Werkzeugbox Wissensmanagement

Eisenhower-Methode

📌 Allgemeine Hinweise:

Die Eisenhower-Methode, auch als Eisenhower-Matrix bekannt, ist ein systematisches Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben und Informationen. Sie wurde von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA, geprägt und basiert auf der Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit. Im persönlichen Wissensmanagement hilft diese Methode, Aufgaben und Informationen effizient zu kategorisieren, um zu entscheiden, welche sofort bearbeitet, welche geplant oder delegiert und welche ignoriert werden sollten.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

Die Eisenhower-Methode wird verwendet, um Wissensinhalte und Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren und zu priorisieren. Sie hilft dabei, wichtige Informationen und Aufgaben, die unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern, von weniger dringenden und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Die Methode unterstützt Wissensmanager, Teams und Einzelpersonen dabei, fokussiert zu arbeiten und den Überblick über komplexe Wissensbestände zu behalten.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Die Methode wurde nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der zur Priorisierung seiner Aufgaben seinen Schreibtisch in vier Quadranten aufgeteilt haben soll. Ob diese Geschichte wahr ist, ist fraglich, mindert jedoch nicht den Wert der Methode.

Die Methode basiert auf der Idee, dass nicht alle Aufgaben oder Wissensinhalte gleich behandelt werden sollten. Eisenhower unterschied zwischen:

  1. Wichtigen und dringenden Aufgaben (sofort erledigen)
  2. Wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben (planen und zu gegebener Zeit erledigen)
  3. Dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben (delegieren)
  4. Weder wichtigen noch dringenden Aufgaben (ignorieren)

Diese Methode ermöglicht es, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und effizientes Wissensmanagement zu betreiben, indem man Zeit und Ressourcen für das wirklich Wichtige reserviert.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • ABC-Analyse: Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben oder Wissensinhalten, bei der diese in drei Kategorien (A = wichtig, B = weniger wichtig, C = unwichtig) unterteilt werden.
  • MoSCoW-Methode: Eine Priorisierungstechnik, die Aufgaben in Muss, Soll, Könnte und Wird nicht kategorisiert.
  • Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Ein Werkzeug zur Identifizierung der wichtigsten 20 % von Aufgaben, die 80 % des Ergebnisses bringen.
  • Kanban-Boards: Ein visuelles Board an denen die Aufgaben in die drei Kategorien „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ zugeordnet werden.

🔧Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Projektmanagement-Software (z. B. Jira, Trello, MS Planner): Diese Tools unterstützen das Setzen von Prioritäten und das Verwalten von Aufgaben.
  • Wissensdatenbanken (z. B. Confluence, MS SharePoint): Um zu priorisieren, welche Informationen als wichtig gelten und welche regelmäßig überprüft oder bearbeitet werden müssen.
  • Task-Management-Apps (z. B. Todoist, Microsoft To-Do): Diese Apps helfen, Aufgaben zu kategorisieren und eine klare Prioritätenliste zu erstellen.

👥 Benötigte Personen:

1 Person (kann aber auch in Teams angewendet werden).

⏱️ Dauer:

Variabel, typischerweise 15-30 Minuten für die initiale Einrichtung, danach kontinuierliche Anwendung.

🗂️ Benötigtes Material:

  • Computer oder digitale Plattform (z. B. Excel, Google Sheets, Projektmanagement-Software)
  • Zugriff auf alle relevanten Wissensinhalte oder Aufgaben
  • Stift und Papier (optional, wenn die Methode manuell angewendet werden soll)

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

Die Eisenhower-Matrix wird als 2×2-Raster dargestellt, das in vier Quadranten unterteilt ist:

  1. Quadrant 1 (Dringend und Wichtig): Aufgaben, die sofort bearbeitet werden müssen.
  2. Quadrant 2 (Nicht dringlich, aber wichtig): Aufgaben, die langfristig wichtig sind und für die eine Planung erforderlich ist.
  3. Quadrant 3 (Dringend, aber nicht wichtig): Aufgaben, die delegiert oder aufgeschoben werden können, da sie nicht direkt zum Wissensziel beitragen.
  4. Quadrant 4 (Weder dringend noch wichtig): Aufgaben, die ignoriert oder zurückgestellt werden sollten.

🚀 Inbetriebnahme:

  1. Aufgaben identifizieren: Sammle alle relevanten Aufgaben oder Wissensbestandteile, die bearbeitet oder organisiert werden müssen.
  2. Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten: Kategorisiere jede Aufgabe oder jeden Wissensbestand nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit.

⚙️ Bedienung:

  1. Aufgaben der Matrix zuordnen: Ordne die Aufgaben in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix ein.
  2. Priorisieren und planen: Beginne mit den Aufgaben im Quadranten 1 (dringend und wichtig) und planen für Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend). Bearbeite Aufgaben nach folgendem Schema:
    • Quadrant 1 (Dringend und wichtig): Bearbeite diese Aufgaben sofort. Dies können kritische Lücken oder dringende Informationsbedürfnisse sein.
    • Quadrant 2 (Wichtig, aber nicht dringend): Planediese Aufgaben für die Zukunft. Die Aufgaben sind wichtig für die eigene Weiterentwicklung, erfordern aber keine sofortige Aufmerksamkeit.
    • Quadrant 3 (Dringend, aber nicht wichtig): Delegiere diese Aufgaben, wenn möglich. Beispielsweise könnte es sich um administrativen Aufwand oder einfache Informationen handeln, die schnell erledigt werden müssen, aber keinen langfristigen Wert haben.
    • Quadrant 4 (Weder dringend noch wichtig): Diese Aufgaben können auf unbestimmte Zeit ignoriert oder eliminiert werden, da sie keinen signifikanten Wert haben.

⚙️ Wartung & Pflege:

  • Prioritäten überprüfen: Überprüfe regelmäßig alle kategorisierten Aufgaben und Wissensbestände, um sicherzustellen, dass die Prioritäten weiterhin korrekt sind.
  • Erledigtes löschen: Entferne erledigte Aufgaben oder veraltete Wissensinhalte aus der Matrix.
  • Aktualisierung: Aktualisiere die Matrix bei Änderungen in den Dringlichkeits- und Wichtigkeitskriterien, insbesondere bei sich ändernden Projekten oder Wissensbedürfnissen.

🌟 Expertentipps:

  • Objektive Bewertung: Die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben oder Wissensinhalten sollte objektiv bewertet werden, nicht aufgrund persönlicher Präferenzen oder Dringlichkeiten von anderen.
  • Überlastung vermeiden: Es ist wichtig, sich auf Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend) zu konzentrieren, da diese Aufgaben langfristig den größten Wert bringen.
  • Multitasking vermeiden: Arbeite einen Quadranten nach dem anderen ab, anstatt zwischen Aufgaben hin und her zu wechseln, um den Fokus zu behalten.
  • Effektiv deligieren: Nutze Quadrant 3, um Aufgaben zu delegieren, die andere Personen in Ihrem Team besser erledigen können.
  • Delegierung überprüfen: Überprüfe regelmäßig, ob delegierte Aufgaben tatsächlich erledigt wurden.