Werkzeugbox Wissensmanagement

Job Shadowing

📌 Allgemeine Hinweise

Job Shadowing ist eine Methode des impliziten Wissenstransfers. Dabei begleitet eine Person (meist ein/e Neueinsteiger:in oder Nachfolger:in) eine erfahrene Fachkraft über einen definierten Zeitraum und beobachtet deren Arbeitsweise. So werden nicht nur Fakten und Abläufe, sondern auch Erfahrungswissen, Problemlösungsstrategien und informelle Routinen sichtbar und erlernbar.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung

Das Werkzeug wird genutzt zur:

  • Wissenssicherung: bevor Expert:innen das Unternehmen verlassen oder Positionen wechseln.
  • Einarbeitung: von neuen Mitarbeitenden in komplexe Rollen.
  • Entwicklung: von Nachwuchskräften, Talenten oder Projektleitenden.
  • Transparenz: Einblicke in Schnittstellenfunktionen schaffen.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug

Job Shadowing hat seinen Ursprung im Personal- und Talentmanagement. Anders als Praktika oder Training on the Job steht das passive, beobachtende Lernen im Mittelpunkt. Job Shadowing ermöglicht den Teilnehmenden, in die Rolle eines anderen Mitarbeiters einzutauchen und deren Arbeitsweise, Entscheidungsprozesse und Problemlösungsstrategien zu beobachten. Es fördert abteilungsübergreifend Zusammenarbeit und Verständnis für verschiedene Aufgabenprofile.

Job Shadowing ist im Wissensmanagement besonders wertvoll, da es implizites Wissen überträgt – jenes Wissen, das schwer dokumentierbar ist (z. B. situative Entscheidungen, Umgang mit Stakeholdern, Erfahrungstricks).Es ergänzt explizite Dokumentationen (Handbücher, One-Pager, SOPs) und sorgt für einen holistischen Wissenstransfer.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können

  • Mentoring / Coaching: (stärker dialogorientiert)
  • Training on the Job: Wissensträger und Neuling arbeiten gemeinsam an den Aufgaben.
  • Dokumentation / Handbücher: schriftliche Ausarbeitung des Wissens (nur explizites Wissen)
  • Schulungen / Workshops: Gezielte Trainings, die spezifische Fähigkeiten vermitteln.
  • E-Learning / Video-Tutorials: formelles digitales Lernen zu begrenzten Zeiten.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können

  • Wissenslandkarten: zur Identifizierung relevanter Wissensgebiete.
  • One-Pager / Checklisten: zur Strukturierung des Gelernten.
  • Storytelling-Sessions: für Erfahrungsweitergabe.
  • Communities of Practice: zum langfristigen Austausch.
  • Dokumentationssysteme: Zur Aufzeichnung von Beobachtungen und Lernergebnissen.
  • Kommunikationsplattformen: Für den Austausch von Informationen und Erfahrungen (z.B. Slack, Microsoft Teams).

👥 Benötigte Personen

  • Wissensträger:in (Expert:in): zeigt die Arbeit, erklärt Hintergründe.
  • Beobachter:in (Shadow): Neueinsteiger:in, Nachfolger:in oder Lernende:r.
  • Optional: Moderator:in/HR/KM-Verantwortliche: Koordination, Planung, Evaluation.

⏱️ Dauer

  • Kurzzeit-Shadowing: 1–3 Tage (z. B. für spezifische Prozesse).
  • Langzeit-Shadowing: mehrere Wochen (z. B. für komplexe Rollen).
  • Typischer Best-Practice-Rahmen: 5–10 Arbeitstage, verteilt auf mehrere Wochen.

🗂️ Benötigtes Material

  • Arbeitsplatz-Zugang für den/die Shadow (IT-Accounts, Zugangsrechte).
  • Beobachtungsleitfaden oder Checkliste.
  • Schulungsunterlagen: Materialien, die während des Job Shadowing verwendet werden.
  • Dokumentationsmöglichkeit (Notizen, digitales Journal, Wiki).
  • ggf. Feedback-Formulare für Reflexion.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan

Ein Job Shadowing-Prozess gliedert sich in folgende Elemente:

  1. Zielklärung: Welche Aufgaben, welches Wissen, welche Prozesse sollen vermittelt werden?
  2. Planung: Auswahl Wissensträger:in + Shadow, Zeitrahmen, Stationen.
  3. Beobachtung: Shadow begleitet, beobachtet, stellt Fragen.
  4. Reflexion: Nach jeder Einheit kurze Nachbesprechung.
  5. Dokumentation: Shadow fasst Gelerntes zusammen (z. B. One-Pager, Wiki-Eintrag).
  6. Abschluss: Feedback, ggf. Wissenstransfer-Check.

🚀 Inbetriebnahme

  1. Bedarf klären: Wo droht Wissensverlust oder ist Einarbeitung nötig?
  2. Rollen besetzen: Wissensträger:in und Shadow bestimmen.
  3. Programm planen: Ziele, Zeitplan, Schwerpunkte festlegen.
  4. Kick-off-Gespräch: Erwartungen, Abläufe und Verhaltensregeln erklären.
  5. Durchführung starten: Shadow begleitet den Alltag.

⚙️ Bedienung

  1. Aktives Beobachten: Shadow notiert Abläufe, fragt gezielt nach.
  2. Mitmachen: Wo möglich, selbst kleine Aufgaben übernehmen.
  3. Reflektieren: Am Ende des Tages kurze Zusammenfassung und Q&A.
  4. Transfer sichern: Shadow erstellt Dokumentation oder Wissensnotizen.

🔄️ Wartung & Pflege

  • Evaluation nach Abschluss: Hat der Shadow alle Kernkompetenzen verstanden?
  • Feedback-Schleifen: Verbesserung des Prozesses für künftige Shadowings.
  • Wissenssicherung: Ergebnisse dokumentieren und für weitere Lernende bereitstellen.
  • Auffrischung: Bei großen Rollenänderungen oder neuen Tools Wiederholung einplanen.

🌟 Expertentipps

  • Vorlage: Bereite Interviewfragen vor, um gezieltes Wissens zu generieren.
  • Zum Fragen motivieren: Shadow darf nicht nur „stumm zuschauen“, sondern soll aktiv fragen.
  • Mehrere Einheiten: Kleine Etappen (max. 2–3 h Beobachtung) sind effektiver als volle Tage.
  • Transparenz schaffen: auch „Fehler“ oder knifflige Situationen sind wertvoll.
  • Dokumentation: Ergebnisse schriftlich festhalten (z. B. Lessons Learned).
  • Rückfragen: Shadow sollte nach jeder Einheit die Sicht des Wissensträgers paraphrasieren („Habe ich richtig verstanden, dass…?“).
  • Kombination mit anderen Methoden: (z. B. Interviews, Videos, One-Pager) steigert Nachhaltigkeit.

📝 Beispiele

Job Shadowing im Kundenservice:

  • Ziel: Neue Mitarbeiterin lernt den Umgang mit komplexen Kundenanfragen.
  • Ablauf:
    • Tag 1–2: Shadow hört Telefongespräche mit, notiert Prozessschritte.
    • Tag 3–4: Shadow beantwortet erste einfache Anfragen unter Aufsicht.
    • Tag 5: Shadow übernimmt mittlere Komplexität, Expert:in gibt Feedback.
  • Ergebnis: Neue Mitarbeiterin kennt Gesprächsleitfaden, Soft-Skills im Umgang mit schwierigen Kunden und relevante IT-Systeme.
  • Transfer: Shadow erstellt einen One-Pager „Top 5 Tipps im Kundenservice“.

Einführung in den Bereich Qualitätsmanagement:

  • Ziel: Neue Mitarbeitende lernen Abläufe und Standards kennen
  • Host: Leiter/in Qualitätsmanagement
  • Ablauf:
    • 1 Tag Begleitung bei Meetings, Audits, Prüfprozessen & Dokumentation
  • Shadow: Beobachtet, notiert Fragen und Lernpunkte
  • Besonderheit: Nach jedem Schritt kurze Austausch- und Fragerunden
  • Nachbereitung: 30min Feedback, Dokumentation der wichtigsten Erkenntnisse
  • Ergebnis: Shadow versteht Abläufe, kann Aufgaben im QM künftig selbstständig übernehmen.
  • Transfer: konkrete Tipps für das Team werden ins Wiki übernommen
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