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Taxonomie

📌 Allgemeine Hinweise:

Eine Taxonomie ist ein Ordnungssystem, das Wissen in hierarchischen Kategorien organisiert. Sie erleichtert den Zugang zu Informationen und sorgt für ein gemeinsames Verständnis von Begriffen im Unternehmen. Taxonomien werden besonders dort eingesetzt, wo große Mengen an Daten, Dokumenten oder Wissen strukturiert verwaltet werden müssen.
Eine Taxonomie ist ein dynamisches Werkzeug. Sie muss mit der Organisation „mitwachsen“ und regelmäßig angepasst werden.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

Taxonomien werden verwendet, um:

  • Wissen, Dokumenten und Datenbeständen zu klassifizieren.
  • Suchbarkeit zu verbessern (Stichwort: Facettensuche).
  • die Navigation in Wissensportalen oder Datenbanken über eine strukturierte Baumlogik zu ermöglichen.
  • Einheitliche Terminologie im Unternehmen zu schaffen.
  • als Grundlage für weiterführende Modelle wie Ontologien oder Wissensgraphen zu dienen.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Der Begriff „Taxonomie“ stammt ursprünglich aus der Biologie (Carl von Linné: Ordnung der Lebewesen). Er bezeichnet allgemein ein System der hierarchischen Einteilung – beispielsweise von Arten, Begriffen oder Dokumenten – meist in Form einer Baumstruktur. In Organisationen wird sie modular entwickelt und kann als einheitliche Grundlage für Ablagestrukturen, Indizes oder Suchsysteme dienen. Taxonomien helfen dabei, Informationen zu klassifizieren und zu standardisieren, was besonders in großen Organisationen von Bedeutung ist, um Redundanzen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Im Wissensmanagement bezeichnet eine Taxonomie ein logisches Ordnungssystem, das Begriffe in eine hierarchische Struktur bringt – von allgemeinen Begriffen (Oberkategorien) zu speziellen (Unterkategorien).

  • Beispiel:
    • „Fahrzeug“ (Oberkategorie)
      • „Auto“ (Unterkategorie)
        • „Elektroauto“ (noch spezifischer)

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Folksonomie (z. B. Social Tagging in Intranets): flexibel, aber weniger konsistent
  • Thesaurus (z. B. EuroVoc in der EU): mehrsprachige Synonyme, aber weniger strikt
  • Ontologie (z. B. für KI-Anwendungen): mächtiger, aber komplexer in Aufbau & Pflege
  • Einfache Ordnerstrukturen (z. B. Dateisystem): intuitiv, aber schnell unübersichtlich

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Metadatenmanagement-Systeme: Taxonomie als Basis für Schlagworte
  • Content-Management-Systeme (CMS): für Navigation & Klassifikation
  • Wissensgraphen: Erweiterung von Taxonomie-Beziehungen in Netzwerke
  • Kollaborationstools: (z. B. MS SharePoint, Confluence): Einbindung in Arbeitsalltag

👥 Benötigte Personen:

  • Informationsarchitekten / Wissensmanager: für den Entwurf und die Governance
  • Domänenexperten: liefern Fachwissen zur inhaltlichen Struktur
  • IT-Spezialisten: Integration in Systeme und Suchtechnologien
  • Endnutzende – Feedback geben, ob die Struktur praxistauglich ist

⏱️ Dauer:

  • Erstanalyse & Entwurf: 2–6 Wochen (je nach Komplexität)
  • Implementierung im System: 1–3 Monate
  • Nutzung: kontinuierlich im Alltag
  • Pflege: fortlaufend, mindestens halbjährlich prüfen

🗂️ Benötigtes Material:

  • Taxonomie-Software oder CMS mit Taxonomie-Modul (z. B. SharePoint, PoolParty, TopBraid)
  • Diagramm- und Modellierungssoftware (z. B. Visio, Lucidchart, MindManager)
  • Unternehmensdokumente und Daten als Ausgangsbasis
  • Richtlinien/Glossare zur Begriffsdefinition

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

Eine Taxonomie besteht aus:

  1. Wurzel (z. B. „Unternehmenswissen“)
  2. Hauptkategorien (z. B. „Produkte“, „Kunden“, „Prozesse“, „Mitarbeitende“)
  3. Unterkategorien (z. B. „Produkte → Hardware → Laptops“)
  4. Blätter/Endknoten (konkrete Begriffe ohne weitere Unterteilung)
  5. Synonyme/Verweise (z. B. „Notebook“ = „Laptop“)

Die Form ist baumartig: vom Allgemeinen zum Speziellen.

🚀 Inbetriebnahme:

  1. Analyse: Welche Informationsbereiche gibt es?
  2. Entwurf: Definition der Kategorien (Top-Down oder Bottom-Up)
  3. Validierung: Abgleich mit Fachbereichen
  4. Implementierung: Aufbau der Taxonomie im System (z. B. CMS)
  5. Pilotphase: Test mit ausgewählten Nutzer:innen
  6. Rollout: Unternehmensweite Einführung
  7. Reflexion: Feedback sammeln und kontinuierlich verbessern

⚙️ Bedienung:

  1. Verknüpfung: Inhalte werden beim Erfassen / Upload mit passenden Kategorien verknüpft
  2. Filtern: Nutzende können Informationen über Browsen (Baumstruktur) oder Suche mit Filter finden
  3. Bei Bedarf: Mehrfachzuordnung (z. B. ein Dokument gleichzeitig unter „Kunde“ und „Produkt“)

🔄️ Wartung & Pflege:

  • Regelmäßige Aktualisierung: Neue Themen oder Produkte einpflegen.
  • Bereinigung: Veraltete Begriffe oder Dubletten entfernen.
  • Qualitätskontrolle: Prüfen, ob Kategorien logisch und verständlich sind.
  • Nutzerfeedback einholen: Praktische Anwendbarkeit sichern.

🌟 Expertentipps:

  • Beginne einfach: zu komplexe Taxonomien überfordern Nutzende.
  • Übersichtlich bleiben: Nutze maximal 5–7 Hauptkategorien, um Übersichtlichkeit zu sichern.
  • Eindeutigkeit: Stelle sicher, dass Kategorien eindeutig sind (keine Überschneidungen).
  • Synonyme hinzufügen: Ergänze Synonyme, damit Suchende unabhängig von ihrer Wortwahl fündig werden.

📝 Beispiel:

Unternehmensinterne Wissensdatenbank

  • Wurzel: „Wissensdatenbank“
  • Hauptkategorien:
    • Produkte → Hardware, Software, Dienstleistungen
    • Kunden → Privatkunden, Geschäftskunden, Behörden
    • Prozesse → Vertrieb, Entwicklung, Support
    • Richtlinien → Compliance, IT-Sicherheit, Personalrichtlinien
  • Unterkategorie: „Produkte → Software → Sicherheitslösungen“
  • Nutzen:
    • Mitarbeitende finden schneller Dokumente zu Prozessen oder Kunden
    • Doppelte Ablagen werden reduziert
    • Einheitliche Sprache im Unternehmen entsteht