Werkzeugbox Wissensmanagement

One Pager

📌 Allgemeine Hinweise

Ein One-Pager ist ein bewusst auf eine Seite begrenztes Wissensdokument. Es bündelt die wichtigsten Informationen zu einem Thema – so knapp, visuell und handlungsorientiert wie möglich. Ziel ist schnelles Verstehen (Scan in < 60 Sekunden) und sicheres Anwenden (klare Schritte, Verantwortliche, Links).

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung

  • Orientierung geben: Überblick über Prozesse, Projekte, Produkte, Rollen, Entscheidungen.
  • Transfer sichern: Kernerkenntnisse (Do’s/Don’ts, Lessons Learned) komprimiert weitergeben.
  • Enablement: Onboarding-Hilfen, Checklisten, „How-to“ für häufige Aufgaben.
  • Entscheidungsvorlagen: Problem, Optionen, Empfehlung, Auswirkungen auf einer Seite.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug

One-Pager stammen aus Produkt-/Projektkommunikation, wo One Pager als Pitch-Unterlagen dienten. Sie wurden fürs Wissensmanagement adaptiert, um Explizitwissen schnell zugänglich zu machen und implizites Wissen (Erfahrungen) in prägnante Regeln zu übersetzen. One-Pager wirken als Einstiegspunkt („Single Page of Truth“) und verlinken zur Tiefe (Wiki, DMS, SOPs).

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können

  • Wiki-Artikel / SOPs: (mehr Tiefe, weniger knapp)
  • Checklisten / Runbooks: mit den einzelnen Schritten eines Prozesses oder Ablaufs
  • FAQ-Seiten: Seiten, die die häufig gestelltesten Fragen beantworten.
  • Prozessdiagramme / Swimlanes: zur visuellen Darstellung von Prozessen und Abläufen.
  • Slide-Decks (Folien) oder Handbücher: ausführliche Anleitungen.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können

  • Wissensplattformen: z. B. Confluence, SharePoint, Notion (Versionierung, Suche) zur Ablage von One-Pager
  • Grafik/Layouts: z. B. PowerPoint, Canva, Figma zur Visualisierung des One-Pagers
  • Datenquellen: z. B. DMS, BI-Dashboards, Code-Repos für die Inhalte der Dokumente.
  • Feedback-Tools: zur kontinuierlichen Verbesserung des Inhalts

👥 Benötigte Personen

  • Fachexpertinnen und Wissensträgerinnen, die das Thema kennen
  • Redakteure oder Content-Verantwortliche für die Aufbereitung
  • Designer (optional) für die visuelle Gestaltung
  • Empfänger/Zielgruppe, die das Wissen nutzen soll

⏱️ Dauer

  • Erster Entwurf: 45–120 Minuten (abhängig von Datenlage)
  • Review/Iteration: 1–2 kurze Schleifen à 15–30 Minuten
  • Gesamt bis Veröffentlichung: typischerweise 1 – 3 Arbeitstage

🗂️ Benötigtes Material

  • Freigegebene Vorlage (Corporate Design), Icon-Set
  • Verlässliche Quellen (SOPs, Richtlinien, Messwerte)
  • Kontaktliste / Verantwortlichkeiten
  • Ablageort mit Versionierung und Freigabeprozess

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan (Struktur eines One-Pagers)

Empfohlenes Layout (A4 hochkant oder 16:9-Seite):

  1. Header: Titel, Zweck in 1 Satz, Gültig ab/Letzte Aktualisierung, Owner, Kontakt
  2. Kernnutzen: 2–3 Bullet-Points „Warum lesen?“
  3. Kontext: 2–3 Sätze (Scope, Zielgruppe, Abgrenzung)
  4. So geht’s / Prozess in 3–7 Schritten (nummeriert, maximal 2 Zeilen je Schritt)
  5. Do’s & Don’ts / Risiken (je 3–5 Punkte)
  6. Rollen & Verantwortlichkeiten (RACI-Kurzform)
  7. Kennzahlen/Definition of Done (2–4 Indikatoren)
  8. Links & Referenzen (max. 5, sprechende Namen, QR-Code optional)
  9. Fußzeile: Version, Tags, Vertraulichkeit

🚀 Inbetriebnahme

  1. Themenauswahl & Ziele: Bestimme den Fokus des One Pagers.
  2. Vorlage & Namensschema: Stelle eine Vorlage zur Verfügung und lege die Dokumentenbenennung fest (z. B. „OP_Thema_Vx_JJJJ-MM-TT“).
  3. Workflow erstellen: Lege einen Workflow für die Erstellung des One-Oager Fest (z. B. Erstellen → Peer-Review → Freigabe)
  4. Dokument erstellen: Erstelle den One-Pager.
  5. Überprüfung & Freigabe: Lasse das Dokument von einem Experten gegenlesen und von Vorgesetzen freigeben.
  6. Veröffentlichen: Veröffentliche den One Pager an einem zentralen Ort (z. B. Wiki / DMS) und verlinken Sie ihn (z. B. Teams, Intranet).

⚙️ Bedienung (Nutzung & Aktualisierung)

  1. Lesen: Nutzende erhalten den One Pager per E-Mail, Intranet oder als Ausdruck.
  2. Erfassen: Die Kernaussagen stehen prominent und klar gegliedert im Dokument.
  3. Weitergeben: One Pager kann bei Bedarf an Kollegen, Partner, Kunden weitergeleitet werden.
  4. Aktualisieren: Bei Wissensfortschritt oder Änderungen zügig anpassen und erneut verteilen

🔄️ Wartung & Pflege

  • Update: Regelmäßiges Überprüfen der Aktualität durch Verantwortlichen
  • Review-Zyklus: mindestens jährlich oder bei Ereignissen (Policy-Update, Tool-Wechsel).
  • Metriken beobachten: Seitenaufrufe, Suchbegriffe, Fehler-/Rückfragenquote.
  • Archivierung: Veraltete Versionen sollten mit Ablaufdatum gekennzeichnet und archiviert, aber nicht gelöscht werden.

🌟 Expertentipps

  • Weniger ist mehr: Fokus auf die wichtigsten Botschaften.
  • Visualisierung: Integriere visuelle Elemente, um komplexe Informationen zu verdeutlichen.
  • Vorlagen: Feste Vorlage nutzen für konsistente Darstellung.
  • Klare Sprache: Vermeide Fachjargon und verwende eine verständliche Sprache.
  • Metadaten & Tags: Metadaten und Tags erhöhen die Auffindbarkeit von gesuchten Dokumenten.
  • QR-Code & Permalink: für schnelle Auffindbarkeit und Nutzung in print und digital

📝 Beispiel: One-Pager: Wissenstransfer beim Offboarding

Titel: Wissen sichern beim Mitarbeiteraustritt
Zweck (1 Satz): Diese Seite zeigt in 6 Schritten, wie kritisches Wissen vor dem Austritt einer Schlüsselperson zuverlässig gesichert wird.
Gültig ab: 2025-08-20 · Version: 1.0 · Owner: KM-Team · Kontakt: km@firma.de

Kernnutzen

  • Risiken durch Wissensverlust minimieren
  • Verantwortung und Ablauf klar geregelt
  • In 10 Werktagen umsetzbar

Kontext & Ziele
Gilt für ungekündigte und gekündigte Austritte aller Stammmitarbeitenden in Projekten/Produktteams. Nicht abgedeckt: rechtliche Offboarding-Prozesse (HR-SOP).

So geht’s (6 Schritte)

  1. Fall melden (Tag 0): Teamlead informiert KM-Team, erstellt Ticket „Offboarding-Wissen“.
  2. Wissenslandkarte (Tag 1–2): Mit Mitarbeiter:in Kernbereiche, Systeme, Stakeholder, Artefakte erfassen.
  3. Priorisieren (Tag 2): Kritikalität bewerten (hoch/mittel/niedrig) → Transferplan festlegen.
  4. Transfer durchführen (Tag 3–7):
    • Explizit: Repos, Doks, Checklisten ordnen, Links im Wiki sammeln.
    • Implizit: 2×1 h Shadowing + 1 Storytelling-Session, Aufnahme & Notizen.
  5. Abnahme (Tag 8–9): Vertreter:in testet Aufgaben anhand Checkliste; Lücken schließen.
  6. Abschluss (Tag 10): DoD prüfen, Status „grün“, Lessons Learned im Team teilen.

Do’s & Don’ts

  • Do: Ein Verantwortlicher je Wissensbereich, klare Fristen, kurze Sessions.
  • Don’t: Nur Dateien kopieren (kein Kontext), private Speicher ignorieren.

Rollen (RACI Kurz)

  • A: Teamlead
  • R: Wissensträger:in & Vertreter:in
  • C: KM-Team, IT
  • I: HR, Projektsponsor

Definition of Done / Kennzahlen

  • Alle Artefakte im Wiki verlinkt; Vertreter:in führt 3 Kernaufgaben selbstständig aus.
  • Metriken: Zeit bis DoD, Nachfragen innerhalb 30 Tagen, Risiko-Score ↓.

Links & Referenzen

  • Vorlage Wissenslandkarte · Checkliste Transferplan · Shadowing-Guide · SOP Offboarding · Datenschutz-Hinweise
    (Permalink + QR-Code)

Metadaten
Tags: #Wissenstransfer #Offboarding #Onboarding #KM · Vertraulichkeit: Intern

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