Allgemeine Hinweise:
Ein After-Action-Review (AAR) ist eine strukturierte Methode, die darauf abzielt, nach Abschluss einer Aktivität, eines Projekts oder eines Ereignisses die gesammelten Erfahrungen zu analysieren und zu reflektieren. Ziel ist es, aus den gemachten Erfahrungen zu lernen, Erfolgsfaktoren zu identifizieren und Verbesserungspotentiale zu erkennen. Das AAR fördert kontinuierliches Lernen und hilft dabei, Wissen zu sichern und in zukünftige Aktivitäten einzubringen.
Bestimmungsgemäße Verwendung:
Ein AAR wird hauptsächlich dazu verwendet, nach einer abgeschlossenen Tätigkeit, einem Projekt oder Ereignis das Wissen der Beteiligten zu extrahieren. Dabei werden die folgenden Fragen beantwortet:
- Was haben wir gemacht?
- Was hat gut funktioniert?
- Was hätte besser gemacht werden können?
- Welche Schlussfolgerungen können wir für zukünftige Aktivitäten ziehen?
Die AAR sollte in einem offenen, ehrlichen und konstruktiven Umfeld stattfinden, in dem Fehler und Erfolge gleichermaßen besprochen werden können. Das Wissen, das während des AAR-Sitzung gesammelt wird, dient nicht nur der direkten Verbesserung zukünftiger Projekte, sondern auch der langfristigen Wissensbewahrung in der Organisation.
Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Das Konzept der After-Action-Review stammt ursprünglich aus dem militärischen Bereich, wo es nach jeder militärischen Übung oder Aktion durchgeführt wurde, um die Leistung zu bewerten, zu lernen und zukünftige Handlungen zu optimieren. In den letzten Jahrzehnten hat sich das AAR jedoch auch auf den zivilen Bereich ausgeweitet und wird heute in Unternehmen, Organisationen und Projektteams eingesetzt.
Das AAR unterscheidet sich von anderen Reflexionsmethoden wie der Retrospektive dadurch, dass es unmittelbar nach einem Ereignis durchgeführt wird, um frische und detaillierte Rückmeldungen zu erhalten. Diese Methode ist besonders effektiv, wenn schnelle Verbesserungen oder Anpassungen benötigt werden.
Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- Retrospektiven: Eine ähnliche Methode, die oft in agilen Projektmanagementmethoden verwendet wird, aber tendenziell in einem weiteren zeitlichen Kontext stattfindet.
- Lessons Learned: Dies ist eine andere Methode der Wissensbewahrung, bei der nach Abschluss eines Projekts die wichtigsten Erkenntnisse und Verbesserungen dokumentiert werden. Sie wird insbesondere zur Reflexion von Projekten eingesetzt.
- Manöverkritik: Eine speziellere Form der Reflexion, die oft im militärischen oder technischen Bereich verwendet wird, um nach einer Aktion detaillierte Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten.
Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Slack): Diese Tools unterstützen die Kommunikation und das Sammeln von Feedback während und nach der AAR-Sitzung.
- Wissensdatenbanken (z.B. Confluence, MS SharePoint): Hilfreich, um die während des AAR gewonnenen Erkenntnisse und Best Practices zu dokumentieren und sie in der Organisation zugänglich zu machen.
- Projektmanagement-Software (z.B. Jira, Trello): Unterstützt die Dokumentation und Analyse von Projektergebnissen und hilft dabei, die Ergebnisse des AAR zu verknüpfen.
- Umfragetools (z.B. SurveyMonkey, MS Forms): Können vor oder nach dem AAR verwendet werden, um anonymes Feedback von den Teilnehmern zu sammeln und zu analysieren.
Benötigte Personen:
- Moderation oder Facilitatoren: Eine Person oder Gruppe, die den AAR-Prozess führt, Fragen stellt und sicherstellt, dass alle relevanten Themen behandelt werden.
- Teilnehmende: Die Personen, die an dem Projekt, der Aktivität oder dem Ereignis beteiligt waren und wertvolle Erfahrungen und Einsichten beisteuern können.
- Dokumentationsteam: Eine Person oder ein Team, das die Ergebnisse des AAR dokumentiert, damit diese für zukünftige Aktivitäten und Projekte verfügbar sind.
Dauer:
Die Dauer eines After-Action-Reviews hängt von der Komplexität des Projekts und der Anzahl der Beteiligten ab, beträgt aber in der Regel zwischen 1 und 2 Stunden. Bei größeren oder besonders komplexen Ereignissen kann die Sitzung auch mehrere Stunden dauern.
Benötigtes Material:
- Dokumentationsmaterial: Whiteboards, Flipcharts oder digitale Tools zur Erfassung der wichtigsten Punkte, Feedbacks und Ergebnisse.
- Technische Ausstattung: Für virtuelle AARs werden ein Computer, eine stabile Internetverbindung sowie eine Plattform für Videokonferenzen (z.B. Zoom, Microsoft Teams) benötigt.
- Umfragetools: Falls vorab Feedback eingeholt werden soll, können Umfragetools hilfreich sein, um anonymes Feedback zu sammeln.
- Projektdokumente: Alle relevanten Dokumente des Projekts oder der Aktivität, wie Projektpläne, Statusberichte, Protokolle und Ergebnisse.
Gerätebeschreibung / Bauplan:
Die Methode besteht aus vier aufeinander aufbauenden Reflexionsfragen:
- Was war geplant?
- Was ist tatsächlich passiert?
- Warum sind Abweichungen entstanden?
- Was lernen wir daraus für das nächste Mal?
Diese Fragen können visuell aufbereitet oder moderativ in einer offenen Gesprächsrunde bearbeitet werden.
Inbetriebnahme:
- Zielsetzung: Definieren Sie zu Beginn der Sitzung das Ziel des AAR. Was soll erreicht werden? Welche Fragen sollen beantwortet werden?
- Einladen der Teilnehmenden: Alle relevanten Teammitglieder und Stakeholder, die am Projekt oder der Aktivität beteiligt waren, sollten eingeladen werden, um ihre Perspektiven zu teilen.
- Vorbereitung: Die Moderation bereitet eine strukturierte Agenda vor, die die wichtigsten Themen abdeckt, und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen und Materialien bereitstehen.
- Feedback sammeln: Vor dem AAR kann es hilfreich sein, Feedback von den Teilnehmenden zu sammeln, entweder in Form von Umfragen oder durch eine kurze Vorbereitung.
Bedienung:
- Begrüßung und Einführung: Die Moderation stellt die Ziele des AAR und den Ablauf vor. Es wird ein offenes, respektvolles Umfeld geschaffen, in dem jeder seine Gedanken und Ideen frei äußern kann.
- Reflexion: Die Teilnehmenden reflektieren die abgeschlossene Aktivität oder das Projekt anhand der folgenden Kernfragen:
- Was haben wir gut gemacht?
- Was ist schiefgelaufen oder könnte verbessert werden?
- Welche Faktoren haben zum Erfolg oder Misserfolg beigetragen?
- Welche Lehren ziehen wir aus dieser Erfahrung?
- Kategorisierung und Analyse: Die gesammelten Punkte werden kategorisiert und diskutiert. Dabei werden sowohl positive als auch negative Aspekte beleuchtet, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
- Dokumentation der Ergebnisse: Alle wichtigen Erkenntnisse und Maßnahmen werden aufgeschrieben und dokumentiert, damit sie in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden können.
- Zusammenfassung und Aktionsplan: Am Ende des AAR wird ein Aktionsplan erstellt, der konkrete Verbesserungsmaßnahmen für zukünftige Aktivitäten definiert.
Wartung & Pflege:
- Dokumentation: Alle Erkenntnisse aus der AAR sollten gründlich dokumentiert und in einem Wissensmanagement-System oder einer Datenbank gespeichert werden, um die Ergebnisse später für andere Projekte zugänglich zu machen.
- Follow-up: Überprüfen Sie, ob die identifizierten Verbesserungsmaßnahmen in zukünftige Projekte integriert und ihre Wirksamkeit überprüft werden. Ein Follow-up kann helfen, die kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen.
- Regelmäßige Durchführung: AARs sollten regelmäßig nach abgeschlossenen Projekten oder wichtigen Ereignissen durchgeführt werden, um den Lernprozess zu fördern und das Wissen kontinuierlich zu erweitern.
Expertentipps:
- Zeitnahe Durchführung: Führen Sie die AAR zeitnah nach Abschluss eines Projektes, einer Aufgabe oder Ereignisses durch (idealerweise innerhalb von 2 Wochen)
- Offene Kultur fördern: Schaffen Sie ein Umfeld, in dem Fehler als Lernmöglichkeiten betrachtet werden und nicht als Versagen. Eine solche Kultur fördert das Vertrauen und das Engagement der Teilnehmer.
- Konzentration auf Lösungen: Anstatt sich zu sehr auf das, was schiefgelaufen ist, zu fokussieren, sollte auch der positive Aspekt hervorgehoben werden. Das Finden von Lösungen und Verbesserungen ist entscheidend.
- Lernen aus Fehlern: Fehler sollten nicht bestraft, sondern als Lernchance betrachtet werden, um Prozesse zu optimieren und das Wissen der Organisation zu erweitern.
- Visualisierung der Ergebnisse: Verwenden Sie digitale Whiteboards oder Flipcharts, um die Diskussion visuell zu unterstützen und wichtige Punkte festzuhalten.
- Kürzere Intervalle zwischen den Reviews: Um den Lernprozess zu beschleunigen und zeitnahes Feedback zu erhalten, können After-Action-Reviews auch nach kleineren Aktivitäten oder Ereignissen durchgeführt werden.
Formular: After Action Review
Zur strukturierten Reflexion nach einem Projekt, einer Maßnahme, einem Einsatz oder einer besonderen Situation.
1. Allgemeine Informationen
- Titel des AARs:
_________________________________________ - Datum:
____ / ____ / ______ - Team / Projekt / Bereich:
_________________________________________ - Beteiligte Personen:
_________________________________________ - Moderator:in (falls vorhanden):
_________________________________________
2. Was war geplant?
Welche Ziele, Maßnahmen oder Vorgehensweisen wurden im Vorfeld definiert?
- Ziel(e):
____________________________________________________________________________________________________________________ - Geplanter Ablauf / Strategie:
____________________________________________________________________________________________________________________
3. Was ist tatsächlich passiert?
Beschreibe den tatsächlichen Verlauf. Was lief wie erwartet, was nicht?
- Beobachtungen / Fakten:
____________________________________________________________________________________________________________________ - Unerwartete Ereignisse / Abweichungen:
____________________________________________________________________________________________________________________
4. Warum ist das so passiert?
Analysiere Ursachen, Rahmenbedingungen, Einflussfaktoren.
- Gründe für Abweichungen oder Erfolge:
____________________________________________________________________________________________________________________ - Interne / externe Einflüsse:
____________________________________________________________________________________________________________________
5. Was lernen wir daraus?
Welche Erkenntnisse sind wichtig für künftige Vorhaben?
- Positive Aspekte, die beibehalten werden sollen:
____________________________________________________________________________________________________________________ - Verbesserungsmöglichkeiten:
____________________________________________________________________________________________________________________ - Empfehlungen für zukünftige Maßnahmen:
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6. Verantwortlichkeiten & Follow-up
| Maßnahme / To-Do | Verantwortlich | Frist / Termin |
|---|---|---|
7. Weitere Anmerkungen / Kommentare
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