Werkzeugbox Wissensmanagement

Kaffee Roulette

📌 Allgemeine Hinweise:

Das Kaffee Roulette, Lunch Roulette oder auch Lunch Lottery ist ein informelles und lockeres Werkzeug zur Förderung des Wissensaustauschs in einer Organisation. Es handelt sich um eine Methode, bei der Mitarbeitende zufällig miteinander „verpaart“ werden, um in einem kurzen Gespräch ihr Wissen zu teilen. Ziel ist es, den Austausch von Ideen, Erfahrungen und Expertenwissen zwischen verschiedenen Personen zu fördern, die sonst möglicherweise nicht miteinander in Kontakt kommen.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

Das Kaffee-Roulette wird eingesetzt, um den Wissensaustausch in Unternehmen oder Organisationen zu fördern, indem zufällig festgelegte Paarungen von Mitarbeitenden zu einem kurzen, aber fokussierten Gespräch über spezifische Themen oder Herausforderungen führen. Es ist ideal für den informellen Austausch während der Mittagspause oder bei Kaffeepausen.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Das Kaffee-Roulette basiert auf dem Prinzip des „Speed Networking“ und wurde speziell auf den Wissensaustausch und die Vernetzung innerhalb von Organisationen zugeschnitten. Bei dieser Methode werden Mitarbeitende zufällig miteinander verbunden, sodass sie während eines informellen Treffens, z. B. einer Kaffeepause, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu bestimmten Themen teilen können. Dies kann sowohl face-to-face als auch virtuell durchgeführt werden und fördert nicht nur den Wissensaustausch, sondern auch das Teambuilding.

Kaffee-Roulette wurde entwickelt, um der Isolation und dem Silodenken entgegenzuwirken, die oft in modernen Arbeitsumgebungen auftreten. Es fördert psychologische Sicherheit und verbessert die Teameffektivität.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Speed Networking: Eine strukturierte Methode, bei der sich Teilnehmende in kurzen, zeitlich begrenzten Gesprächsrunden kennenlernen und Ideen austauschen.
  • Wissens-Sharing-Plattformen: Digitale Plattformen wie Confluence, SharePoint oder Slack, die explizit für den Austausch von Wissen in schriftlicher Form genutzt werden.
  • Lunch Bingo: Eine Methode, bei der die Mitarbeitenden während eines informellen Mittagessens Wissensaustausch betreiben, ähnlich wie ein Spiel, bei dem sie Personen finden müssen, die bestimmte Wissensfelder abdecken.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Virtuelle Meeting-Tools: Tools wie Zoom oder Microsoft Teams, um das Kaffee-Roulette auch virtuell durchzuführen, besonders in dezentralen Teams.
  • Terminplanungstools: Zur Planung der Treffen
  • Mentoring-Programme: Unterstützen den Wissensaustausch auf einer tieferen Ebene, indem sie den Austausch zwischen weniger und mehr erfahrenen Mitarbeitenden fördern.

👥 Benötigte Personen:

  • Moderatoren / Facilitatoren: Personen (z.B. aus der HR-Abteilung), die das Kaffee-Roulette organisieren, die Paarungen vornehmen und den Ablauf koordinieren.
  • Teilnehmende: Alle Mitarbeitenden, die bereit sind, sich auf den informellen Wissensaustausch einzulassen und aktiv an den Gesprächen teilzunehmen.

⏱️ Dauer:

  • Vorbereitung: 10-15 Minuten, um die Paarungen zu erstellen und eventuell Themen oder Gesprächsansätze festzulegen.
  • Durchführung: 30-60 Minuten für das Kaffee-Roulette, abhängig von der Anzahl der Teilnehmenden und den verfügbaren Pausen.

🗂️ Benötigtes Material:

  • Getränke und Snacks: Für das informelle Treffen.
  • Liste der Teilnehmenden: Eine Übersicht, um die Paarungen zufällig zu organisieren.
  • Virtuelles Tool (optional): Wenn das Kaffee-Roulette online stattfindet, sind Tools wie Zoom oder Microsoft Teams notwendig.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

Struktur des Kaffee-Roulettes:

  1. Teilnehmerpool definieren
  2. Zufallspaarungen erzeugen (manuell oder digital)
  3. Terminvereinbarung (zentral oder dezentral durch die Teilnehmer)
  4. Durchführung der Gespräche
  5. (Optional) Feedback erfassen und Folgeaktionen ableiten

🚀 Inbetriebnahme:

  1. Teilnehmende einladen: Alle Mitarbeitenden werden eingeladen am Kaffee-Roulette teilzunehmen.
  2. Paarungen zufällig zuordnen: Die Teilnehmenden werden zufällig in Paare aufgeteilt (dies kann manuell oder durch ein Tool wie ein Zufallsgenerator geschehen).
  3. Gesprächsthemen vorgeben (optional): Gegebenenfalls können Themen oder Fragen für den Wissensaustausch festgelegt werden, um das Gespräch zu leiten.

⚙️ Bedienung:

  1. Einführung: Die Moderation / Facilitator erklärt den Teilnehmern die Regeln und das Ziel des Kaffee-Roulettes.
  2. Bekanntgabe der Paarungen: Die Paare und der Zeitraums für das Treffen werden bekanntgeben.
  3. Terminvereinbarung: Die Paare vereinbaren einen Termin (virtuell oder in Präsenz)
  4. Durchführung: Die Paare treffen sich zum Lunch oder auf einen Kaffee

🔄️ Wartung & Pflege:

  • Feedback einholen: Nach der Durchführung sollte Feedback von den Teilnehmenden eingeholt werden, um die Effektivität des Kaffee-Roulettes zu evaluieren und mögliche Verbesserungen zu identifizieren.
  • Regelmäßige Durchführung: Um den Wissensaustausch kontinuierlich zu fördern, sollte das Kaffee-Roulette regelmäßig stattfinden.
  • Anpassung der Themen: Die Themen oder Gesprächsanlässe sollten je nach Bedarf angepasst werden, um relevante und interessante Diskussionen zu gewährleisten.

🌟 Expertentipps:

  • Themen anpassen: Stelle sicher, dass die Gesprächsthemen sowohl interessant als auch relevant für die Mitarbeitenden sind, damit der Wissensaustausch wirklich wertvoll ist.
  • Führungskräfte einbeziehen: Ermutige auch Führungskräfte zur Teilnahme, um hierarchieübergreifenden Austausch zu fördern.
  • Eisbrecher verwenden: Besonders bei neuen oder ungewohnten Paarungen können kurze Eisbrecher helfen, die Gespräche zu beginnen und die Atmosphäre zu lockern.
  • Ergebnisdokumentation: Dokumentiere die wichtigsten Erkenntnisse oder Themen, die aus den Gesprächen hervorgehen, um das gewonnene Wissen zu sichern und für die Organisation verfügbar zu machen.
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