Werkzeugbox Wissensmanagement

Open Space Technology

Allgemeine Hinweise:

Open Space Technology (OST) oder Open Space ist eine partizipative Methode, die auf die Selbstorganisation und die kreative Problemlösung von Gruppen setzt. Diese Methode für Großgruppenmoderationen wird häufig eingesetzt, um den Austausch von Wissen zu fördern und neue Ideen zu entwickeln. OST ist besonders dann sinnvoll, wenn ein komplexes oder offenes Thema bearbeitet werden soll, das eine breite Beteiligung und eine Vielzahl an Perspektiven erfordert. Bei Open Spaces bestimmen die Teilnehmenden selbst die Themen, die sie in kleineren Gruppen diskutieren möchten, wodurch ein hoher Grad an Engagement und Kreativität erreicht wird.

Bestimmungsgemäße Verwendung:

Open Spaces werden genutzt, um kollektives Wissen zu generieren, neue Ideen zu entwickeln und Lösungen für Herausforderungen zu finden. Besonders geeignet ist OST für Themen, bei denen keine klaren, vorgegebenen Lösungen existieren und die Expertise und Erfahrungen der Teilnehmenden entscheidend sind. Es ist eine sehr flexible Methode, die bei großen Gruppen (von 10 bis 1000 Teilnehmern) zum Einsatz kommen kann und einen kreativen Raum für den Austausch von Wissen und Erfahrungen bietet.

Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Open Space Technology wurde von Harrison Owen in den 1980er Jahren entwickelt und basiert auf dem Prinzip, dass Menschen am produktivsten sind, wenn sie sich mit Themen beschäftigen, die sie wirklich interessieren. In einem „Open Space“-Format gibt es keine festen Tagesordnungen oder Strukturen; vielmehr wird die Tagesordnung von den Teilnehmenden selbst bestimmt. Es ist ein selbstorganisierter Prozess, bei dem Themen in Form von „Themenangeboten“ aufgestellt werden. Teilnehmende können entscheiden, zu welchem Thema sie sich einbringen möchten. Dies fördert die Kreativität und sorgt dafür, dass das Wissen, das wirklich relevant ist, hervorgebracht wird. OST folgt dem Prinzip der Selbstorganisation und dem „Gesetz der zwei Füße“.

Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • World Café: Eine Methode, bei der in kleinen, sich ständig wechselnden Gruppen über ein zentrales Thema diskutiert wird. Im Gegensatz zu OST sind die Themen hier vorgegeben.
  • Barcamp: eine Unkonferenz, die aber eine offenere Struktur hat und von den Themen her breiter aufgestellt ist als OST.
  • Fishbowl: Eine Moderationsmethode, bei der eine kleine Gruppe im Zentrum der Diskussion sitzt und die übrigen Teilnehmer zuhören und später in die Diskussion einbezogen werden.
  • Zukunftswerkstätten: Ein kreativer Workshop, der ebenfalls auf die Lösung von Zukunftsfragen fokussiert ist und die Teilnehmer in einem offenen Rahmen aktiv einbindet.

Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • DigitaleWhiteboards (z.B. Miro, Mural): Diese Tools können beim virtuellen Open Space eingesetzt werden, um die Themen zu visualisieren und in einem digitalen Raum zu organisieren.
  • Wissensdatenbanken (z.B. Confluence, MS SharePoint): Nach einem OST-Event können die erarbeiteten Themen und Lösungen in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, um das gesammelte Wissen für alle zugänglich zu machen.
  • Mind Mapping Tools: Zur Visualisierung von Ideen und Lösungen, die während des Open Space-Events entstehen.
  • Dokumentationstools: Werkzeuge wie MS OneNote, Notion oder Google Docs, um die Ergebnisse der Sessions in Echtzeit zu dokumentieren und zu teilen.

Benötigte Personen:

  • Moderation / Facilitatoren: Personen, die das Open Space Event vorbereiten und die Teilnehmenden bei der Strukturierung und Moderation der Diskussionen unterstützen, ohne direkt in den Inhalt einzugreifen.
  • Teilnehmende: Eine heterogene Gruppe von Menschen, die bereit sind, ihr Wissen zu teilen und in selbstorganisierten Gruppen zu arbeiten.
  • Protokollanten: Menschen, die die wichtigsten Ergebnisse der Diskussionen dokumentieren, damit diese später ausgewertet und geteilt werden können.

Dauer:

Die Dauer eines Open Space Events variiert je nach Umfang und Zielsetzung. Es kann zwischen einem halben Tag und mehreren Tagen dauern. Ein typisches Open Space Event dauert jedoch in der Regel zwischen 4 und 6 Stunden und besteht aus mehreren Phasen, in denen die Teilnehmer in verschiedenen Runden an den Themen arbeiten.

Benötigtes Material:

  • Große, freie Räume: Genügend Platz für die Teilnehmenden, um sich zu versammeln und in verschiedenen Gruppen zu arbeiten.
  • Flipcharts oder große Papierbögen: Zum Aufzeichnen von Themen und Diskussionsergebnissen.
  • Karten oder Haftnotizen: Für die Themenangebote und zur Dokumentation der gesammelten Ideen.
  • Marker und Stifte: Um Notizen zu machen und Beiträge zu visualisieren.
  • Moderationsmaterial: Moderationskarten oder -tafeln zur Organisation der Themen und zur Darstellung des Zeitplans.
  • Digitale Tools (optional): Bei virtuellen oder hybriden Formaten sind digitale Plattformen wie Zoom, Miro oder Microsoft Teams erforderlich.

Gerätebeschreibung / Bauplan:

  1. Raumaufteilung: Der Raum sollte so gestaltet sein, dass er eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit fördert. Ein zentraler Bereich für die Eröffnung und die Abschlussergebnisse ist ebenso wichtig wie kleinere Gruppenräume für die Diskussionen.
  2. Themenwand: Eine Wand oder ein Bereich, an dem alle Themenangebote sichtbar sind. Dies kann physisch (mit Karten oder Tafeln) oder digital (mit Tools wie Miro) erfolgen.
  3. Gruppenräume: Jede Gruppe sollte die Möglichkeit haben, ungestört zu arbeiten. Dies kann durch Tische und Stühle oder durch virtuelle Breakout-Räume erfolgen.
  4. Zeitzonen und Agenda: Es sollte klar sein, wie viel Zeit jeder Gruppe zur Verfügung steht und wie die Ergebnisse zusammengetragen werden.

Inbetriebnahme:

  1. Vorbereitung: Wählen Sie das Thema aus, das durch Open Space bearbeitet werden soll. Stellen Sie sicher, dass genügend Raum und Materialien für alle Teilnehmende vorhanden sind.
  2. Einladung: Laden Sie eine vielfältige Gruppe von Teilnehmenden ein, die bereit sind, aktiv zu diskutieren und Ideen zu teilen.
  3. Vorbereitung Raum: Bereiten Sie den Raum vor, inkl. einer „Agenda-Wand“.
  4. Vorbereitung Moderation: Briefen Sie die Moderation über Ziele und Erwartungen.

Bedienung:

  1. Eröffung: Zu Beginn des Events erklärt die Moderation die Grundprinzipien von Open Space (Themenangebote durch Teilnehmende, selbstorganisierte Gruppenarbeit, keine festen Agenden).
  2. Themenfindung: Teilnehmende schlagen Themen vor, die sie interessieren, und notieren sie auf Karten oder Haftnotizen. Diese Themen werden dann auf eine zentrale Wand oder Tafel gestellt, um sie für alle sichtbar zu machen.
  3. Selbstorganisierte Gruppen: Teilnehmende wählen die Themen, an denen sie interessiert sind, und gruppieren sich entsprechend. Jede Gruppe bestimmt selbst, wie sie die Diskussion führen möchte.
  4. Diskussion und Wissensaustausch: Die Gruppen diskutieren das Thema und sammeln Ideen, Lösungen und Erkenntnisse. Ein Protokollant kann Ergebnisse und wichtige Punkte festhalten.
  5. Rundenwechsel: Nach jeder Runde wechseln die Teilnehmenden die Gruppen, sodass verschiedene Perspektiven zu den Themen zusammengeführt werden können.
  6. Abschluss: Am Ende des Events werden die Ergebnisse und wichtigsten Erkenntnisse allen Teilnehmern vorgestellt und gemeinsam reflektiert.

Wartung & Pflege:

  • Dokumentation: Alle erarbeiteten Ergebnisse sollten zusammengefasst und dokumentiert werden. Dies kann in Form von Protokollen, digitalen Dokumenten oder Zusammenfassungen geschehen.
  • Nachbereitung: Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse in die Wissensmanagement-Datenbank oder ein anderes System zur Wissensspeicherung integriert werden.
  • Feedback einholen: Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmenden, um das Open Space Event für zukünftige Anwendungen zu verbessern.

Expertentipps:

  • Flexibilität bewahren: Seien Sie bereit, die Struktur und den Ablauf anzupassen, um den Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht zu werden.
  • Offene Kommunikation: Fördern Sie eine offene und respektvolle Atmosphäre, in der alle Teilnehmer ihre Ideen und Gedanken ohne Angst vor Urteilen teilen können.
  • Beteiligung fördern: Ermutigen Sie zur aktiven Teilnahme, aber respektieren Sie das „Gesetz der zwei Füße“.
  • Energie hochhalten: Achten Sie darauf, dass die Diskussionen lebendig und produktiv bleiben. Pausen sind wichtig, um die Energie der Teilnehmer zu erhalten.
  • Zielorientierung: Stellen Sie sicher, dass die Themen klar und relevant sind, damit die Diskussionen zu konkreten Ergebnissen führen.
,