Werkzeugbox Wissensmanagement

Wissenslandkarte

Beispiel – Wissenlandkarte einer Person im Rahmen des Offboardings

Allgemeine Hinweise:

Eine Wissenslandkarte ist ein visuelles Werkzeug im Wissensmanagement, das dazu dient, das Wissen und die Expertise innerhalb einer Organisation zu strukturieren, darzustellen und zugänglich zu machen. Sie zeigt, wer über welches Wissen verfügt, wie dieses Wissen miteinander verknüpft ist und wie es genutzt werden kann. Wissenslandkarten sind besonders nützlich, um Wissenslücken zu identifizieren, den Wissensaustausch zu fördern und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu optimieren.

Bestimmungsgemäße Verwendung:

Die Wissenslandkarte wird verwendet, um Wissen in einer Organisation zu visualisieren und leicht zugänglich zu machen. Sie hilft dabei, Wissen zu katalogisieren, das Verständnis über bestehende Wissensressourcen zu verbessern und neue Verbindungen zwischen verschiedenen Wissensbereichen oder Abteilungen zu schaffen. Sehr häufig werden Wissenslandkarten im Rahmen des Wissenstransfers beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden eingesetzt. In ihr werden die Ergebnisse eines Expert Debriefings oder einer Wissensstafette festgehalten.

Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Die Konzeptualisierung von Wissenslandkarten stammt aus dem Bereich des Wissensmanagements und wird seit den 1990er Jahren als Methode verwendet, um den Wissensfluss in Unternehmen zu verbessern. Wissenslandkarten visualisieren das verfügbare Wissen, und ermöglichen es den Nutzenden, schnell relevante Informationen zu finden. Sie können verschiedene Arten von Wissen abbilden, einschließlich explizitem Wissen und implizitem Wissen. Die Karten bieten eine Übersicht über Wissensträger, Verbindungen zwischen verschiedenen Wissensbereichen und die Nutzung von Ressourcen.

Wissenslandkarten gibt es in verschiedenen Ausführungen. Eine allgemeine Wissenskarte visualisiert das gesamte Wissen einer Organisation. Wissensträgerkarten, Wissensbestandskarten und Wissensquell-Karten sind spezialisierte Landkarten zu einem einzelnen Wissensbereich. Im Rahmen des Wissenstransfers wird eine Wissenslandkarte einer einzigen Person (des Wissensgebenden) erstellt.

Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  1. Wissensdatenbanken: Eine strukturierte Sammlung von dokumentiertem Wissen, die ebenfalls den schnellen Zugriff auf Informationen ermöglicht, jedoch weniger visuell ist als eine Wissenslandkarte.
  2. Expertenverzeichnisse (Yellow Pages): Ein Verzeichnis mit internen oder externen Experten, ihren Qualifikationen, Fähigkeiten oder Kenntnissen.
  3. Vertretungsleitfäden: Schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Aufgaben, Tätigkeiten und benötigten Ressourcen zu einer Position oder einem Aufgabenbereich

Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  1. Mindmaps: Wissenslandkarten werden häufig in Form von Mindmaps visualisiert und dargestellt.
  2. Wissensmanagement-Plattformen (z. B. Confluence, SharePoint): Diese bieten eine zentrale Ablage für alle Wissensressourcen und können durch Wissenslandkarten ergänzt werden.
  3. Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, Asana, MS Planner): Sie unterstützen die Organisation von Wissen im Rahmen von Projekten und können helfen, Wissensflüsse innerhalb eines Projektes zu visualisieren.
  4. Dokumentationswerkzeuge: Tools wie Microsoft OneNote, Notion oder Google Docs, die genutzt werden können, um Informationen zu dokumentieren und zu aktualisieren, die dann in die Wissenslandkarte integriert werden können.

Benötigte Personen:

  • Wissensmanager: Verantwortlich für die Koordination und Pflege der Wissenslandkarte sowie die Integration relevanter Wissensressourcen.
  • Fachabteilungen oder Experten (Wissensgebende Personen): Sie liefern Informationen zu den jeweiligen Wissensbereichen und tragen dazu bei, relevante Themen zu identifizieren.
  • IT-Support: Technische Unterstützung bei der Erstellung und Pflege der digitalen Wissenslandkarte, insbesondere bei der Implementierung von Software-Tools.

Dauer:

Die Erstellung einer ersten Wissenslandkarte kann mehrere Stunden bis Wochen in Anspruch nehmen, je nach Art der Wissenslandkarte, Umfang und Komplexität der Organisation sowie der Menge des abgebildeten Wissens. Wissenslandkarten zu einzelnen Personen, z.B. im Rahmen des Wissenstransfers während des Offboardings können auch oft in einem halben Tag erstellt werden.
Die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der Wissenslandkarte ist ein langfristiger Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte.

Benötigtes Material:

  • Wissensressourcen: Dokumente, Daten, Expertenwissen, Prozessbeschreibungen und andere Quellen von Wissen.
  • Software zur Erstellung der Landkarte: Excel, Mindmapping-Tools (z. B. Freeplane, XMind, Miro) oder spezialisierte Software für Wissensmanagement, die die Erstellung von Wissenslandkarten unterstützt.
  • Datenbanken: Um gesammeltes Wissen zu speichern und es in die Wissenslandkarte zu integrieren.
  • Kommunikationsmittel: Zur Abstimmung und Sammlung von Informationen von Wissensinhabern in der Organisation.

Gerätebeschreibung / Bauplan:

Die Wissenslandkarte ist ein visuelles Diagramm, das Wissensträger, Wissensbereiche und deren Beziehungen zueinander darstellt. Sie sollte die folgenden Merkmale aufweisen:

  1. Zentraler Knoten: Ein zentraler Punkt oder ein Hauptthema, das die gesamte Wissenslandkarte umspannt.
  2. Verzweigungen: Themen oder Wissensbereiche, die sich aus dem zentralen Thema entwickeln, mit Verbindungen zu weiteren Sub-Themen oder spezialisierten Wissensgebieten.
  3. Verknüpfungen: Linien oder Pfeile, die die Beziehungen zwischen verschiedenen Wissensbereichen oder Wissensträgern zeigen.
  4. Legende und Symbole: Eine klare Legende oder Symbole zur Kennzeichnung von Wissensarten (z. B. explizites vs. implizites Wissen) oder speziellen Kenntnissen (z. B. Experten auf bestimmten Gebieten).

Inbetriebnahme:

  1. Zielsetzung: Bestimmen Sie die Art und den Zweck der Wissenslandkarte und die relevanten Wissensbereiche, die abgebildet werden sollen.
  2. Sammlung der Daten: Erheben Sie vorhandenes Wissen innerhalb der Organisation durch Interviews, Dokumente und Umfragen, um relevante Wissensbereiche und Wissensträger zu identifizieren.
  3. Wahl eines Tools: Entscheiden Sie, welches Tool oder welche Software für die Erstellung der Wissenslandkarte genutzt werden soll (z. B. Mindmapping-Software oder ein spezialisiertes Wissensmanagement-Tool).
  4. Erstellung der Karte: Erstellen Sie die erste Version der Wissenslandkarte und visualisieren Sie die identifizierten Wissensbereiche und deren Verbindungen.
  5. Testphase: Geben Sie der Karte einen ersten Testlauf, indem Sie sie den Mitarbeitenden zur Verfügung stellen und Feedback einholen.

Bedienung:

  1. Nutzung: Die Wissenslandkarte dient dazu, schnell und einfach auf relevante Wissensressourcen zuzugreifen. Sie kann auf verschiedene Weise genutzt werden: zur Identifikation von Experten, zum Auffinden von Dokumenten oder zur Visualisierung von Wissensverbindungen.
  2. Aktualisierung: Wenn neues Wissen hinzugefügt oder bestehendes Wissen verändert wird, sollte die Karte regelmäßig aktualisiert werden.
  3. Interaktive Nutzung: In digitalen Versionen können User durch Klicken auf bestimmte Bereiche oder Knoten weiterführende Informationen einsehen oder mit anderen Wissensträgern verknüpfen.

Wartung & Pflege:

  • Regelmäßige Aktualisierungen: Wissen verändert sich stetig. Daher ist es wichtig, die Wissenslandkarte regelmäßig zu überprüfen und neue Wissensressourcen hinzuzufügen oder veraltete Informationen zu entfernen.
  • Feedback einholen: Fördern Sie den Input von Mitarbeitenden und Wissensmanagern, um die Wissenslandkarte kontinuierlich zu verbessern.
  • Technische Pflege: Falls eine digitale Wissenslandkarte verwendet wird, sollten regelmäßige technische Wartungsmaßnahmen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit ergriffen werden.

Expertentipps:

  • Moderation ist hilfreich: Nutzen Sie erfahrene Moderatoren oder Facilitatoren für die Erstellung einer Wissenslandkarte.
  • Visualisierung ist der Schlüssel: Machen Sie die Wissenslandkarte so klar und übersichtlich wie möglich. Ein zu komplexes Design kann den Nutzen der Karte verringern.
  • Integrieren Sie verschiedene Wissensarten: Berücksichtigen Sie sowohl explizites als auch implizites Wissen und zeigen Sie, wie beide Arten miteinander verbunden sind.
  • Fördern Sie die Interaktivität: In digitalen Karten können Nutzer durch Klicken und Navigieren weiterführende Informationen erhalten, was den Zugang zum Wissen erleichtert.
  • Feedback regelmäßig einholen: Nutzen Sie das Feedback der Nutzer, um die Karte weiter zu verfeinern und an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
  • Integration: Integrieren Sie die Wissenslandkarte in tägliche Arbeitsprozesse

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