Allgemeine Hinweise:
„Lessons Learned“ (LL) bezeichnet die systematische Erfassung und Dokumentation von Erfahrungen, die aus abgeschlossenen Projekten, Prozessen oder Aktivitäten gewonnen wurden. Das Ziel von Lessons Learned ist es, das Wissen und die Erkenntnisse, die aus erfolgreichen und weniger erfolgreichen Phasen eines Projekts gewonnen wurden, zu bewahren und für zukünftige Vorhaben zugänglich zu machen. Diese Methode hilft dabei, Fehler zu vermeiden, bewährte Praktiken zu wiederholen und kontinuierliche Verbesserungen innerhalb von Teams und Organisationen zu fördern.
Bestimmungsgemäße Verwendung:
Lessons Learned dienen dazu, Erfahrungen zu sammeln und die im Verlauf eines Projekts oder einer Aktivität gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Diese Erkenntnisse werden anschließend analysiert und systematisch aufbereitet, um sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte eines Projekts zu verstehen und daraus Lehren für zukünftige Projekte zu ziehen. Lessons Learned können nach einem Projektabschluss, einer Etappe oder sogar nach jeder größeren Aufgabe durchgeführt werden.
Die gesammelten Erfahrungen und Best Practices sollten nicht nur innerhalb des jeweiligen Teams, sondern auch über Abteilungs- oder Organisationsgrenzen hinweg zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise wird das Wissensmanagement kontinuierlich bereichert.
Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Die Praxis der Lessons Learned stammt aus der Idee der kontinuierlichen Verbesserung und Wissensbewahrung, die sowohl in der Qualitätssicherung als auch im Projektmanagement eine zentrale Rolle spielt. Ursprünglich in der Softwareentwicklung und im Ingenieurwesen verbreitet, hat sich das Konzept mittlerweile in vielen Bereichen der Wirtschaft und des öffentlichen Sektors etabliert.
Lessons Learned ermöglichen es Organisationen, nicht nur aus Fehlern zu lernen, sondern auch erfolgreiche Methoden und Prozesse zu identifizieren, die in zukünftigen Projekten repliziert werden können. Die Methode ist ein wichtiges Werkzeug des Wissensmanagements und trägt dazu bei, Erfahrungen systematisch zu dokumentieren und für die Weiterentwicklung der Organisation zu nutzen.
Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- After-Action-Review (AAR): Eine ähnliche Methode, die nach abgeschlossenen Aktivitäten oder Projekten zur Reflexion und Verbesserung verwendet wird.
- Retrospektiven: Besonders in agilen Arbeitsmethoden verwendet, fokussiert sich diese Methode auf die Reflexion von Arbeitsprozessen, Teaminteraktionen und Ergebnissen.
- Manöverkritik: Besonders im militärischen Bereich genutzt, dient diese Methode der detaillierten Reflexion von Handlungen und Ergebnissen.
Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Projektmanagement-Software (z.B. Jira, Trello, MS Planner): Diese Tools können helfen, den Verlauf von Projekten zu dokumentieren und dabei auftretende Probleme oder Erfolge festzuhalten, die später als Lessons Learned genutzt werden.
- Wissensdatenbanken (z.B. Confluence, MS SharePoint): Eine zentrale Datenbank zur Speicherung und Bereitstellung der gesammelten Lessons Learned für alle Mitarbeiter und Teams.
- Umfragetools (z.B. SurveyMonkey, MS Forms): Werden genutzt, um Feedback und Erfahrungen von Teammitgliedern anonym zu sammeln, was die Offenheit und Ehrlichkeit bei der Dokumentation von Lessons Learned fördern kann.
- Digitale Whiteboards (z.B. Miro, MURAL): Nützlich für die visuelle Darstellung von Prozessen und zur Sammlung von Ideen während der Lessons Learned-Sitzung.
Benötigte Personen:
- Moderation/Facilitatoren: Eine oder mehrere Personen, die den Prozess leiten und sicherstellen, dass alle relevanten Themen angesprochen werden, und das Gespräch in die richtige Richtung lenken.
- Teilnehmende: Die Teammitglieder, die an dem Projekt oder Prozess beteiligt waren und ihre Erfahrungen und Erkenntnisse teilen können.
- Dokumentationsteam: Eine Person oder ein Team, das die gesammelten Erkenntnisse aufzeichnet, dokumentiert und verwaltet.
Dauer:
Die Dauer eines Lessons Learned-Prozesses kann stark variieren, je nach Umfang und Komplexität des Projekts. In der Regel dauert eine Sitzung zur Sammlung von Lessons Learned etwa 1 bis 3 Stunden. Wenn mehrere Teams oder Abteilungen involviert sind oder eine detaillierte Analyse notwendig ist, kann der Prozess mehrere Tage in Anspruch nehmen.
Benötigtes Material:
- Dokumentationsmaterial: Whiteboards, Flipcharts oder digitale Tools, um die gesammelten Erkenntnisse zu visualisieren.
- Technische Ausstattung: Für virtuelle Meetings sind Videokonferenz-Software (Zoom, Microsoft Teams) und Tools zur gemeinsamen Dokumentation (Google Docs, Confluence) erforderlich.
- Feedback-Tools: Um anonymes Feedback zu sammeln, können Tools wie SurveyMonkey oder Google Forms hilfreich sein.
Gerätebeschreibung / Bauplan:
Lessons Learned besteht aus drei Hauptphasen:
- Lessons Identified: Erfassung aller Erfahrungswerte
- Lessons Analyzed: Analyse und Bewertung der Erfahrungen
- Lessons Learned: Dokumentation und Bereitstellung der Erkenntnisse
Inbetriebnahme:
- Vorbereitung: Ziel und Umfang der Lessons Learned werden festgelegt. Zudem wird eine Struktur für die Sitzung erstellt, die sicherstellt, dass alle Themen behandelt werden (z.B. durch eine vorbereitete Agenda).
- Teilnehmende einladen: Der Moderator stellt sicher, dass alle relevanten Teilnehmenden eingeladen und informiert werden.
- Sammlung der Daten: Vorab kann eine Umfrage oder ein Feedbackformular genutzt werden, um vorab gesammelte Erkenntnisse und Rückmeldungen zu integrieren.
Bedienung:
- Einführung: Die Moderation stellt zu Beginn die wichtigsten Ziele der Sitzung vor und sorgt für eine offene, respektvolle Atmosphäre.
- Sammlung der Lessons Learned: Die Teilnehmenden reflektieren das Projekt und teilen ihre Erfahrungen zu den folgenden Fragen:
- Was lief gut?
- Was lief nicht so gut?
- Was haben wir aus dieser Erfahrung gelernt?
- Welche Prozesse, Werkzeuge oder Methoden haben gut funktioniert oder sollten verbessert werden?
- Kategorisierung und Analyse: Die gesammelten Erkenntnisse werden in Kategorien unterteilt und analysiert, um spezifische Handlungsfelder und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Dokumentation: Die Moderation oder das Dokumentationsteam zeichnet die wichtigsten Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen auf und sorgt dafür, dass diese für zukünftige Projekte zugänglich sind.
- Abschluss und Aktionsplan: Am Ende der Sitzung wird ein Aktionsplan erstellt, der konkrete Schritte und Empfehlungen für zukünftige Projekte oder Prozesse enthält.
Wartung & Pflege:
- Dokumentation: Alle Lessons Learned sollten in einer zentralen Wissensdatenbank oder einem Dokumentationssystem gespeichert werden. Diese Datenbank muss regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden.
- Überprüfung der Umsetzung: Die Umsetzung der abgeleiteten Maßnahmen sollten überprüft werden.
- Regelmäßige Reviews: Lessons Learned sollten regelmäßig in weiteren Projekten und Aufgaben überprüft und angewendet werden. Periodische Reviews helfen sicherzustellen, dass das gesammelte Wissen nicht in Vergessenheit gerät.
- Kontinuierliche Verbesserung: Der Lessons Learned-Prozess sollte kontinuierlich verbessert werden, indem nach jeder Sitzung Feedback von den Teilnehmern eingeholt wird, um den Prozess zu optimieren.
Expertentipps:
- Zeitnahe Durchführung: Führen Sie Lessons Learned zeitnah nach Projektabschluss durch.
- Ehrlichkeit und Offenheit: Eine offene Diskussion ist entscheidend für den Erfolg von Lessons Learned. Teilnehmende sollten sich sicher fühlen, sowohl Erfolge als auch Misserfolge zu teilen, ohne dass sie mit Schuldzuweisungen rechnen müssen.
- Positives Feedback: Achten Sie darauf, neben den Problemen auch die positiven Aspekte des Projekts zu betonen. Dies hilft, Motivation und Engagement zu fördern.
- Visuelle Unterstützung: Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Mindmaps, um komplexe Erkenntnisse einfach und anschaulich darzustellen.
- Dokumentation und Zugriff: Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse der Lessons Learned für alle relevanten Teams und Abteilungen zugänglich sind. Eine zentrale Wissensdatenbank oder ein Wiki kann dafür sehr hilfreich sein.
- Kontinuierliche Anwendung: Lessons Learned sollten nicht nur am Ende eines Projekts durchgeführt werden, sondern auch während des Projekts in Form von regelmäßigen Reflektionen und Anpassungen.
- Integration ins Projektmanagement: Integrieren Sie Lessons Learned fest in Ihre Projektmanagement-Prozesse.
Formular: Lessons Learned
Projekt / Thema:
[Titel des Projekts oder Ereignisses]
Datum:
[TT.MM.JJJJ]
Beteiligte Person(en):
[Name(n) oder Team]
Rolle / Funktion im Projekt:
[z. B. Projektleitung, Teammitglied, Assistenz]
1. Rückblick & Kontext
Was war das Ziel / der Zweck?
[Kurze Beschreibung, was erreicht werden sollte]
Was ist tatsächlich passiert?
[Faktenbasierte Beschreibung des Ablaufs und Ergebnisses]
2. Was hat gut funktioniert?
| Positiver Aspekt | Warum war das hilfreich / erfolgreich? |
|---|---|
| z. B. klare Kommunikation im Team | Förderung des Verständnisses, Vermeidung von Missverständnissen |
| z. B. gute Tools zur Zeiterfassung | Transparenz & Planbarkeit |
3. Was hätte besser laufen können?
| Herausforderung / Problem | Wodurch verursacht? | Vorschlag zur Verbesserung |
|---|---|---|
| z. B. unklare Rollenverteilung | fehlende Abstimmung zu Beginn | Kick-off mit Rollenklärung |
| z. B. Zeitdruck in Endphase | Aufwand unterschätzt | realistischere Planung |
4. Was nehmen wir mit?
Schlüssel-Erkenntnisse / Empfehlungen für zukünftige Projekte:
- [z. B. regelmäßige Statusmeetings fördern die Abstimmung]
- [z. B. klare Verantwortung in der Anfangsphase definieren]
- [z. B. frühzeitig technische Abhängigkeiten prüfen]
5. Weitergabe & Anwendung
Wo/wie sollten diese Erkenntnisse dokumentiert werden?
[z. B. internes Wiki, Projekthandbuch, SharePoint]
Wer sollte davon wissen?
[z. B. Leitung, andere Projektteams, neue Mitarbeitende]