📌 Allgemeine Hinweise:
Ein Playbook ist ein strukturiertes Handbuch, das bewährte Vorgehensweisen, Prozesse, Checklisten und Handlungsschritte für bestimmte wiederkehrende Aufgaben oder Situationen enthält. Es dient als praxisnaher Leitfaden und stellt sicher, dass Wissen einheitlich, nachvollziehbar und effizient genutzt wird.
🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:
Playbooks werden eingesetzt, um:
- Wissen und Erfahrungen aus Projekten nachhaltig zu sichern.
- Best Practices transparent zu machen und leicht zugänglich zu halten,
- Prozesse zu standardisieren und Fehler zu minimieren,
- Mitarbeitenden schnelle Orientierung zu bieten – insbesondere bei komplexen Abläufen, Einarbeitung oder Vertretung,
ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Das Konzept des Playbooks stammt ursprünglich aus dem Sport, wo Spielzüge und Taktiken strukturiert dokumentiert werden. Im Wissensmanagement bedeutet ein Playbook die Übertragung dieses Ansatzes auf unternehmerische Prozesse. Es sammelt und systematisiert Wissen aus der Praxis so, dass es wiederverwendet und aktuell gehalten werden kann. Besonders bei stark wachsenden Teams, hoher Personalfluktuation oder dezentralen Strukturen erweisen sich Playbooks als Schlüsselinstrument für Wissenstransfer und Qualitätssicherung.
🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- Standard Operating Procedures (SOPs): zur Darstellung von Standardprozessen.
- Checklisten: für die Einhaltung genauer Abläufe.
- Schulungsunterlagen: Detaillierte Dokumentationen, die spezifische Fähigkeiten vermitteln.
- One Pager: für besonders kompakte Zusammenfassungen
- FAQ: zur Beantwortung der häufigsten Fragen.
🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Wikis oder Wissensdatenbanken (z. B. Confluence, MS SharePoint): Für die kollaborative Erstellung und Sammlung von Inhalten.
- Dokumentenmanagement-Systeme: Zur Speicherung und Verwaltung von Playbooks.
- Kollaborationsplattformen (z. B. MS Teams, Slack): zur Verteilung und Kommunikation
- Versionskontrollsysteme: für Updates und Transparenz
- Lernmanagementsysteme (LMS): für ergänzende Trainings
- Feedbacktools: für Nutzer, um Playbooks stetig weiterzuentwickeln
👥 Benötigte Personen:
- Fachexperten (für Inhaltserstellung)
- Wissensmanager oder Redakteure (für Struktur & Pflege)
- Anwender (für Feedback und praktische Nutzung)
⏱️ Dauer:
- Erstellung: Abhängig vom Thema (einige Stunden bis mehrere Wochen)
- Nutzung: Laufend, da Playbooks dynamisch gepflegt werden sollten
🗂️ Benötigtes Material:
- Dokumentationssoftware (z. B. Confluence, SharePoint, Notion, MS Word)
- Grafiken, Diagramme, Screenshots
- Vorlagen (z. B. für Prozessabläufe oder Checklisten)
🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:
Ein Playbook besteht in der Regel aus:
- Einleitung (Zweck und Anwendungsbereich)
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Checklisten / Do’s and Don’ts
- Best Practices / Lessons Learned
- Kontaktstellen / Verantwortlichkeiten
- Verweise auf weiterführende Ressourcen
🚀 Inbetriebnahme:
- Zielgruppenanalyse: Wer braucht das Playbook?
- Struktur festlegen: Themen, Kapitel, Abläufe
- Inhalte sammeln: Experteninterviews, Erfahrungsberichte, Prozessdokumentationen
- Design: Playbook gestalten, durch Redaktion gegenlesen lassen
- Pilotphase starten: Nutzer testen und Feedback geben
- Veröffentlichung: Finalisieren und unternehmensweit verfügbar machen
⚙️ Bedienung:
- Zutritt zum Playbook über die bereitgestellte Plattform
- Relevantes Thema/Prozess auswählen und Schritt-für-Schritt-Anweisung folgen
- Bei Bedarf offene Fragen an die zuständigen Ansprechpersonen stellen
- Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge an Redaktionsteam melden
🔄️ Wartung & Pflege:
- Aktualisierung: Regelmäßige Updates bei Prozessänderungen.
- Feedback: Rückmeldungen und Feedback der Nutzenden aufnehmen.
- Versionierungen erstellen: Alter Versionen archivieren, um Entwicklungen nachvollziehen zu können.
🌟 Expertentipps:
- Visualisierung: Bereite Inhalte visuell auf (Diagramme, Icons, Screenshots).
- Einfachheit: Halte das Playbook so einfach und klar wie möglich, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
- Sprache: Nutze kurze und prägnante Formulierungen.
- Suchbarkeit: Stelle das Playbook digital und durchsuchbar bereit.
- Praxisbezug: Integriere Beispiele und Tipps aus der Praxis – keine reine Theorie.
📝 Beispiel:
Playbook „Krisenkommunikation im Unternehmen“
- Einleitung: Ziel ist es, Mitarbeiter im Ernstfall sicher durch den Kommunikationsprozess zu leiten.
- Inhalte:
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur internen und externen Kommunikation
- Vorlagen für E-Mail-Statements
- Checkliste „Do’s and Don’ts in der Pressearbeit“
- Verantwortlichkeiten (z. B. Pressesprecher, HR, Management)
- Best Practices aus vergangenen Krisenfällen
- Nutzen: Mitarbeiter handeln schnell, koordiniert und einheitlich, um Imageschäden zu vermeiden.
📘 Playbook Vorlage
1. Titel des Playbooks
(z. B. „Onboarding neuer Mitarbeitender“)
2. Zweck und Zielsetzung
- Warum gibt es dieses Playbook?
- Was soll damit erreicht werden?
- Für wen ist es gedacht?
3. Anwendungsbereich
- Einsatzszenarien
- Grenzen und Ausnahmen
- Zielgruppen (z. B. neue Mitarbeitende, Führungskräfte, Projektteams)
4. Rollen & Verantwortlichkeiten
- Wer macht was?
- Ansprechpartner bei Fragen
- Eskalationswege
5. Schritt-für-Schritt-Anleitung
(Praxisnah, in klaren und nummerierten Schritten)
- Schritt 1: …
- Schritt 2: …
- Schritt 3: …
(Optional: Screenshots, Diagramme, Beispiele einfügen)
6. Checkliste
☐ Aufgabe 1 erledigt
☐ Aufgabe 2 erledigt
☐ Aufgabe 3 erledigt
7. Best Practices / Do’s and Don’ts
✅ Do: …
✅ Do: …
❌ Don’t: …
❌ Don’t: …
8. Beispiele / Lessons Learned
- Positives Beispiel: …
- Negatives Beispiel: …
- Was wir daraus gelernt haben: …
9. Ressourcen & Vorlagen
- Links zu Dokumenten, Videos oder Screencasts
- Standardvorlagen (z. B. E-Mail- oder Präsentationsvorlage)
- Verweise auf andere Playbooks oder Wissensquellen
10. Glossar (optional)
- Fachbegriffe und Abkürzungen kurz erklärt
11. Versionskontrolle
- Version: …
- Erstellt von: …
- Letztes Update: …
- Verantwortlich für Pflege: …