Werkzeugbox Wissensmanagement

Planspiel

📌 Allgemeine Hinweise:

Ein Planspiel ist eine interaktive und praxisorientierte Methode, die häufig verwendet wird, um komplexe Themen, Prozesse oder Herausforderungen zu simulieren. Es ermöglicht den Teilnehmenden, verschiedene Szenarien durchzuspielen und Entscheidungen zu treffen, die direkte Auswirkungen auf den Verlauf der Simulation haben. Dabei wird sowohl individuelles als auch kollektives Wissen gefördert, und die Teilnehmer können ihre Entscheidungen und Handlungen reflektieren und daraus lernen.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

Ein Planspiel wird eingesetzt, um in einer simulierten, kontrollierten Umgebung komplexe Entscheidungen zu treffen und deren Auswirkungen auf die Organisation oder ein Projekt zu beobachten. Im Wissensmanagement wird es verwendet, um zu testen, wie Wissen effektiv geteilt und angewendet werden kann, um Lösungen für spezifische Probleme oder Herausforderungen zu entwickeln. Das Planspiel hilft dabei, Wissen praktisch zu erproben, Kooperation und Kommunikation zu fördern und das Verständnis für komplexe Prozesse zu vertiefen.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Planspiele haben ihren Ursprung in militärischen und wirtschaftlichen Bereichen, wurden aber später auch in Bildungseinrichtungen und Unternehmen zur Simulation von realen Situationen genutzt. Die zentrale Idee ist, dass Teilnehmende in einem nachgestellten Szenario agieren, bei dem sie Entscheidungen treffen müssen, die Konsequenzen nach sich ziehen.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Rollenspiele: Diese Methode ist ähnlich wie ein Planspiel, jedoch weniger strukturiert und ohne die komplexen Spielmechanismen eines Planspiels. Es eignet sich für kleinere, eher kommunikationsorientierte Szenarien.
  • Business Simulationen: Diese sind strukturierter und fokussierter auf Geschäftszusammenhänge. Sie bieten eine detaillierte Simulation von Geschäftsprozessen und können auf Wissensmanagement-Strategien ausgelegt sein.
  • Case Study Analysen: Anhand von realen oder hypothetischen Fallstudien werden Lösungen und Handlungsempfehlungen erarbeitet, was eine fokussierte Untersuchung von Wissensmanagement-Prozessen ermöglicht.
  • Business Escape Game: Eine Gamification-Methode, bei der durch Lösen von Aufgaben in einem Spielszenario, berufliches Wissen vermittelt wird.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Mind Mapping Tools: Diese können helfen, die Entscheidungsfindung und Wissensflüsse während eines Planspiels visuell darzustellen und die Teilnehmer bei der Analyse von Szenarien zu unterstützen.
  • Kollaborationsplattformen (z. B. Microsoft Teams, Slack): Diese Tools fördern die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch während eines Planspiels, vor allem, wenn es sich um eine virtuelle Simulation handelt.
  • Wissensdatenbanken und -plattformen (z. B. Confluence, MS SharePoint): Nach einem Planspiel können die gewonnenen Erkenntnisse und Lösungen dokumentiert und für zukünftige Anwendungen in Wissensmanagementsystemen gespeichert werden.
  • Prozessmodellierungssoftware: Diese kann verwendet werden, um die Auswirkungen der im Planspiel getroffenen Entscheidungen auf Geschäftsprozesse zu simulieren und darzustellen.

👥 Benötigte Personen:

  • Moderation: Eine Person, die verantwortlich für die Planung und Leitung des Planspiels, die Steuerung des Spielablaufs und die Unterstützung der Teilnehmenden ist.
  • Teilnehmende: Eine Gruppe von Personen, die mit unterschiedlichen Fachkenntnissen und Perspektiven das Planspiel durchlaufen. Diese Personen nehmen die verschiedenen Rollen im Szenario ein und treffen Entscheidungen, die die Simulation beeinflussen.
  • Beobachtende oder Evaluatoren (optional): Sie analysieren das Verhalten und die Entscheidungen der Teilnehmer, um daraus Schlüsse über die Wissensprozesse und -dynamiken zu ziehen.

⏱️ Dauer:

Die Dauer eines Planspiels variiert je nach Komplexität und Umfang des Szenarios. Ein einfaches Planspiel kann in 2 bis 4 Stunden durchgeführt werden, während komplexere Simulationen 1 bis 2 Tage in Anspruch nehmen können. Die Dauer kann auch durch die Anzahl der Szenariendurchläufe und die Tiefe der Reflexion nach der Simulation beeinflusst werden.

🗂️ Benötigtes Material:

  • Raum: Ein Raum mit genügend Platz für alle Teilnehmenden, um in Gruppen zu arbeiten und sich bei der Diskussion auszutauschen.
  • Moderationsmaterial: Flipcharts, Whiteboards, Marker, Haftnotizen oder digitale Tools, um Informationen und Ergebnisse visuell festzuhalten.
  • Computerausstattung: Bei einem digitalen oder hybriden Planspiel sind Computer, Laptops oder Tablets notwendig, um das Spiel zu simulieren und die Kommunikation zu erleichtern.
  • Szenario-Materialien: Beschreibungen der Spielwelt, der Rollen und der möglichen Entscheidungen. Diese Materialien können in Form von Handouts oder digitalen Dokumenten bereitgestellt werden.
  • Zeiterfassung: Um den Ablauf des Planspiels zu steuern, können Timer und Zeitmanagement-Tools nützlich sein.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

Das Planspiel besteht aus folgenden Komponenten:

  1. Szenario: Eine realitätsnahe Ausgangssituation wird definiert.
  2. Rollen: Jeder Teilnehmende erhält eine spezifische Rolle mit Aufgaben und Zielen.
  3. Spielregeln: Klare Vorgaben für Entscheidungen und Interaktionen.
  4. Simulationsmodell: Ein Modell zur Darstellung der Auswirkungen von Entscheidungen.

🚀 Inbetriebnahme:

  1. Vorbereitung des Szenarios: Erstelle ein detailliertes Szenario, das die relevanten Wissensmanagement-Themen und Herausforderungen widerspiegelt. Definiere klare Ziele und Rollen für die Teilnehmenden.
  2. Einrichtung des Spiels: Organisiere die Räumlichkeiten und stelle sicher, dass alle benötigten Materialien und Technologien bereitstehen.
  3. Briefing der Teilnehmenden: Gebe den Teilnehmenden eine Einführung in das Szenario, die Regeln des Planspiels und die Ziele. Erklären, wie sie ihre Entscheidungen treffen können und welche Rollen sie einnehmen werden.
  4. Start des Planspiels: Beginne das Spiel, indem die Teilnehmenden in ihre Rollen schlüpfen und das Szenario durchspielen.

⚙️ Bedienung:

  1. Simulation starten: Die Teilnehmenden beginnen mit der Bearbeitung von Aufgaben, treffen Entscheidungen und arbeiten gemeinsam an Lösungen. Die Moderation sorgt dafür, dass der Spielablauf eingehalten wird und greift bei Bedarf ein, um den Verlauf zu steuern.
  2. Interaktion fördern: Stelle sicher, dass die Teilnehmenden ihre Entscheidungen untereinander kommunizieren und auf das Wissen der anderen zugreifen. Dadurch wird der Wissensaustausch während des Spiels gefördert.
  3. Reflexion und Diskussion: Nach jeder Phase des Planspiels oder am Ende des Spiels sollte eine Reflexionsrunde stattfinden, in der die Teilnehmenden ihre Entscheidungen und das Ergebnis gemeinsam analysieren. Was wurde gelernt? Welche Wissensprozesse sind gut gelaufen, welche weniger?
  4. Dokumentation: Achte darauf, dass während des Spiels oder nach der Simulation die wichtigsten Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen dokumentiert werden.

🔄️ Wartung & Pflege:

  • Ergebnisse auswerten: Die Ergebnisse aus dem Planspiel sollten regelmäßig überprüft und in die Wissensmanagementsysteme integriert werden. Dies fördert die Nutzung des gesammelten Wissens in der Organisation.
  • Feedback einholen: Sammele Feedback von den Teilnehmenden, um das Planspiel in zukünftigen Durchläufen zu verbessern und die Methode zu verfeinern.
  • Wiederholung des Planspiels: Führe regelmäßig Planspiele durch, um die gesammelten Erkenntnisse anzuwenden und zu testen, wie sich die Wissensprozesse entwickeln.

🌟 Expertentipps:

  • Realistische Szenarien: Achte darauf, dass das Szenario realistisch und relevant für die Teilnehmenden ist, damit das Planspiel ein authentisches Erlebnis bietet und das Wissen in realen Kontexten angewendet werden kann.
  • Aktive Teilnahme: Fördere die aktive Teilnahme aller Teilnehmenden und achte darauf, dass alle Rollen in das Spiel eingebunden sind. Dies erhöht die Effektivität des Lernprozesses.
  • Dynamische Entscheidungen: Gebe den Teilnehmenden die Freiheit, Entscheidungen zu treffen, die tatsächlich Auswirkungen auf das Spiel haben, um den Lerneffekt zu maximieren.
  • Verschiedene Schwierigkeitsstufen: Variiere Schwierigkeitsgrade, um sowohl Anfänger als auch Experten anzusprechen.
  • Nachbereitung: Die Reflexion nach dem Spiel ist genauso wichtig wie das Spielen selbst. Diese Phase sollte strukturiert und zielgerichtet erfolgen, um das volle Potenzial des Planspiels auszuschöpfen.

📝 Beispiel: Planspiel „Wissensmanagement im Unternehmen“:

Einführung

Das Unternehmen InnoTech GmbH steht vor der Herausforderung, sein internes Wissen besser zu managen. In den letzten Jahren haben sich wichtige Informationen stark auf einzelne Personen und Abteilungen konzentriert. Dadurch kommt es zu:

  • Wissensverlust, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen,
  • Doppelarbeit, weil Informationen nicht geteilt werden,
  • langsamen Innovationsprozessen, da Ideen nicht abteilungsübergreifend diskutiert werden.

Die Geschäftsführung hat daher beschlossen, eine Wissensmanagement-Strategie einzuführen.
Im Planspiel sollen die Teilnehmenden in verschiedenen Rollen erleben, wie Wissen identifiziert, verteilt, genutzt und bewahrt werden kann – und welche Konflikte dabei auftreten.

Aufgabenstellung

Die Teilnehmenden sollen gemeinsam eine funktionierende Wissensmanagement-Strategie entwickeln.
Sie müssen dabei folgende Ziele berücksichtigen:

  1. Wissen identifizieren: Welche Kernkompetenzen und kritischen Wissensbereiche sind im Unternehmen vorhanden?
  2. Wissen speichern & dokumentieren: Wo und wie sollen Informationen abgelegt werden?
  3. Wissen verteilen: Wie erreichen Informationen die richtigen Personen?
  4. Wissen nutzen: Wie wird das Wissen in Projekten und Entscheidungen angewendet?
  5. Wissen bewahren: Welche Maßnahmen verhindern Wissensverlust?

Rollen im Planspiel

  • Geschäftsführung: Erwartet messbare Verbesserungen und Kostenkontrolle.
  • IT-Leitung: Verantwortlich für Systeme und Datenbanken, betont technische Machbarkeit.
  • HR-Manager: Legt Fokus auf Weiterbildung, Schulungen und Unternehmenskultur.
  • Fachabteilungsleiter*innen: Wollen praxisnahe Lösungen, die im Alltag funktionieren.
  • Mitarbeitervertretung (optional): Achten auf Akzeptanz, Arbeitsbelastung und Datenschutz.

Ablauf

Phase 1: Einführung (ca. 30 Min.)

  • Spielleitung erklärt das Szenario, die Ausgangsprobleme und die Rollen.
  • Teilnehmende übernehmen ihre Rollen und erhalten Hintergrundinformationen.

Phase 2: Analyse (ca. 45 Min.)

  • Jede Rolle analysiert das aktuelle Problem aus ihrer Sicht.
  • In Kleingruppen wird diskutiert: Wo bestehen die größten Wissenslücken?

Phase 3: Strategieentwicklung (ca. 60 Min.)

  • Die Gruppen erarbeiten Vorschläge für eine Wissensmanagement-Strategie.
  • Typische Maßnahmen: Einführung eines zentralen Intranets, Schulungsprogramme, Wissensdatenbanken, Mentoring-Systeme.

Phase 4: Entscheidung (ca. 45 Min.)

  • Die Geschäftsführung (gespielt von Teilnehmenden) entscheidet nach Präsentation der Vorschläge.
  • Folgen (Kosten, Nutzen, Mitarbeiterakzeptanz) werden simuliert oder durch die Spielleitung beschrieben.

Phase 5: Auswertung (ca. 45 Min.)

  • Gemeinsame Reflexion: Welche Lösungen waren erfolgreich?
  • Welche Widerstände oder Konflikte traten auf?
  • Was bedeutet das für die reale Organisation?

Phase 6: Transfer (ca. 30 Min.)

  • Ableitung von konkreten Handlungsempfehlungen.
  • Diskussion, wie Erkenntnisse in der Praxis umgesetzt werden können.

Material

  • Rollenkarten mit Hintergrundinfos und Zielen
  • Flipcharts/Whiteboards oder digitale Kollaborationstools
  • Bewertungsbögen für Ergebnisse
  • Simulationsdaten (z. B. Kosten-Nutzen-Szenarien)

Ziel des Planspiels

  • Verständnis für die Komplexität des Wissensmanagements entwickeln.
  • Erkennen, dass unterschiedliche Interessen (IT, HR, Management, Fachbereiche) berücksichtigt werden müssen.
  • Gemeinsame Strategien entwickeln, die technische, organisatorische und kulturelle Aspekte verbinden.

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