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📌 Allgemeine Hinweise

Lean Coffee ist eine strukturierte, aber informelle Methode zur Diskussion und zum Austausch von Wissen in Gruppen. Es fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht es den Teilnehmern, Themen zu besprechen, die für sie von Interesse sind, ohne eine vorab festgelegte Agenda.

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🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung

Das Lean Coffee wird verwendet, um:

• Flexibel auf aktuelle Themen und Bedürfnisse einzugehen
• Offene Diskussionen zu fördern.
• Wissen und Erfahrungen in einer Gruppe zu teilen.
• Die Beteiligung aller Teilnehmenden zu gewährleisten.

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ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug

Lean Coffee wurde ursprünglich in der Softwareentwicklung eingeführt und stammt aus der Lean- und Agile-Community. Es wurde entwickelt, um effektive Meetings ohne vorgegebene Agenda durchzuführen. Das Lean Coffee folgt den Prinzipien des Lean-Managements: Selbstorganisation, Transparenz und Zeitdisziplin. Die Methode ermöglicht es, die Zeit der Teilnehmenden optimal zu nutzen und relevante Themen in den Vordergrund zu stellen.
Im Wissensmanagement wird es genutzt, um Wissensbedarfe, Erfahrungen und Best Practices zu sammeln und kollektives Lernen zu fördern.

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🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können

• World Café: Eine Methode, die ebenfalls den Austausch von Ideen in Gruppen fördert, jedoch mit rotierenden Teilnehmenden und auch in größeren Gruppen möglich.
• Open Space: ein ähnliches Format, aber sehr offene Themenwahl und Sessions und zeitlich deutlich umfangreicher.
• Fishbowl-Diskussion: Eine Technik, bei der eine kleine Gruppe diskutiert, während andere zuhören und später einsteigen können.

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🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können

• Digitale Whiteboards (z. B. Miro, MURAL): Für die visuelle Darstellung von Ideen und Themen.
• Umfragetools (z.b. Kahoot, MS Forms): Zur Erfassung von Themenvorschlägen vor der Sitzung.
• Videokonferenz-Tools (z. B. MS Teams, Zoom): Für virtuelle Lean Coffee-Sitzungen.

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👥 Benötigte Personen

• Teilnehmende: 4–12 Personen sind ideal
• Moderation: optional, besonders für Einsteigergruppen hilfreich

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⏱️ Dauer

• Kurzformat: 30 Minuten
• Standard: 60–90 Minuten
• Bei größeren Gruppen auch länger möglich, sollte aber in Blöcken durchgeführt werden

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🗂️ Benötigtes Material

• Karten / Sticky Notes (digital oder analog)
• Stifte
• Whiteboard, Flipchart oder Online-Kollaborationstool
• Timer
• Lean Coffee Board mit Feldern „Zu diskutieren“, „In Diskussion“, „Diskutiert“.

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🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan

Das Format ist in drei Phasen aufgebaut:

1. Themen sammeln: Jeder schreibt Themenideen auf Karten.
2. Themen priorisieren: Mit Punktabfragen oder Abstimmungen werden die wichtigsten Themen ausgewählt.
3. Themen diskutieren: Jedes Thema wird für eine festgelegte Zeit (z. B. 5–8 Minuten) diskutiert. Danach wird entschieden, ob die Diskussion verlängert oder abgeschlossen wird.

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🚀 Inbetriebnahme

1. Diskussionsthema festlegen: Ein Oberthema zum Lean Coffee wird bestimmt.
2. Einladung: Gruppe einladen und Setting erklären.
3. Ressourcen bereitstellen: Raum und Material zur Verfügung stellen (Karten, Stifte, Board).
4. Einführung: Kurz in den Ablauf einführen (Themen – Priorisierung – Diskussion).

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⚙️ Bedienung

1. Themenvorschläge sammeln: Jeder Teilnehmende bringt einen Themenvorschlag zum Oberbegriff der Diskussionsrunde ein.
2. Auswahl Themen: Die Gruppe entscheidet demokratisch, welche Themen behandelt werden. Das Thema mit den meisten Stimmen wird zuerst behandelt. Alle Themen werden in dem Lean-Coffee-Board auf  „Zu diskutieren“ gesetzt.
3. Diskussion: Die Gruppe diskutiert zu dem ersten Thema. Das Thema wird auf dem Lean Coffee Board auf das Feld „In Diskussion“ gesetzt.
4. Archivierung / Verlängerung: Nach 10 Minuten entscheidet die Gruppe, ob die Diskussion zum aktuellen Thema noch um 5 Minuten verlängert wird, oder die Diskussion über das Thema mit den zweitmeisten Stimmenbegonnen wird.
5. Ende Diskussion 1: Spätestens nach weiteren 5 Minuten wird die Diskussion zum Thema beendet und die Diskussion mit dem nächsten Thema beginnt. Das Diskussionsthema wird im Lean Coffee-Board auf „Diskutiert“ gesetzt.
6. Ende des Lean Coffee: Nach den festgelegten 60 oder 90 Minuten endet das Lean Coffee mit einen kurzen Zusammenfassung.

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🔄️ Wartung & Pflege

• Feedback einholen: Nach jeder Sitzung Rückmeldungen von den Teilnehmern sammeln, um den Prozess zu verbessern.
• Regelmäßige Durchführung: Lean Coffee-Sitzungen regelmäßig planen, um den Wissensaustausch aufrechtzuerhalten.
• Format flexibel anpassen: z. B. kürzere Runden, digitale Tools nutzen).

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🌟 Expertentipps

• Timer nutzen: Hilft, Diskussionen fokussiert zu halten.
• Moderation einsetzen: Besonders hilfreich bei großen Gruppen oder neuen Teams.
• Hybrid/Digital: Tools wie Miro, MURAL oder MS Teams erleichtern virtuelle Lean Coffee Sessions.
• Zeitfenster beachten: Halte die Diskussionen fokussiert und respektiere die Zeit der Teilnehmer.
• Motivation zur Beteiligung: Ermutige alle Teilnehmer, sich aktiv zu beteiligen.
• Nachverfolgung: Aus offenen Punkten können Aufgaben oder Projekte entstehen → festhalten und Verantwortlichkeiten klären.

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📝 Beispiel:

Lean Coffee: Wissenstransfer beim Offboarding (Beispiel, 75 Minuten, 10–12 Personen)

Vorbereitungen

• Moderator*in + Scribe
• Whiteboard/Board mit 3 Spalten: Thema, Punkte, Status/Next Steps
• Zeitboxen: Themen sammeln 10 Min, Priorisieren 5 Min, Top-Themen je 8–10 Min

1) Themen sammeln (10 Min)

Teilnehmende nennen stichwortartig, die Moderation schreibt/mergt Duplikate, z. B.:

• Offboarding-Checkliste: Mindestumfang & Reihenfolge
• Wissen auffindbar machen (Ordnerstruktur / Doku-Qualität)
• „Critical Knowledge“ identifizieren (was darf nicht verloren gehen?)
• Übergabe-Formate (Shadowing, 1:1-Training, Q&A)
• Kommunikationsplan: Wer informiert wen wann?
• Offboarding-Owner & Verantwortlichkeiten
• Standard-Vorlagen: SOP, Handbuch, Entscheidungshistorie
• Exit-Interview: Was sammeln wir konkret?
• Tools & Systeme: Zugriffe, Berechtigungen, Datenexport
• Messung: Wie merken wir, dass Transfer gelungen ist?

2) Priorisieren (5 Min)

• Jede*r vergibt 3 Punkte.
• Ergebnis (Beispiel-Tops):

1. Critical Knowledge identifizieren
2. Offboarding-Checkliste: Mindestumfang & Reihenfolge
3. Offboarding-Owner & Verantwortlichkeiten
4. Wissen auffindbar machen (Ordnerstruktur / Doku-Qualität)
5. Übergabe-Formate

3) Diskussion & Bearbeitung (Zeitboxen)

Thema 1 (8–10 Min): Critical Knowledge identifizieren

Ziel der Box: Ein gemeinsames Vorgehen definieren: Wie findet man „kritisches Wissen“?

• Einigung (Beispiel): Kategorien statt Bauchgefühl
• Kunden-/Business-Know-how (nur 1 Person weiß es)
• Spezialwissen/Fehlerbilder + „warum es so ist“
• Abhängigkeiten: Systeme, Abos, externe Dienstleister
• Laufende Entscheidungen/Roadmaps und Gründe
• Abschlussfrage: „Was ist das Artefakt, das wir immer liefern?“
• Next Step (Beispiel): „Critical-Knowledge-Liste“ als Tabelle einführen (Rolle/Schnittstelle, System, Risiko bei Verlust, owner, Dokumente/Links, Übergabedatum)

Thema 2 (8–10 Min): Offboarding-Checkliste: Mindestumfang & Reihenfolge

Ziel: Reihenfolge festlegen, damit nichts vergessen wird.

Vorgeschlagene Struktur (Beispiel):

1. T-2 Wochen: Offboarding-Plan starten, Zugriffsliste prüfen
2. T-10 Tage: Critical Knowledge erfassen + Dokumentationspaket planen
3. T-7 Tage: Übergabe-Slots (Shadowing/Q&A) terminieren
4. T-3 Tage: Letzte Reviews (Doku + offene Fragen)
5. T-0: Berechtigungen & Datenexport abgeschlossen, Exit-Interview
6. T+1 / T+2 Wochen: „Hypercare“-Fenster (gezielte Nachfragen)

• Next Step (Beispiel):
• Scribe erstellt eine 1-seitige Checkliste + Zeitlinie
• Review durch HR/Teamleitung bis Freitag

Thema 3 (8–10 Min): Offboarding-Owner & Verantwortlichkeiten

Ziel: Klarheit, wer macht was.

Rollenbild (Beispiel):

• HR/People: Rahmen, Timing, Exit-Prozess
• Vorgesetzte*r/Teamleitung: Eskalation bei Blockern, finaler Plan
• Offboarding-Owner (z. B. Aufgabenverantwortliche*r): Übergabe organisieren
• IT/Systems: Zugriffe, Export, Konten
• Scribe/Doku-Owner: Doku-Paket konsolidieren (keine inhaltliche Vollständigkeit „per Copy“)
• austretende Person: liefert Wissen + beantwortet Übergabe-Fragen
• Next Step (Beispiel):
• Verantwortlichkeiten als RACI skizzieren (1 Tabelle, 5–7 Zeilen)
• Nächster Termin: 20-Minuten Review

4) (Optional) Weitere Themen (falls Zeit)

Thema 4 (8 Min): Wissen auffindbar machen (Ordnerstruktur / Doku-Qualität)

Mini-Entscheidung (Beispiel):

• Ein „Offboarding-Doku-Paket“ pro Rolle: gleiche Struktur immer
• Pflichtfelder: Zweck, wichtigste Prozesse, aktuelle Entscheidungen/Stand, Links/Artefakte, Kontakt für Nachfragen (Hypercare)

Next Step: Vorlage + Beispielseite bereitstellen.

Thema 5 (8 Min): Übergabe-Formate

Mini-Standard (Beispiel):

• 2 x 60 Min Shadowing/Q&A + 1 x 30 Min Abschluss-Synchronisation
• Übungsfall/„Day-2 Problem“ als gemeinsames Durchspielen

Next Step: Terminplan-Vorlage erstellen.

5) Abschluss (5–10 Min)

• Zusammenfassung Next Steps (Beispiel):
• Tabelle „Critical Knowledge“ erstellen + starten (Owner: Scribe, bis Datum)
• 1-seitige Offboarding-Checkliste mit Zeitlinie (Owner: Moderator*in/Lead, bis Datum)
• RACI-Entwurf (Owner: Teamleitung, bis Datum)
• Offboarding-Doku-Paket Vorlage (Owner: IT/Doc Owner, bis Datum)
• Offene Punkte (Beispiel):
• Hypercare-Länge je Rollenstufe
• Messkriterien (z. B. „Erledigt ohne Rückfragen“-Quote nach 2 Wochen)

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📹 Video

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🎙️ Audio-Zusammenfassung