Werkzeugbox Wissensmanagement

Blaupause

Allgemeine Hinweise:

Blaupausen im Wissensmanagement sind standardisierte, vorgefertigte Vorlagen oder Modelle, die als Ausgangspunkt für die Lösung von wiederkehrenden Aufgaben oder die Implementierung von Prozessen dienen. Sie enthalten bewährte Methoden, Best Practices oder strukturierte Vorgehensweisen, die eine schnelle und effiziente Umsetzung von Projekten ermöglichen. Blaupausen sind besonders hilfreich, um Komplexität zu reduzieren und die Konsistenz von Arbeitsprozessen zu gewährleisten.

Bestimmungsgemäße Verwendung:

Blaupausen werden genutzt, um:

  • Wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren: Durch die Bereitstellung eines wiederverwendbaren Modells wird die Effizienz und Qualität bei der Durchführung von Aufgaben gesteigert.
  • Prozesse zu optimieren: Blaupausen bieten eine strukturierte Vorgehensweise, um Prozesse schnell und zielgerichtet umzusetzen.
  • Best Practices zu sichern und weiterzugeben: Bewährte Lösungen werden dokumentiert und anderen Teams oder Abteilungen zugänglich gemacht.
  • Fehlerquellen zu minimieren: Durch das Festlegen von klaren Richtlinien und Abläufen wird das Risiko von Fehlern und Missverständnissen verringert.

Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Der Begriff „Blaupause“ stammt ursprünglich aus der Architektur und dem Ingenieurwesen, hat sich aber auf viele Bereiche ausgeweitet. Im digitalen Kontext dienen Blaupausen als Modell oder Vorbild für die Erstellung von Dokumenten

Blaupausen sind als eine Art „Schablone“ zu verstehen. Sie basieren häufig auf der Erfahrung von Experten und werden als wiederverwendbare Modelle oder Leitfäden entwickelt. Die Idee ist, dass Unternehmen und Organisationen durch die Nutzung solcher Blaupausen Wissen effizienter anwenden und verbreiten können. Sie helfen, den Aufwand bei der Lösungsfindung und Entscheidungsfindung zu minimieren und fördern die Wiederverwendbarkeit von erprobten Ansätzen.

Blaupausen können für unterschiedlichste Zwecke genutzt werden, von der Gestaltung von Projektmanagementprozessen bis hin zur Produktentwicklung. Sie sind besonders dann wertvoll, wenn es um wiederkehrende Aufgaben oder standardisierte Prozesse geht.

Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Standardisierte Formulare und Muster: Werden eingesetzt bei häufig verwendeten Dokumenten und Texten.
  • Checklisten: Werden verwendet, um einzelne Schritte eines Prozesses in einer strukturierten Weise abzuarbeiten, ohne dass ein gesamtes Modell benötigt wird.
  • Standardarbeitsanweisungen (SOPs): Beschreiben detaillierte, Schritt-für-Schritt-Anweisungen, wie spezifische Aufgaben durchgeführt werden müssen.
  • Prozessdiagramme: Visualisieren Prozesse und Abläufe, sind jedoch flexibler als Blaupausen und können an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
  • Vorlagen: Einfache Dokumentvorlagen, die den Rahmen für die Dokumentation von Wissen oder das Durchführen von Aufgaben festlegen.

Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Wissensdatenbanken: Zentralisierte Datenbanken wie Confluence oder MS SharePoint, in denen Blaupausen und andere Vorlagen gespeichert und zugänglich gemacht werden.
  • Projektmanagement-Software: Tools wie Jira, Trello oder Microsoft Project helfen dabei, Blaupausen in Projekten anzuwenden und zu überwachen.
  • Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): DMS helfen dabei, Blaupausen als Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu teilen.
  • Kollabortaions-Tools: Software wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom zur Kommunikation und Zusammenarbeit bei der Umsetzung von Blaupausen.

Benötigte Personen:

  • Wissensmanager: Verantwortlich für die Sammlung und Dokumentation von Blaupausen sowie deren Integration in das Wissensmanagement-System.
  • Fachexperten: für die Erstellung spezifischer Blaupause.
  • Fachabteilungen: Fügen ihre spezifischen Best Practices und Erfahrungen zu den Blaupausen hinzu, um sicherzustellen, dass sie relevant und praktisch sind.
  • Mitarbeitende: Nutzen die Blaupausen, um ihre Aufgaben effizient und standardisiert zu erledigen.

Dauer:

  • Entwicklung einer Blaupause: Die Erstellung einer Blaupause kann je nach Komplexität des Prozesses von einigen Stunden bis zu mehreren Tage dauern.
  • Wartung und Aktualisierung: Die laufende Pflege und Aktualisierung von Blaupausen ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte, um ihre Relevanz und Effektivität zu gewährleisten.

Benötigtes Material:

  • Vorhandenes Wissen: Das zu dokumentierende Wissen muss zunächst gesammelt und strukturiert werden. Dazu können bestehende Best Practices, Dokumentationen oder Erfahrungsberichte herangezogen werden.
  • Software: Eine geeignete Plattform oder Software (z.B. Confluence, SharePoint, Microsoft Word) zur Dokumentation und Ablage von Blaupausen.
  • Prozesskenntnisse: Tiefgehendes Wissen und Erfahrung zu den Prozessen oder Aufgaben, für die eine Blaupause entwickelt wird.
  • Feedback von Nutzern: Input von Anwendern, um sicherzustellen, dass die Blaupause tatsächlich praktisch und anwendbar ist.

Gerätebeschreibung / Bauplan:

Blaupausen bestehen typischerweise aus:

  1. Standardisierten Dokumenten oder Vorlagen, die die Schritte eines Prozesses beschreiben.
  2. Grafischen Darstellungen von Abläufen (z.B. Flussdiagramme).
  3. Anleitungen zur Anwendung der Blaupausen in der Praxis.

Inbetriebnahme:

  1. Identifikation der Prozesse: Ermitteln Sie die Prozesse, die standardisiert werden sollen.
  2. Erstellung der Blaupausen: Erstellen Sie die Blaupuase unter Einbeziehung von Fachexperten.
  3. Implementierung: Implementieren Sie die Blaupausen in Ihrem Wissensmanagement-System
  4. Schulung der Mitarbeitenden: Schulen Sie Mitarbeitende in der Verwendung der Blaupausen.

Bedienung:

  1. Blaupause auswählen: Wählen Sie die passende Blaupause für Ihr Dokument
  2. Felder ausfüllen: Füllen Sie die vorgegebenen Felder mit relevanten Informationen
  3. Kategorien benennen: Fügen Sie Schlagworte oder Kategorien hinzu
  4. Speichern: Speichern und veröffentlichen Sie es im Wissensmanagement-System

Wartung & Pflege:

  • Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie die Blaupausen regelmäßig auf ihre Aktualität und Relevanz. Aktualisieren Sie diese, wenn sich Prozesse oder Best Practices ändern.
  • Feedback auswerten: Nehmen Sie kontinuierlich Feedback von Anwendern entgegen, um die Blaupausen zu optimieren und gegebenenfalls zu verbessern.
  • Versionierung und Nachverfolgbarkeit: Nutzen Sie eine Versionierung, um Änderungen an Blaupausen nachzuvollziehen und zu sichern, dass die neueste Version verwendet wird.
  • Schulungen und Updates: Organisieren Sie Schulungen, um die neuesten Versionen der Blaupausen effektiv in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Expertentipps:

  • Einfache Struktur: Stellen Sie sicher, dass Blaupausen klar und übersichtlich strukturiert sind, damit sie leicht verständlich und anwendbar sind.
  • Dynamische Anpassung: Auch wenn Blaupausen als feste Vorlagen dienen, sollte Raum für Flexibilität bestehen, um sie an neue Herausforderungen oder Umstände anpassen zu können.
  • Fördern Sie Feedback: Ermutigen Sie User, Verbesserungsvorschläge für die Blaupausen zu machen, um ihre Praktikabilität und Wirksamkeit kontinuierlich zu steigern.
  • Nutzen Sie Vorlagen: Verwenden Sie Vorlagen, um sicherzustellen, dass Blaupausen konsistent und effizient erstellt werden.

Beispiele für Blaupausen:

  • Best-Practice-Prozesse: Standardisierte Abläufe zur Einführung neuer Produkte oder für das Onboarding neuer Mitarbeitendenden.
  • Projektmanagement-Templates: Vorgefertigte Strukturen für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten, inklusive Aufgaben-, Zeit- und Kommunikationsplänen.
  • Service-Blueprints: Schemen, mit denen Dienstleistungsprozesse transparent dargestellt und standardisiert werden, etwa im Kundenservice.
  • Checklisten und Ablaufdiagramme: Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben (z. B. IT-Fehlerbehebung, Compliance-Prüfungen).
  • Dokumentationen von erfolgreich realisierten Digitalisierungsprojekten: Als Vorlage für vergleichbare Transformationsprojekte in anderen Abteilungen.
  • Wissensmanagement-Blueprints: Vorgehensmodelle, wie Wissensmanagement im Unternehmen eingeführt werden kann (z. B. Festlegung eines Wissensmanagement-Teams, Definition von Zielen, Auswahl und Integration technischer Tools).