Werkzeugbox Wissensmanagement

Kowledge Café

Allgemeine Hinweise:

Ein Knowledge Café ist eine strukturierte Methode des Wissensaustauschs und der Diskussion, die in einem offenen, dialogischen Format durchgeführt wird. Es bietet den Teilnehmenden die Möglichkeit, in informellen, aber fokussierten Gesprächen Wissen zu teilen, zu reflektieren und neue Perspektiven zu gewinnen. Diese Methode fördert die kollaborative Intelligenz und hilft, Wissen aus verschiedenen Perspektiven zu sammeln und zu verbinden.

Knowledge Cafés bieten eine entspannte und kreative Umgebung, in der Menschen in kleinen Gruppen zu bestimmten Themen oder Fragestellungen miteinander diskutieren. Es ist eine Art offenes Forum, bei dem jeder Teilnehmende seine Gedanken, Erfahrungen und Meinungen einbringen kann. Diese Methode eignet sich hervorragend für Themen, die komplex, vage oder auf verschiedene Weise interpretierbar sind, da sie Raum für unterschiedliche Perspektiven und Ideen schafft. Sie können sowohl in physischen Räumen als auch online durchgeführt werden.

Bestimmungsgemäße Verwendung:

  • Förderung des Wissens-, Erfahrungs- und Ressourcenaustauschs: Das Knowledge Café eignet sich hervorragend, um Informationen und Erfahrungen zu einem bestimmten Thema zu teilen und die kollektive Intelligenz der Teilnehmer zu nutzen.
  • Generierung neuer Ideen: Es hilft dabei, innovative Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln, indem es verschiedene Perspektiven und Denkansätze zusammenbringt.
  • Austausch von Ideen und Best Practices: Das Knowledge Café fördert den Austausch von kreativen Ideen und Erfahrungen aus unterschiedlich Bereichen.
  • Stärkung der Zusammenarbeit: Diese Methode stärkt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, Hierarchieebenen oder sogar Organisationen.
  • Reflexion und Analyse: Teilnehmer können ihre Ideen und Erfahrungen mit anderen teilen, um tiefere Einblicke und Verständnis für bestimmte Themen zu entwickeln.

Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Das Konzept des Knowledge Café wurde von David Gurteen entwickelt und basiert auf der Idee, dass der Austausch von Wissen in kleinen, informellen Gruppen mehr Erkenntnis und Innovation fördert als in großen, formellen Sitzungen. Es ist eine Weiterentwicklung des World Cafés. Während einer Knowledge Café-Sitzung wechseln die Teilnehmer regelmäßig die Gruppen, um mit verschiedenen Personen zu sprechen und neue Perspektiven zu gewinnen. Diese Methode fördert nicht nur den Wissensaustausch, sondern auch die Zusammenarbeit und das kreative Denken.

Im Wesentlichen wird das Café als eine Art „fließender Dialog“ genutzt, bei dem das Wissen in einer offenen, gleichwertigen und respektvollen Art und Weise geteilt wird. Es ist eine Mischung aus einer persönlichen Diskussion und einer strukturierten Zusammenarbeit.

Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • World Café: Ähnlich wie das Knowledge Café, jedoch meist mit einer größeren Teilnehmerzahl und längeren Sitzungen. Es basiert auf einer ähnlichen Philosophie, aber mit mehr formalen Elementen.
  • Brainstorming: Eine Möglichkeit, um Ideen zu generieren, jedoch weniger strukturiert und mit weniger Fokus auf den Wissensaustausch.
  • Fishbowl-Diskussionen: Eine Methode, bei der ein kleiner Kreis von Teilnehmern diskutiert, während die restlichen Personen zuhören und später in die Diskussion einbezogen werden können.
  • Open Space Technology: Eine Methode für die offene und flexible Diskussion von Themen, aber ohne die informelle Atmosphäre des Knowledge Cafés.

Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Digitale Whiteboards: Tools wie Miro oder MURAL können verwendet werden, um Ideen zu visualisieren und zu organisieren, besonders in Online-Kaffee-Sitzungen.
  • Virtuelle Konferenztools: Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams können für virtuelle Knowledge Cafés verwendet werden, um Diskussionen in Breakout-Räumen zu ermöglichen.
  • Digitale Notizbücher und Wissensdatenken: Tools wie MS OneNote, Notion, Google Docs oder Confluence zur Dokumentation und Nachverfolgung der Diskussionen und Ideen.
  • Moderationskarten und Notizen: Für das Sammeln und Strukturieren von Ideen und Kommentaren, besonders in einem physischen Setting.

Benötigte Personen:

  • Moderation: Personen, die das Knowledge Café leiten, die Diskussion anregen und sicherstellt, dass alle Teilnehmende die Gelegenheit haben, sich zu äußern. Die Moderion sorgt für eine produktive und respektvolle Diskussion.
  • Teilnehmende: Eine Gruppe von 10 bis 30 Personen, die bereit sind, ihr Wissen zu teilen und aktiv an den Gesprächen teilzunehmen.
  • Protokollanten: Personen, die die wesentlichen Ideen und Ergebnisse der Diskussionen dokumentieren, um diese später auswerten zu können.
  • Event-Manager (optional): Verantwortlich für die Organisation der Veranstaltung, besonders bei größeren physischen oder hybriden Cafés.

Dauer:

  • Vorbereitung: 1-2 Stunden für die Organisation und Einladung der Teilnehmende.
  • Durchführung des Knowledge Cafés: In der Regel dauert eine Sitzung zwischen 1,5 und 3 Stunden. Es können mehrere Runden durchgeführt werden, je nach Anzahl der Themen oder Tiefe der Diskussionen.
  • Nachbereitung: 1-2 Stunden für die Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse, falls diese zur späteren Nutzung aufbereitet werden sollen.

Benötigtes Material:

  • Für physische Knowledge Cafés:
    • Bequeme Sitzgelegenheiten in kleinen Gruppen.
    • Tische oder Flipcharts für Notizen.
    • Moderationskarten, Stifte und Marker.
    • ggf. Getränke und Snacks, um eine Café-Atmosphäre zu schaffen.
  • Für virtuelle Knowledge Cafés:
    • Ein Online-Meeting-Tool (z.B. Zoom, MS Teams).
    • Digitale Tools für die gemeinsame Dokumentation und Visualisierung (z.B. Google Docs, Miro).
    • Mikrofone und Webcams für eine gute Interaktivität.

Gerätebeschreibung / Bauplan:

  1. Physischer Raum: Ein gut beleuchteter Raum mit ausreichend Platz für kleine Gruppen (4-6 Personen pro Tisch), die in einem Kreis oder an Tischen zusammenarbeiten.
  2. Technische Ausstattung: Ein Computer oder Tablet mit einer stabilen Internetverbindung, um virtuelle Sitzungen zu moderieren und zu dokumentieren.
  3. Plattformen und Tools: Ein gutes Meeting-Tool (Zoom, Microsoft Teams) für virtuelle Veranstaltungen. Eine digitale Whiteboard-Plattform (Miro, MURAL) oder Dokumentationssoftware (Google Docs, MS OneNote, Notion) zur Unterstützung der Wissenssammlung und Visualisierung.

Inbetriebnahme:

  1. Festlegung des Themas: Definieren Sie klare Ziele und den Zweck des Treffens
  2. Teilnehmende einladen: Wählen Sie eine Gruppe von Teilnehmenden aus, die Wissen und Erfahrung zu einem bestimmten Thema mitbringen.
  3. Moderationsplan erstellen: Die Moderation sollte einen Ablaufplan erstellen, der die Struktur des Knowledge Cafés abbildet (z.B. Themen, Runden, Zeitrahmen).
  4. Raum/Plattform vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass der Raum oder die digitale Plattform für eine entspannte und kollaborative Atmosphäre sorgt.
  5. Regeln und Erwartungen festlegen: Die Moderation sollte zu Beginn die Grundregeln erläutern (z.B. respektvoller Dialog, aktives Zuhören, Teilnahme von jedem).

Bedienung:

  1. Einführung: Die Moderation stellt das Thema vor und erklärt den Ablauf des Knowledge Cafés.
  2. Diskussionsrunden: In kleinen Gruppen diskutieren die Teilnehmenden in mehreren Runden ein Thema. Nach jeder Runde wechseln die Teilnehmenden die Gruppen, um neue Perspektiven zu hören, wobei ein Moderation am Tisch bleibt.
  3. Dokumentation: Während der Diskussionen sollten Protokollanten wesentliche Ideen und Ergebnisse festhalten.
  4. Zusammenfassung: Am Ende des Cafés fasst die Moderation die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und stellt sicher, dass die Ergebnisse dokumentiert werden.

Wartung & Pflege:

  • Dokumentation und Auswertung: Nach dem Knowledge Café sollten die Ergebnisse zusammengefasst und den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Dies kann durch Protokolle, Präsentationen oder Zusammenfassungen erfolgen.
  • Feedback sammeln: Holen Sie sich nach der Veranstaltung Feedback von den Teilnehmenden, um zukünftige Cafés zu verbessern.
  • Regelmäßige Durchführung: Für eine nachhaltige Wissensentwicklung kann es hilfreich sein, regelmäßige Knowledge Cafés zu veranstalten, um die Diskussion zu fördern und kontinuierlich Wissen zu generieren.

Expertentipps:

  • Verschiedene Perspektiven einbringen: Laden Sie eine vielfältige Gruppe von Teilnehmenden ein, um unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen zu integrieren.
  • Zur aktiven Teilnahme ermutigen: Ermutigen Sie alle Teilnehmenden zur aktiven Beteiligung.
  • Zeitmanagement beachten: Achten Sie darauf, dass die Diskussionen in den Runden nicht zu lang oder zu kurz sind – die Moderation sollte die Zeit im Blick behalten.
  • Visualisierung nutzen: Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel (z.B. Whiteboards, Mindmaps, Post-its), um Ideen zu strukturieren und die Diskussion greifbarer zu machen.
  • Flexibilität bewahren: Seien Sie offen für spontane Diskussionen und Ideen, die während des Cafés aufkommen, auch wenn sie nicht direkt mit den ursprünglichen Themen zu tun haben.
  • Regelmäßige Nachbereitung: Halten Sie die Ergebnisse des Knowledge Cafés zugänglich und verfolgen Sie, wie diese in der Praxis umgesetzt werden.

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