet, um Wissen zu sammeln, neue Perspektiven zu entwickeln und innovative Lösungen zu finden, die in Wissensprozesse integriert werden können.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

  • Ziel: Generierung und Erweiterung von Ideen und Lösungsansätzen zu einem konkreten Thema im Wissensmanagement.
  • Verwendungsbereich: Die Methode eignet sich hervorragend für Teamarbeit, um verschiedene Perspektiven zu einem Wissensproblem oder -prozess zu sammeln. Sie wird insbesondere zur Ideenfindung für die kontinuierliche Verbesserung oder zur Lösung von Problemen im Wissensaustausch genutzt.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

  • Ursprung: Die 6-3-5-Methode wurde 1968 von dem deutschen Kreativitätsexperten Bernd Rohrbach entwickelt und gehört zu den Brainwriting-Techniken. Der Name „6-3-5“ beschreibt die Struktur der Methode: 6 Teilnehmende, jeder schreibt 3 Ideen auf, und das Ganze wird 5-mal wiederholt.
  • Ziel im Wissensmanagement: Durch den strukturierten Austausch von Ideen und das schrittweise Weiterentwickeln entsteht eine breite Sammlung an Lösungsvorschlägen, die im Wissensmanagement-Prozess genutzt werden können. Diese Ideen können zu neuen Tools, besseren Prozessen oder verbesserten Wissensflüssen führen.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Brainstorming: Eine weniger strukturierte Methode zur Ideensammlung, bei der alle Teilnehmer ihre Ideen spontan äußern.
  • Brainwriting: Eine ähnliche Methode wie Brainstorming, jedoch werden die Ideen schriftlich festgehalten und können später weitergegeben und ergänzt werden.
  • Delphi-Methode: Eine Expertenmethode zur Sammlung von Meinungen und Ideen, die in mehreren Runden anonymisiert erhoben werden.
  • Mind Mapping: Um die Ideen zu visualisieren.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Digitale Whiteboards wie z.B. Miro oder Mural: Zur visuellen Sammlung und Aufbereitung von Ideen.
  • Wissensdatenbanken (z.B. Confluence oder MS SharePoint): Zum Speichern und späteren Abrufen der gesammelten Ideen.
  • Kollaborationsplattformen: Tools wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams können für die digitale Zusammenarbeit und Dokumentation verwendet werden.

👥 Benötigte Personen:

  • Teilnehmende: 6 Personen sind die ideale Anzahl für diese Methode, jedoch ist es auch mit weniger oder mehr Teilnehmenden möglich. Jede Person sollte ihr Fachwissen oder Perspektiven zum Thema beisteuern können.
  • Moderation: Eine Person, die die Methode anleitet, den Ablauf überwacht und für die Einhaltung der Zeitvorgaben sorgt.

⏱️ Dauer:

  • Vorbereitung: 10–15 Minuten für die Einführung in das Thema und die Methode.
  • Durchführung: Die Durchführung dauert in der Regel etwa 30–60 Minuten, je nach Anzahl der Teilnehmer und Runden.
  • Nachbereitung: 10–20 Minuten für die Auswertung und Strukturierung der gesammelten Ideen.

🗂️ Benötigtes Material:

  • Papier oder digitale Tools: Jede Person benötigt ein Blatt Papier oder ein digitales Dokument, um ihre Ideen zu notieren.
  • Stifte oder digitale Eingabemöglichkeiten: Zum Festhalten der Ideen.
  • Timer: Ein Gerät zur Überwachung der Zeit pro Runde.
  • Karten/Notizen: Um die Ideen sichtbar zu machen und zwischen den Teilnehmenden auszutauschen.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

  • Papier oder digitale Plattform: Jede Person hat ein Blatt Papier oder eine digitale Vorlage (z.B. Google Docs), auf der sie ihre Ideen festhält.
  • Timer: Ein Gerät, das sicherstellt, dass jede Runde eine festgelegte Zeitspanne (z.B. 5 Minuten) dauert.
  • Strukturierte Vorlage: Optional kann eine vorgegebene Struktur (z.B. eine Tabelle) helfen, die Ideen zu kategorisieren.

🚀 Inbetriebnahme:

  1. Thema festlegen: Kläre das Thema und die Ziele der Sitzung.
  2. Vorbereitung: Bereite für jede Person ein Blatt Papier vor (oder eine digitale Plattform) und stelle sicher, dass alle Teilnehmenden die Regeln verstehen.
  3. Erklärung der Methode: Die Moderation erklärt den Ablauf und die Regeln der 6-3-5-Methode.

⚙️ Bedienung:

  1. Runde 1: Jeder Teilnehmende schreibt innerhalb einer festgelegten Zeit (z.B. 5 Minuten) drei Ideen zu dem Thema auf.
  2. Blatt weitergeben: Nach der ersten Runde gibt jeder Teilnehmende sein Blatt an den nächsten Teilnehmenden weiter. Dieser baut auf den bereits festgehaltenen Ideen auf oder fügt eigene Ideen hinzu.
  3. Weitere Runden: Dieser Prozess wird fünfmal wiederholt, sodass jeder Teilnehmende nach fünf Runden auf jeder Idee mitwirken kann. Am Ende hat jeder Teilnehmende zu allen Ideen beigetragen.
  4. Dokumentation: Alle Ideen sollten am Ende zusammengetragen und strukturiert werden, um die besten Lösungsvorschläge zu identifizieren.

🔄️ Wartung & Pflege:

  • Ergebnisse speichern: Alle Ideen sollten dokumentiert und in einer strukturierten Form gespeichert werden, beispielsweise in einer Wissensdatenbank.
  • Auswertung: Nach der Durchführung der Methode sollten die gesammelten Ideen analysiert und priorisiert werden. Dies kann durch Gruppenarbeit oder durch den Einsatz von Bewertungsmethoden erfolgen.
  • Feedback: Sammeln Sie Rückmeldungen der Teilnehmer zur Methode, um den Prozess in Zukunft zu optimieren.

🌟 Expertentipps:

  • Klares Thema: Wähle ein Thema, das klar und präzise formuliert ist, um die Kreativität zu fördern.
  • Vielfalt fördern: Achte darauf, dass die Teilnehmenden aus verschiedenen Bereichen kommen, um unterschiedliche Perspektiven und kreative Lösungen zu erhalten.
  • Kein Druck: Erlaube das Freilassen von Feldern, wenn keine Ideen kommen.
  • Fokus auf Qualität: Auch wenn die Methode viele Ideen generiert, ist es wichtig, am Ende eine gründliche Bewertung vorzunehmen, um die vielversprechendsten Ideen auszuwählen.
  • Ergebnisse visualisieren: Nach der Session sollte eine klare Visualisierung der Ideen angestrebt werden (z.B. durch eine Mindmap), um die besten Lösungsansätze schnell zugänglich zu machen.

📝 Beispiel: 6-3-5-Methode zum Thema Wissensmanagement

Teilnehmende:

  1. Anna (HR-Managerin)
  2. Ben (IT-Spezialist)
  3. Clara (Marketing-Expertin)
  4. David (Projektmanager)
  5. Eva (Forschung und Entwicklung)
  6. Frank (Betriebsleiter)

Thema:
„Wie können wir das Wissensmanagement in unserer Organisation verbessern?“

Ablauf:

Runde 1:

  • Dauer: 5 Minuten
  • Aufgabe: Jeder Teilnehmer schreibt drei Ideen auf, wie das Wissensmanagement verbessert werden kann.

Ideen:

  1. Anna:
    • Einführung eines internen Wikis für den Wissensaustausch.
    • Regelmäßige Wissens-Sharing-Sessions.
    • Mentorenprogramme für neue Mitarbeiter.
  2. Ben:
    • Implementierung einer zentralen Datenbank für Dokumente.
    • Nutzung von KI-gestützten Tools zur Wissensorganisation.
    • Schulungen zur effektiven Nutzung von Wissensmanagement-Tools.
  3. Clara:
    • Erstellung von Video-Tutorials für interne Prozesse.
    • Entwicklung eines Newsletters mit Wissensupdates.
    • Förderung von interdisziplinären Projekten zur Wissensverbreitung.
  4. David:
    • Einführung von Feedback-Mechanismen zur Verbesserung des Wissensmanagements.
    • Nutzung von Gamification-Elementen zur Wissensvermittlung.
    • Regelmäßige Umfragen zur Erfassung von Wissenslücken.
  5. Eva:
    • Aufbau einer Wissensdatenbank für Forschungsergebnisse.
    • Durchführung von Workshops zur Innovationsförderung.
    • Erstellung von Best-Practice-Leitfäden.
  6. Frank:
    • Einführung eines internen Forums für den Austausch von Ideen.
    • Regelmäßige Team-Meetings zur Besprechung von Wissensmanagement-Themen.
    • Anreize für Mitarbeiter, ihr Wissen zu teilen (z.B. Belohnungen).

Runde 2:

  • Dauer: 5 Minuten
  • Aufgabe: Jeder Teilnehmer gibt seine Ideen an den Nachbarn weiter und ergänzt die Ideen des Nachbarn.

Ergänzte Ideen:

  1. Anna:
    • Ergänzung zu Mentorenprogrammen: „Mentoren sollten auch regelmäßig Feedback geben.“
  2. Ben:
    • Ergänzung zur zentralen Datenbank: „Die Datenbank sollte benutzerfreundlich gestaltet sein.“
  3. Clara:
    • Ergänzung zu Video-Tutorials: „Die Tutorials sollten auch interaktive Elemente enthalten.“
  4. David:
    • Ergänzung zu Gamification: „Belohnungen für das Teilen von Wissen könnten die Motivation steigern.“
  5. Eva:
    • Ergänzung zu Workshops: „Workshops sollten auch externe Experten einbeziehen.“
  6. Frank:
    • Ergänzung zum internen Forum: „Das Forum sollte moderiert werden, um die Qualität der Diskussionen zu sichern.“

Runde 3-5:

  • Die Teilnehmenden setzen den Prozess fort, indem sie die Ideen weitergeben und ergänzen, bis insgesamt fünf Runden abgeschlossen sind.

Ergebnis:
Nach fünf Runden werden die gesammelten und ergänzten Ideen diskutiert und priorisiert. Die Gruppe könnte dann die vielversprechendsten Ideen auswählen, um sie in einem Aktionsplan für die Verbesserung des Wissensmanagements in der Organisation umzusetzen.