Best Practices

Allgemeine Hinweise:

Best Practices beziehen sich im Wissensmanagement auf die Sammlung und Verbreitung von bewährten, erfolgreichen Vorgehensweisen und Lösungen, die in der Vergangenheit in ähnlichen Kontexten angewendet wurden. Diese Praktiken sind in der Regel bereits als besonders effektiv identifiziert worden und bieten ein fundiertes Modell für das Erreichen von Zielen, das besonders gut funktioniert.

Best Practices bieten eine bewährte Orientierung, die dazu dient, die Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit in verschiedenen Arbeitsprozessen zu steigern.

Bestimmungsgemäße Verwendung:

Best Practices werden genutzt, um erfolgreiche Lösungen oder Vorgehensweisen in einer Organisation zu identifizieren, zu dokumentieren und an andere Teams oder Abteilungen weiterzugeben. Sie helfen dabei, Fehler zu vermeiden, zeitaufwendige Experimente zu überspringen und den Erfolg durch die Anwendung bereits bewährter Methoden zu sichern.

Typische Verwendungszwecke:

Verbesserung von Prozessen und Qualitätssicherung.
Schulungen von neuen Mitarbeitenden.
Wissensaustausch zwischen Abteilungen und Teams.
Innovationsförderung durch das Aufzeigen von erfolgreichen Lösungen.

Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Best Practices sind standardisierte Methoden, die aufgrund ihrer erfolgreichen Anwendung in der Vergangenheit als besonders wertvoll erachtet werden. Sie basieren auf Erfahrungen und sind oft in einer Vielzahl von Projekten oder Aufgaben getestet worden. Die Methode konzentriert sich darauf, diejenigen Praktiken zu identifizieren und zu verbreiten, die zu den besten Ergebnissen führen, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu maximieren.

Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

Lessons Learned: Um aus Fehlern und Erfolgen zu lernen, ohne sich auf vorgegebene bewährte Verfahren zu beschränken.
Prozessoptimierung: Zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen.
Benchmarking: Um Best Practices durch den Vergleich mit anderen Unternehmen oder Organisationen zu identifizieren.

Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

Wissensdatenbanken oder Kollaborationsplattformen (z.B. Confluence, MS SharePoint): Dienen als zentraler Speicherort für dokumentierte Best Practices, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können.
Community of Practice (CoP): Gruppen, die regelmäßig zusammenarbeiten, um Best Practices zu teilen und zu verbessern.
Schulungsplattformen: Für die Verbreitung und Schulung der Best Practices innerhalb der Organisation.
Workshops und Webinare: Um Best Practices in interaktiven Formaten zu verbreiten und den Wissensaustausch zu fördern.

Benötigte Personen:

Wissensmanager: Verantwortlich für das Sammeln, Dokumentieren und Verbreiten von Best Practices.
Fachkräfte oder Experten: Personen, die ihre Erfahrungen und bewährten Methoden teilen.
Mitarbeitende: Alle Mitarbeitenden, die von den Best Practices profitieren sollen.
Moderation /Facilitatoren (optional): Falls der Austausch in Form von Workshops oder CoP-Meetings erfolgt. Die Moderation kann auch vom Wissensmanager übernommen werden.

Dauer:

Individuelle Best Practices können in einer kurzen Besprechung oder Doku-Session geteilt werden (30 Minuten bis 1 Stunde).
Die Dokumentation und Implementierung von Best Practices über mehrere Abteilungen kann einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen, je nachdem, wie tief die Veränderung gehen soll (1 Woche bis mehrere Monate).

Benötigtes Material:

Dokumentationsvorlagen oder Checklisten zur Strukturierung und Systematisierung der Best Practices.
Wissensmanagement-Plattformen (wie Confluence oder SharePoint) für die digitale Erfassung und Speicherung.
Präsentationsmittel für Schulungen oder Workshops (z. B. Folien, Handouts).
Tools zur Kommunikation (z. B. E-Mail, Foren, soziale Netzwerke), um Best Practices zu teilen.

Gerätebeschreibung / Bauplan:

Die Dokumentation von Best Practices sollte in einem klar strukturierten Format erfolgen, das Folgendes umfasst:

Titel der Best Practice
Beschreibung des Kontexts und der Herausforderungen
Detaillierte Beschreibung der Methode oder des Verfahrens
Ergebnisse und Vorteile der Anwendung
Empfehlungen für die Implementierung

Inbetriebnahme:

Identifikation: Identifizieren Sie relevante Themen oder Prozesse, für die Best Practices entwickelt werden sollen.

Sammlung: Sammeln Sie Informationen aus internen und externen Quellen zu den Themen, zu denen Sie Best Practices erstellen möchten.
Dokumentation der Best Practices: Erstellung einer verständlichen und strukturierten Dokumentation der Best Practices.

Bedienung:

Sammlung der Best Practices: Sammeln von erfolgreichen Methoden durch regelmäßige Rückmeldungen aus Projekten oder bestehenden Prozessen.
Bewertung und Auswahl: Überprüfen Sie die Praktiken auf ihre Wirksamkeit und Relevanz, um die besten auszuwählen.
Dokumentation: Die gewählten Best Practices werden klar und verständlich dokumentiert, sodass sie leicht von anderen übernommen werden können.
Verbreitung der Best Practices: Stellen Sie durch Schulungen, Workshops oder direkte Kommunikation sicher, dass alle relevanten Mitarbeitenden Zugriff auf diese Informationen haben.
Anwendung: Die Best Practices werden aktiv in den Arbeitsalltag integriert und von den Teams angewendet.

Wartung & Pflege:

Regelmäßige Überprüfung: Best Practices müssen regelmäßig auf ihre Relevanz und Aktualität überprüft werden, da sich Prozesse und Technologien weiterentwickeln.
Feedback einholen: Mitarbeitende, die Best Practices anwenden, sollten regelmäßig Feedback geben, ob diese weiterhin effektiv sind oder verbessert werden müssen.
Aktualisierung der Dokumentation: Neue Best Practices sollten dokumentiert und bestehende Praktiken bei Bedarf aktualisiert werden.

Expertentipps:

Anpassung an Bedarfe: Passen Sie Best Practices an Ihre spezifischen Unternehmens- oder Abteilungsbedürfnisse an, anstatt sie blind zu kopieren.
Partizipation fördern: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder in den Prozess der Sammlung und Anwendung von Best Practices eingebunden sind.
Kontinuierliche Verbesserungen: Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
Regelmäßiger Dialog: Fördern Sie den kontinuierlichen Dialog und Wissensaustausch, um neue Best Practices zu identifizieren und bestehende weiterzuentwickeln.

Formular: Dokumentation einer Best Practice

Titel der Best Practice:
[Aussagekräftiger Titel, z. B. „Effiziente Einarbeitung neuer Teammitglieder“]

Datum der Dokumentation:
[TT.MM.JJJJ]

Autor:in / Team:
[Name oder Team, das die Best Practice entwickelt hat]

Organisationseinheit / Bereich:
[z. B. Marketing, Personal, IT, Kanzlei, Projektteam XY]

1. Hintergrund & Ausgangslage

Welches Problem, Ziel oder Bedarf lag der Best Practice zugrunde?
[z. B. hohe Einarbeitungszeiten, uneinheitliche Projektstarts, Wissensverluste]

In welchem Kontext wurde sie angewendet?
[z. B. Projektumfeld, Kanzlei-Alltag, Prozessumstellung]

2. Beschreibung der Best Practice

Was wurde konkret getan?
[Detaillierte Beschreibung der Methode, Schritte, Materialien, Tools etc.]

Warum hat es besonders gut funktioniert?
[z. B. einfache Umsetzung, gute Akzeptanz, nachhaltiger Effekt]

Welche Vorteile wurden beobachtet?
[z. B. Zeitersparnis, bessere Zusammenarbeit, weniger Fehler]

3. Übertragbarkeit & Anwendung

Für welche Bereiche oder Aufgaben ist diese Best Practice geeignet?
[z. B. Onboarding, Dokumentation, interne Kommunikation]

Was sollte beachtet werden, wenn andere sie anwenden möchten?
[z. B. Voraussetzungen, typische Stolpersteine, hilfreiche Tipps]

4. Ressourcen

Gibt es Vorlagen, Checklisten oder Tools zur Best Practice?
[Links, Dateien, Screenshots oder kurze Beschreibungen]

5. Speicherort & Weitergabe

Wo ist diese Best Practice abgelegt?
[z. B. internes Wiki, Projektplattform, SharePoint]

Wem sollte sie bekannt gemacht werden?
[z. B. andere Teams, Projektleitungen, neue Mitarbeitende]

Optional: Bewertung (z. B. durch andere Teams)

Kriterium	Bewertung (1–5 Sterne)	Kommentar
Praxistauglichkeit	⭐⭐⭐⭐☆	[z. B. sehr leicht umsetzbar]
Nutzen für andere Bereiche	⭐⭐⭐⭐⭐	[z. B. gut übertragbar]
Verständlichkeit	⭐⭐⭐⭐☆	[z. B. klare Beschreibung]