Werkzeugbox Wissensmanagement

Prozesslandkarte

📌 Allgemeine Hinweise

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Darstellung, die alle wesentlichen Geschäftsprozesse einer Organisation strukturiert und übersichtlich abbildet. Im Wissensmanagement wird sie genutzt, um zu zeigen, wo Wissen entsteht, genutzt, gespeichert und verteilt wird.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung

Die Prozesslandkarte wird verwendet, um:

  • Die Abläufe und Prozesse innerhalb einer Organisation zu visualisieren.
  • Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen zu klären.
  • Wissensmanagement-Strategien zu entwickeln und zu optimieren.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug

Prozesslandkarten stammen aus dem Qualitätsmanagement und der Prozessmodellierung. ie bieten eine klare Übersicht über die wichtigsten Prozesse, deren Ziele, Eingaben, Ausgaben und beteiligte Personen. Dies fördert die Effizienz und Transparenz innerhalb der Organisation. Eine Prozesslandkarte unterscheidet sich vom detaillierten Prozessmodell (z. B. BPMN), da sie das große Ganze zeigt. Die Karte teilt Prozesse meist in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse auf und ist oft Ausgangspunkt für weitere Analysen und Optimierungen.

Im Wissensmanagement werden sie erweitert, um nicht nur Abläufe darzustellen, sondern auch die wissensrelevanten Stellen und Schnittstellen in Organisationen zu markieren.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können

  • Ablaufdiagramme (Flowcharts): Detaillierte Darstellungen einzelner Prozesse.
  • Wertstromanalysen: Fokussiert auf die Identifizierung von Wertschöpfung und Verschwendung.
  • BPMN-Diagramme (Business Process Model and Notation)
  • Organigramme: Zeigen die Struktur der Organisation, jedoch nicht die Abläufe.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können

  • Wissensdatenbanken (z. b. Confluence, MS SharePoint): Zur Dokumentation und Speicherung von Prozesswissen.
  • Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, Trello, MS Planner): Zur Planung und Überwachung von Prozessen.
  • Collaboration-Tools (z. B. Slack, MS Teams; Zoom): Für den Austausch und die Kommunikation zwischen den Beteiligten.

👥 Benötigte Personen

  • Prozessverantwortliche: Personen, die für die einzelnen Prozesse zuständig sind.
  • Prozessmanager / Wissensmanager: Verantwortlich für die Implementierung und Pflege der Prozesslandkarte.
  • Mitarbeiter: Diejenigen, die in den Prozessen involviert sind und deren Wissen dokumentiert werden soll.

⏱️ Dauer

  • Erstellung einer groben Prozesslandkarte: 1–2 Workshops
  • Detaillierte Prozessmodellierung: mehrere Wochen (abhängig von der Komplexität)

🗂️ Benötigtes Material

  • Software für Diagrammerstellung: Tools wie Microsoft Visio, Lucidchart oder ähnliche.
  • Dokumentationsvorlagen: Für die Erfassung von Prozessdetails.
  • Zugriff auf relevante Daten: Informationen über bestehende Prozesse und Abläufe.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan

Eine Prozesslandkarte besteht typischerweise aus drei Ebenen:

  1. Führungsprozesse (z. B. Strategieentwicklung, Controlling)
  2. Kernprozesse (z. B. Produktentwicklung, Vertrieb, Kundenservice)
  3. Unterstützungsprozesse (z. B. Personal, IT, Wissensmanagement)

🚀 Inbetriebnahme

  1. Identifikation der Prozesse: Bestimmen Sie die relevanten Prozesse innerhalb der Organisation.
  2. Daten sammeln: Erfassen Sie Informationen über die Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.
  3. Diagramm erstellen: Nutzen Sie eine Diagrammsoftware, um die Prozesslandkarte zu visualisieren.

⚙️ Bedienung

  1. Regelmäßige Aktualisierung: Halte die Prozesslandkarte aktuell, indem Änderungen in den Abläufen dokumentiert werden.
  2. Schulung der Mitarbeitenden: Stelle sicher, dass alle Mitarbeitende die Prozesslandkarte verstehen und nutzen können.
  3. Feedback einholen: Frage die Mitarbeitenden nach Verbesserungsvorschlägen zur Prozesslandkarte.

🔄️ Wartung & Pflege

  • Update: Kontinuierliche Aktualisierung bei Prozessänderungen.
  • Feedback Fachbereiche: Regelmäßige Abstimmung mit Fachbereichen.
  • Integration: Integegriere die Prozesslandkarte in bestehende QM- oder Wissensmanagementsysteme.

🌟 Expertentipps

  • Einbindung der Mitarbeitnden: Beteilige die Mitarbeitenden an der Erstellung der Prozesslandkarte, um deren Wissen und Erfahrungen zu nutzen.
  • Visuelle Klarheit: Achte darauf, dass die Karte übersichtlich und verständlich ist.
  • Nutzung von Farben: Verwende Farben zur Unterscheidung zwischen verschiedenen Prozessarten oder Abteilungen.

📝 Beispiel: Prozesslandkarte Wissensmanagement

Führungsprozesse (Strategisch)

  • Wissensstrategie entwickeln
    • Ziele und Leitlinien zum Umgang mit Wissen festlegen
    • Wissensmanagement in die Unternehmensstrategie integrieren
  • Wissenscontrolling & Monitoring
    • Kennzahlen für Wissensflüsse und -nutzung
    • Erfolgskontrolle von Wissensmanagement-Maßnahmen
  • Change & Kulturmanagement
    • Wissenskultur fördern
    • Mitarbeiter motivieren und sensibilisieren

Kernprozesse (Operativ)

  1. Wissensidentifikation
    • Wissensträger, -quellen und -bedarfe erfassen
    • Wissenslücken erkennen
  2. Wissenserwerb
    • Wissen von externen Quellen beschaffen (z. B. Kooperationen, Schulungen, Recruiting)
  3. Wissensentwicklung
    • Neues Wissen schaffen durch Innovation, Projekte, Lessons Learned
  4. Wissens(ver)teilung / -kommunikation
    • Wissensaustausch fördern (Meetings, Communities of Practice, digitale Plattformen)
  5. Wissensnutzung
    • Wissen gezielt in Prozessen, Projekten und Entscheidungen anwenden
  6. Wissensbewahrung
    • Dokumentation, Datenbanken, Wikis, Lessons-Learned-Sammlungen
    • Vermeidung von Wissensverlust (z. B. beim Ausscheiden von Mitarbeitern)

Unterstützungsprozesse

  • IT & Wissensmanagement-Tools (z. B. Intranet, Wissensdatenbanken, KI-Systeme)
  • HR-Management (Weiterbildung, Kompetenzmanagement)
  • Qualitätsmanagement (Prozesse standardisieren, Lessons Learned einbinden)
  • Recht & Compliance (Datenschutz, Urheberrechte, Geheimhaltung)

Visuell kann man das als 3-Ebenen-Darstellung abbilden:

  • oben: Führungsprozesse
  • Mitte: Kernprozesse (als Zyklus oder Prozesskette)
  • unten: Unterstützungsprozesse

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