Allgemeine Hinweise:
Expertenverzeichnisse, auch Gelbe Seiten oder Yellow Pages genannt, sind spezialisierte Sammlungen von Informationen, die Experten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation auflisten. Sie dienen dazu, Wissensressourcen und Fachwissen schnell zugänglich zu machen. Diese Verzeichnisse beinhalten oft Angaben zu den Fähigkeiten, Erfahrungen und Kontaktinformationen von Experten und können eine wichtige Unterstützung im Wissensmanagement sein.
Bestimmungsgemäße Verwendung:
Das Expertenverzeichnis wird verwendet, um den Zugang zu Fachwissen zu erleichtern. Es ermöglicht den Nutzenden, gezielt nach Experten und Wissensträgern in bestimmten Fachgebieten zu suchen und mit diesen in Kontakt zu treten, um Wissen auszutauschen, Probleme zu lösen oder Best Practices zu teilen.
Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Expertenverzeichnisse sind seit den 1990er Jahren bekannt und haben sich als etabliertes Wissensmanagement-Tool entwickelt. Sie sind eine Form des Wissensmanagements, die darauf abzielt, das Wissen innerhalb einer Organisation zu bündeln und für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Diese Verzeichnisse bieten eine zentrale Anlaufstelle, um Fachleute mit spezifischem Wissen oder Erfahrung zu finden. Sie spielen eine zentrale Rolle in der Förderung des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit und können sowohl in kleinen Unternehmen als auch in großen Organisationen eingesetzt werden.
Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- Wissensträgerkarten: Wissensträgerkarten sind Wissenslandkarten, in denen Fachexperten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens verzeichnet werden.
- Kompetenzmatrix: Gegenüberstellung von Wissensbeständen, Kompetenzen und Fähigkeiten zu Personen, Abteilungen und Teams einer Organisation
- Community-Plattformen: Online-Foren oder interne Netzwerke, in denen Experten und Mitarbeitende interagieren und Fragen stellen können.
- E-Mail-Verteilersysteme: Eine einfache Methode, um Experten über relevante Themen zu informieren und anzusprechen.
Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Suchmaschinen innerhalb des Unternehmens: Zur schnellen Recherche nach spezifischen Themen oder Experten.
- Wikis: Wissensdatenbanken und Kollaborations-Plattform, auf denen Wissen und Informationen gesammelt und geteilt werden können.
- Datenbanken: Sammeln von strukturierten Wissensdaten, die gezielt abgefragt werden.
- Projektmanagement-Tools: Unterstützen bei der Zusammenarbeit und können Experten in Projektteams integrieren.
- Kollaborations-Software (z.B. Microsoft Teams, Slack): Fördert die direkte Kommunikation mit Experten und den schnellen Wissensaustausch.
- Dokumentenmanagement-Systeme: Speichern und organisieren von Wissensdokumenten, die in Verbindung mit Expertenverzeichnissen genutzt werden können.
Benötigte Personen:
- Wissensmanager: Verantwortlich für die Pflege und Organisation des Expertenverzeichnisses.
- IT-Administratoren: Stellen sicher, dass die Plattform technisch einwandfrei funktioniert.
- Fachexperten: Sind die Hauptquelle des Fachwissens und tragen regelmäßig ihre Informationen und Expertise bei.
- Mitarbeitende: Nutzen das Expertenverzeichnis, um auf das Wissen zuzugreifen und bei Bedarf Experten zu kontaktieren.
Dauer:
- Erstellung des Verzeichnisses: Mehrere Wochen bis Monate je nach Umfang und Verfügbarkeit von Informationen.
- Aktualisierung: Einmal im Monat oder nach Bedarf, je nach Veränderung der Experten und ihrer Expertise.
- Nutzung: Unbegrenzt, solange das Verzeichnis gepflegt wird.
Benötigtes Material:
- Software/Plattform für das Verzeichnis (z.B. CRM, Datenbank, SharePoint, Confluence, Google Workspace).
- Eingabedaten der Experten (z.B. Namen, Fachgebiete, Kontaktdaten, Projekte).
- Eventuell Schulungsmaterial für die Nutzer des Verzeichnisses.
Gerätebeschreibung / Bauplan:
Das Expertenverzeichnis kann entweder als interne Webseite, als Datenbank oder als eine spezialisierte Anwendung innerhalb einer Wissensmanagement-Plattform implementiert werden. Typische Funktionen umfassen:
- Suchmaske, um nach Fachgebieten, Projekten oder Experten zu filtern.
- Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit den Experten (E-Mail, Telefon, In-App-Nachrichten).
- Filterfunktionen (z.B. nach Abteilung, Standort oder Erfahrungslevel).
- Möglichkeit für Experten, ihre Informationen selbst zu pflegen oder zu aktualisieren.
Inbetriebnahme:
- Klärung rechtlicher Fragen: Klärung datenschutzrechtlicher Fragen und Einbeziehung des Betriebsrats.
- Auswahl und Implementierung einer geeigneten Softwarelösung
- Einrichten der Software-Plattform: Installation oder Konfiguration der Plattform, auf der das Expertenverzeichnis laufen soll.
- Erstellung eines Erfassungsformulars: Festlegen eines Formulars für die Expertenprofile
- Daten sammeln: Expertenprofile anlegen und wichtige Informationen (Fachgebiete, Kontaktdaten) eintragen.
- Testlauf: Testen der Suchfunktionen und Benutzeroberfläche.
- Schulung: Schulung aller Mitarbeitenden in der Nutzung des Verzeichnisses schulen.
Bedienung:
- Erstellung: Expertenprofile werden von allen Mitarbeitenden oder zentral von einem Wissensmanager angelegt.
- Suche: Geben Sie Schlüsselwörter oder Namen in das Suchfeld ein, um Experten in bestimmten Fachgebieten zu finden.
- Filter: Wählen Sie aus, ob Sie nach bestimmten Abteilungen, Erfahrungen oder Standorten suchen möchten.
- Kontaktaufnahme: Verwenden Sie die angegebenen Kontaktmöglichkeiten, um mit dem Experten in Verbindung zu treten.
Wartung & Pflege:
- Regelmäßige Updates: Die Expertenprofile müssen regelmäßig auf Aktualität überprüft werden, insbesondere bei Änderungen in den Verantwortlichkeiten oder Qualifikationen.
- Datenbereinigung: Entfernen von veralteten oder inaktiven Expertenprofilen.
- Zugriffsrechte: Sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Verwaltung der Daten haben.
- Feedback einholen: Benutzerfeedback einholen, um die Benutzererfahrung kontinuierlich zu verbessern.
Expertentipps:
- Nutzung bestehender IT-Systeme: Integrieren Sie das Expertenverzeichnis in bestehende Kommunikationsplattformen wie das Intranet.
- Einfache Bedienbarkeit: Implementieren Sie ein einfaches und benutzerfreundliches System zur Selbstpflege der Profile.
- Regelmäßig nachbessern: Wenn das Verzeichnis nicht regelmäßig aktualisiert wird, verlieren die Nutzenden das Vertrauen in die Nützlichkeit des Tools.
- Automatisierung: Automatisieren Sie Benachrichtigungen an Experten, wenn ihre Daten aktualisiert werden müssen, oder wenn sie in relevanten Projekten erwähnt werden.
- Erfassung verschiedener Kompetenzen: Berücksichtigen Sie neben Fachkompetenzen auch Methoden-, Sozial- und personale Kompetenzen für ein ganzheitliches Bild
- Schulungen anbieten: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden wissen, wie sie das Verzeichnis effektiv nutzen können, um das volle Potenzial des Tools auszuschöpfen.
Beispiel – Ausschnitt eines Expertenverzeichnisses (Yellow Pages) für ein IT-Unternehmen:
| Name | Bereich | Kompetenzprofil | Erfahrungsstufe | Kontakt |
|---|---|---|---|---|
| Melanie Koch | IT-Security | Firewall-Management, ISO 27001 | Experte | m.koch@firma.de |
| Thomas Schulze | Softwareentwicklung | Python, Datenbanken, DevOps | Führungswissen | t.schulze@firma.de |
| Petra Becker | HR | Recruiting, Arbeitsrecht, Coaching | Arbeitswissen | p.becker@firma.de |
Erklärung zum Feld „Erfahrungsstufe“:
- Grundwissen = kennt das Wissensgebiet
- Arbeitswissen = kann im Wissensgebiet praktisch arbeiten
- Führungswissen = kann Projekte leiten und Wissen weitergeben
- Expertenwissen = höchste Expertise, wird als interner Spezialist konsultiert