📌 Allgemeine Hinweise:

Ein Expert Debriefing ist eine Methode zur systematischen Sicherung von implizitem und explizitem Wissen von Schlüsselmitarbeitenden, die aus einem Projekt oder der Organisation ausscheiden. Es dient dazu, das Erfahrungswissen für das Unternehmen zu bewahren und nutzbar zu machen.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

Wissenstransfer: Wissenssicherung bei ausscheidenden oder wechselnden Mitarbeitern und Transfer an die nachfolgende Person.
Best Practices und Empfehlungen dokumentieren: Das gesammelte Wissen soll in Form von Best Practices und Handlungsanweisungen dokumentiert und für die Organisation zugänglich gemacht werden.
Erfahrungen weitergeben: Diese Methode unterstützt die Weitergabe von tiefgehenden Fachkenntnissen und praktischen Erfahrungen an andere Teammitglieder oder Organisationseinheiten.
Vermeidung von Wissensverlust: Expert Debriefing sollen dazu beitragen, Wissen in der Organisation zu halten und langfristig verfügbar zu machen.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Expert Debriefing ist eine Technik, die häufig bei Ausscheiden oder Arbeitsplatzwechsel von Mitarbeitenden eingesetzt wird. Der Ansatz stammt ursprünglich aus dem militärischen Bereich als „Manöverkritik“ und wurde in den Unternehmenskontext übertragen, um Wissenstransfer nach Projekten oder Tätigkeiten zu sichern. Es wird z. B. in der Industrie, Verwaltung und Forschung erfolgreich eingesetzt. Die Methode basiert auf den Prinzipien der Reflexion und des Wissensaustauschs. Sie ist besonders wertvoll in komplexen Aufgabengebieten, in denen umfangreiche Expertise erforderlich war.Kern ist das gezielte Herausarbeiten von „Bauchgefühl“-Erfahrungswissen.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

Wissensstafette: Methode zur systematischen Weitergabe von personengebundenem Erfahrungswissen auf nachfolgende Personen bei Stellenwechsel. Wird häufig synonym verwendet zu Expert Debriefings.
After-Action-Review (AAR): Eine Methode, die nach Abschluss eines Projekts genutzt wird, um zu reflektieren, was gut und was weniger gut lief. Sie ist oft weniger formal und breiter angelegt als das Expert Debriefing.
Lessons Learned: Eine strukturierte Sammlung von Erfahrungen, die während und nach einem Projekt gesammelt werden, aber ohne eine formale Expertenrunde.
Retrospektiven: Häufig verwendet in agilen Projektmanagementmethoden, um regelmäßig mit dem Team über Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu reflektieren.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

Wissenslandkarten: Zur Visualisierung des vorhandene Know-hows
Storytelling: Um Erfahrungen verständlicher zu vermitteln.
Protokollierungstools (z.B. OneNote, Google Docs): Zum Festhalten von Gedanken und Ideen während des Debriefings.
Mindmappingtools (z.b. Mastermind, Freeplane): Werden häufig zur Erstellung von Wissenslandkarten genutzt.
Digitale Whiteboards (z.B. Miro, MURAL): Zum Visualisieren von Prozessen, Herausforderungen und Lösungen während der Debriefing-Sitzung.
Wissensdatenbanken (z.B. Confluence, SharePoint): Zum späteren Dokumentieren und Archivieren der besprochenen Best Practices und gewonnenen Erkenntnisse.

👥 Benötigte Personen:

Experte / Wissensgebender (ausscheidende Person): Fachperson, die tiefgehende Kenntnisse und Erfahrungen hat und diese weitergibt.
Expert Debriefing Moderator: Eine Person, die den Debriefing-Prozess strukturiert, die Diskussion leitet und sicherstellt, dass alle relevanten Themen behandelt werden.
(Optional) Wissensnehmende (ein oder mehrere nachfolgende Personen): Personen, an die das Wissen des Wissensgeber übertragen werden soll.
Vorgesetzter: Zur Abstimmung der Debriefing Schwerpunkte und Inhalte
Personalabteilung: Zur allgemeinen Abstimmung des Offboarding-Prozesses.

⏱️ Dauer:

Die Dauer variiert je nach Umfang und Wichtigkeit der zu sichernden Erfahrungen und der verbleibenden Zeit bis zum Ausscheiden. Typischerweise dauert der Wissenstransfer-Prozess mehrere Wochen bis Monate. Idealerweise wird ein Zeitraum von mindestens 3 Monaten benötigt.

🗂️ Benötigtes Material:

Fragebögen / Interviewleitfaden: Zur strukturierten Durchführung des Debriefings.
Mindmapping-Software: Zur Erstellung der Wissenslandkarte.
Aufnahmegeräte für Interviews: Zur Begleitung und Nachbereitung der Debriefing-Sitzungen.
Dokumentationstools: z. B. Laptop, zur Erfassung des widergegebenen Wissens.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

Ein Expert Debriefing besteht aus den folgenden Phasen:

Vorbereitung:
- Rollen & Themen klären
- Interviewleitfaden anpassen
- Erwartungen abstimmen
Durchführung:
- Halboffenes Interview in 2–3 Terminen
- Fokus auf Routinen, Kontakte, Tricks, „Stolpersteine“
- Mögliche Themen:
  - „Worauf sollte deine Nachfolge besonders achten?“
  - „Was weiß sonst niemand – aber du?“
  - „Was lief schief – und was würdest du nie wieder so machen?“
Nachbereitung:
- Dokumentation strukturieren
- Ergebnisse bereitstellen (Wiki, PDF, Präsentation)
- Optionales Transfergespräch mit Nachfolger:in

🚀 Inbetriebnahme:

Vorbereitung: Klärung der Ziele und Rahmenbedingungen des Debriefings
Identifikation der zu sichernden Wissensgebiete: Lege fest, welche Wissensgebiete und Erfahrungen gesichert und dokumentiert werden sollen.
Auswahl geeigneter Transfermethoden: Wähle aus, mit welchen Transfermethoden einzelne Wissensbereiche gesichert und dokumentiert werden sollen.
Vorbereitung der Interviews und Dokumentationstools: Bereite sich auf die Personen und Debriefing Interviews vor.

⚙️ Bedienung:

Einleitung mit Vertrauen aufbauen: Gespräch beginnen mit persönlichem Einstieg & Zielklärung
Leitfaden nutzen: Bespreche die einzelnen Themenfelder (Aufgaben, Stolperfallen, Netzwerke, Tools, Routinen…). Nutze einen Interviewleitfaden – bleibe aber flexibel.
Tiefer nachfragen: Stelle Verständnisfragen, bohre nach, und fordere Beispiele ein.
Visualisierung: Erstelle eine Wissenslandkarte, um die Zusammenhänge zu visualisieren. Lasse auch Prozesse und Abläufe skizzieren.
Zusammenfassung: Fasse die Ergebnisse zusammen und sichere diese.
Abschlussgespräch: Führe ein Abschlussgespräch mit Rückblick auf den Debriefing-Prozess. Stelle die Frage: „Was ist das Wichtigste, das Ihre Nachfolge unbedingt wissen sollte?“

🔄️ Wartung & Pflege:

Dokumentation pflegen: Alle Ergebnisse und Best Practices sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Achte darauf, dass die Dokumentation in einer zentralen Wissensdatenbank gespeichert wird.
Interviewleitfaden aktualisieren: Überprüfe regelmäßig, ob der Interviewleitfaden noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Passe ggfs. die Fragen an die jeweilige Rolle und Position des Wissensgebenden an.
Erkenntnisse weiterverbreiten: Teile die während des Debriefings gewonnenen Erkenntnisse mit anderen Teams oder Abteilungen, um das Wissen unternehmensweit zugänglich zu machen.

🌟 Expertentipps:

Offene, vertrauensvolle Atmosphäre schaffen: Stelle sicher, dass alle Teilnehmenden sich sicher fühlen und offen ihre Meinungen und Erfahrungen offen teilen können.
Frühe Einbeziehung der nachfolgenden Person: Wenn möglich, integriere nachfolgende Personen so früh wie möglich in den Transfer-Prozess.
Wissensgebiete priorisieren: Konzentriere auf die wichtigsten Wissensgebiete und priorisiere diese.
Wissen visualisieren: Nutze visuelle Tools (z.B. Mindmaps oder digitale Boards), um die Informationen zu strukturieren und Ergebnisse klar und übersichtlich festzuhalten.

📝 Beispiel: Interviewleitfaden – Expert Debriefing

Hinweis für die Durchführung:
Das Interview sollte in wertschätzender, vertraulicher Atmosphäre stattfinden. Der Leitfaden dient der Orientierung – es ist nicht erforderlich, alle Fragen nacheinander abzuarbeiten. Offene Gespräche und spontane Ergänzungen sind ausdrücklich erwünscht.

I. Allgemeine Informationen

Thema	Inhalt
Name der Expert:in	…
Funktion/Rolle	…
Dauer der Tätigkeit	…
Bereich / Abteilung	…
Datum des Gesprächs	…
Interviewer:in	…

II. Einstieg & Kontext

Ziel: Beziehung aufbauen, Ausgangspunkt verstehen

Wie würden Sie Ihre aktuelle Tätigkeit in wenigen Sätzen beschreiben?
Was waren Ihre wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten?
Was hat Ihnen an Ihrer Arbeit besonders Freude gemacht?
Wofür wurden Sie im Team häufig um Rat gefragt?

III. Fachwissen & Routinen

Ziel: Implizites Fachwissen, Arbeitsabläufe, Tricks & Kniffe sichtbar machen

Welche Aufgaben waren besonders komplex oder kritisch?
Gibt es spezielle Vorgehensweisen oder Abläufe, die Sie selbst entwickelt oder optimiert haben?
Welche „Tricks“ oder Abkürzungen nutzen Sie im Alltag, die nicht dokumentiert sind?
Gibt es typische Fehlerquellen oder Stolperfallen, auf die man achten sollte?
Welche Tools oder Systeme nutzen Sie – und was sollte man darüber wissen?
Welche Abläufe funktionieren nur, weil Sie wissen, wie es geht?

IV. Prozesse & Zusammenarbeit

Ziel: Prozesswissen, implizite Zuständigkeiten, Teamdynamik erfassen

Mit welchen Kolleg:innen oder Teams arbeiten Sie regelmäßig zusammen?
Gibt es informelle Absprachen oder Netzwerke, die für Ihre Arbeit wichtig sind?
Welche Prozesse sind von Ihrer Erfahrung abhängig – auch wenn sie nicht offiziell bei Ihnen liegen?
Wie läuft die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen, Dienstleistern oder Kund:innen?

V. Kontakte & Netzwerke

Ziel: Wissensnetzwerke und informelle Kontakte sichern

Wer sind Ihre wichtigsten Ansprechpartner:innen intern und extern?
Welche Kontakte beruhen auf persönlichem Vertrauen oder Erfahrung?
Gibt es Schlüsselpersonen, die Ihre Nachfolge unbedingt kennen sollte?
Welche Netzwerke, Arbeitsgruppen oder Gremien sind relevant für Ihre Rolle?

VI. Wissenstransfer & Nachfolge

Ziel: Übergabe erleichtern, Tipps geben, Wissensweitergabe planen

Was sind die wichtigsten Dinge, die Ihre Nachfolger:in wissen muss?
Welche Aufgaben sollte man möglichst nicht direkt übernehmen, sondern vorher üben oder sich erklären lassen?
Was würden Sie Ihrer Nachfolge als „Überlebensregel“ mit auf den Weg geben?
Haben Sie Ideen, wie das Wissen aus diesem Gespräch gut dokumentiert oder weitergegeben werden kann?

VII. Reflexion & Lessons Learned

Ziel: Erfahrungen, Rückblick, Lerneffekte festhalten

Was waren Ihre wichtigsten „Lernmomente“ in dieser Funktion?
Was würden Sie heute anders machen – wenn Sie noch einmal anfangen könnten?
Was hat besonders gut funktioniert?
Welche Projekte oder Entscheidungen sind Ihnen besonders in Erinnerung geblieben – und warum?

VIII. Abschluss

Gibt es noch Themen, die wir nicht angesprochen haben, die aber wichtig wären?
Möchten Sie etwas festhalten, das Ihrer Meinung nach in keiner Doku steht, aber unbedingt gesagt werden muss?
Wären Sie bereit, für Rückfragen durch Ihre Nachfolge ggf. kontaktiert zu werden?

Optional: Themen-Checkliste zur Vertiefung

Diese Themen können je nach Relevanz zusätzlich angesprochen werden:

💻 IT-Systeme & Schnittstellen
📈 Kennzahlen & Erfolgskriterien
📅 Jahresrhythmen (z. B. Veranstaltungen, Abgabefristen)
🧾 Verträge, Genehmigungen, rechtliche Besonderheiten
📚 Wissensquellen (z. B. Fachliteratur, Webseiten, Archive)
⚠️ Risiken & besondere Vorkommnisse

Dokumentationsempfehlung

Nach dem Interview:

Inhalte strukturieren (z. B. nach Aufgabenfeldern oder Kategorien)
In verständlicher Form dokumentieren:
z. B. Wissensartikel, Übergabedokument, Wiki-Eintrag
Zentrale Aussagen markieren: „Wichtig für Nachfolge“, „Knackpunkte“, „Netzwerke“
Visualisieren, z.B. in Form einer Wissenslandkarte
Freigabe durch die Expert:in einholen

📄 Exkurs: Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Expert Debriefings und Wissensstafette

Die Methoden des Expert Debriefings und der Wissensstafette sind eng miteinander verwandt und werden daher häufig synonym verwendet. Beide Methoden haben viele Gemeinsamkeiten. In einigen Punkten unterscheiden sie sich aber auch. Hier ist der Vergleich:

Gemeinsamkeiten:

Zielsetzung: Beide Methoden dienen der Wissenssicherung und des Wissenstransfers. Sie zielen darauf ab, Wissen und Erfahrungen zu sammeln und zu teilen, um die Lern- und Innovationsfähigkeit einer Organisation zu fördern.
Interaktive Formate: Sowohl das Expert Debriefing als auch die Wissensstafette fördern den Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern.
Dokumentation von Erkenntnissen: Beide Methoden beinhalten die Erfassung und Dokumentation von Ergebnissen, um sicherzustellen, dass das gewonnene Wissen für zukünftige Projekte oder Entscheidungen genutzt werden kann. Dabei verwenden beide Methoden strukturierte Interviews und die Erstellung von Wissenslandkarten als zentrale Elemente.
Fokus auf Lernen: Beide Ansätze betonen die Bedeutung des Lernens aus Erfahrungen, sei es aus spezifischen Projekten (Expert Debriefing) oder durch den Austausch von Ideen in Gruppen (Wissensstafette).

Unterschiede:

Ursprung: Expert Debriefing wurden in den 1990er Jahren als allgemeine Methode entwickelt, während die Wissensstafette speziell von VW Coaching entwickelt wurde und auf den Grundlage der Expert Debriefings basiert.
Flexibilität: Expert Debriefing kann auch ohne einen konkreten Nachfolger durchgeführt werden, während die Wissensstafette in der Regel die Anwesenheit des Nachfolgers voraussetzt
Metapher: Die Wissensstafette verwendet explizit die Metapher des Staffelholzes, das weitergegeben wird, was beim Expert Debriefing nicht der Fall ist
Anpassungsfähigkeit: Expert Debriefing wird oft als flexibler und anpassungsfähiger an verschiedene Situationen beschrieben, während die Wissensstafette eher als standardisierter Prozess gilt

Aspekt	Expert Debriefing	Wissensstafette
Zielgruppe	In der Regel an Experten oder Führungskräfte gerichtet, die spezifische Erfahrungen oder Kenntnisse besitzen.	In der Regel an neue Mitarbeiter, Teams oder Nachfolger gerichtet, die grundlegendes Wissen für ihre Aufgaben benötigen.
Kontext und Zeitpunkt	Wird häufig nach einem Projekt oder einer Aktivität durchgeführt, um Erfahrungen und Lernprozesse zu reflektieren und zu analysieren.	Findet oft kontinuierlich statt, beispielsweise zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder beim Übergang von Wissen zwischen verschiedenen Personen oder Teams.
Prozess	Fokussiert auf Reflexion und die Analyse vergangener Aktivitäten oder Ereignisse, um aus Fehlern oder Erfolgen zu lernen.	Fokussiert auf die aktive Weitergabe von Wissen in strukturierten Sessions, bei denen Wissen von einem Wissensgeber an einen Wissensnehmer übergeht.
Art des Wissens	Meist reflektiertes Wissen aus spezifischen Erfahrungen (z.B. nach einem Projekt), das durch die Reflexion aufbereitet wird.	Oft systematisiertes und praktisches Wissen, das konkret für die Arbeit oder die Rolle des Wissensnehmers von Bedeutung ist.
Form der Durchführung	Kann als formelle Sitzung oder als informelles Gespräch durchgeführt werden, oft mit Dokumentation und Nachbereitung.	Ist häufig in interaktive Übergabeveranstaltungen eingebunden, die regelmäßiger und teilweise weniger formal sind.
Fokus auf Fehler und Verbesserungen	Starker Fokus auf die Analyse von Fehlern und Verbesserungspotenzialen, um zukünftige Vorgehensweisen zu optimieren.	Weniger Fokus auf Fehleranalyse, sondern stärker auf dem praktischen Wissen, das unmittelbar angewendet werden kann.
Wissensgeber und -nehmer	Der Wissensgeber ist meist ein Experte, der über umfassende Erfahrungen verfügt, der Wissensnehmer könnte eine größere Gruppe oder mehrere Nachfolger sein.	Der Wissensgeber könnte ebenfalls ein Experte sein, aber auch weniger erfahrene Personen können als Wissensgeber auftreten, um ihr Wissen weiterzugeben. Der Wissensnehmer ist oft eine spezifische Person oder Gruppe, die direkt in den Wissenskontext eingebunden ist.