Werkzeugbox Wissensmanagement

Wiki

📌 Allgemeine Hinweise:

Ein Wiki ist ein kollaboratives Werkzeug, das es ermöglicht, Wissen zentral und strukturiert zu dokumentieren, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Es eignet sich besonders für Organisationen, um Informationen zugänglich zu machen und die Zusammenarbeit zu fördern. Ein Wiki ist flexibel, einfach zu bedienen und kann von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden. Es ist wichtig, dass alle Benutzer die Richtlinien für die Nutzung des Wikis befolgen, um die Qualität und Konsistenz der Inhalte zu gewährleisten.

🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:

Wikis dienen dazu:

  1. Wissen zu sammeln und zu strukturieren.
  2. Prozesse, Anleitungen und Best Practices zu dokumentieren.
  3. Eine zentrale Wissensdatenbank für Teams oder Organisationen zu schaffen.
  4. Die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu fördern.
  5. Implizites Wissen in explizites, dokumentiertes Wissen umzuwandeln.

ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Der Begriff „Wiki“ kommt aus dem Hawaiianischen und bedeutet „Schnell“. Wikis wurden ursprünglich für offene Plattformen wie Wikipedia entwickelt und haben sich seitdem als leistungsfähiges Werkzeug für das Wissensmanagement etabliert. Sie basieren auf einer offenen Struktur, in der Benutzende Inhalte erstellen, bearbeiten und miteinander verlinken können. Typische Anwendungen umfassen Projektmanagement, Dokumentation und interne Schulungsplattformen.

🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Intranet (z.B. mit SharePoint): Für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit.
  • Notiz-Apps (z.B. OneNote, Evernote, Notion): Zur einfachen Sammlung und Dokumentation von Notizen und Texten in „Notizbüchern“.
  • Handbücher: als zentraler Leitfaden in festem Format und Struktur.

🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Confluence oder MediaWiki: Werden häufig für die Erstellung von Wikis verwendet.
  • Suchmaschinen: Zur schnellen Durchsuchung der Inhalte im Wiki.
  • Projektmanagement-Tools: Verknüpfung mit Tools wie Jira oder Trello zur Integration von Aufgaben.

👥 Benötigte Personen:

  1. Administration: Richtet das Wiki ein und verwaltet Berechtigungen.
  2. Redakteure: Verantwortlich für die Erstellung und Pflege von Inhalten.
  3. Nutzende: Konsumieren und ergänzen das vorhandene Wissen.
  4. Moderation: Prüft Inhalte auf Richtigkeit und Konsistenz.

⏱️ Dauer:

  • Einrichtung: 1-2 Tage (je nach Komplexität der Plattform).
  • Erstellung der Inhalte: Fortlaufend, abhängig vom Wissensumfang.
  • Nutzung: Dauerhafter Zugriff auf dokumentiertes Wissen.

🗂️ Benötigtes Material:

  • Server oder Cloud-Plattform: Für die Speicherung und den Betrieb des Wikis.
  • Software: Wiki-Software wie MediaWiki, Confluence oder Notion.
  • Hardware: Computer oder mobile Geräte für den Zugriff.

🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:

Ein Wiki besteht typischerweise aus:

  • Hauptseite: Überblick über die Struktur und wichtige Inhalte.
  • Themenseiten: Detaillierte Inhalte, die in Kategorien organisiert sind.
  • Suchfunktion: Ermöglicht das schnelle Auffinden von Inhalten.
  • Bearbeitungsfunktionen: Zum Hinzufügen, Bearbeiten und Verlinken von Inhalten.
  • Versionierung: Historie von Änderungen an den Seiten.

🚀 Inbetriebnahme:

  1. Plattform auswählen: Entscheide dich für eine Wiki-Software (z. B. MediaWiki, Confluence).
  2. Einrichtung: Installiere die Software und konfiguriere Benutzerrechte.
  3. Struktur festlegen: Definiere Kategorien und Seitenstruktur.
  4. Erste Inhalte erstellen: Dokumentiere wichtige Prozesse, Anleitungen oder FAQs.
  5. Schulung: Schule die Nutzenden im Umgang mit dem Wiki und der Erstellung von Einträgen.

⚙️ Bedienung:

  1. Erstellen: Füge neue Inhalte durch Eingabe von Text und Medien hinzu.
  2. Bearbeiten: Aktualisiere vorhandene Inhalte bei Bedarf.
  3. Verlinken: Verknüpfe Seiten miteinander, um ein Netzwerk von Informationen zu schaffen.
  4. Suchen: Mithilfe der Suchfunktion relevante Informationen schnell finden.

🔄️ Wartung & Pflege:

  • Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfe regelmäßig Inhalte auf Richtigkeit und Relevanz.
  • Überarbeitung der Struktur: Optimiere Kategorien und Seitenstruktur bei Bedarf.
  • Backup: Sichere eregelmäßig die Daten, um Datenverlust zu vermeiden.
  • Nutzerfeedback: Sammele Rückmeldungen zur Verbesserung des Wikis.

🌟 Expertentipps:

  • Regeln etablieren: Lege klare Richtlinien für die Erstellung und Bearbeitung fest.
  • Vorlagen verwenden: Nutze Vorlagen für häufig verwendete Artikeltypen
  • Einfach halten: Starte mit einer klaren und übersichtlichen Struktur.
  • Schlüsselpersonen einbeziehen: Lasse Experten die wichtigsten Inhalte erstellen.
  • Anreize schaffen: Fördere die aktive Nutzung und Bearbeitung durch das Team.
  • Integration nutzen: Verknüpfe das Wiki mit anderen Systemen und Tools.
  • Versionierung: Nutze die Versionskontrolle, um Änderungen nachvollziehbar zu machen.

📝 Beispiel Wiki-Seite: [Titel der Seite]

1. Einführung

Kurze Einführung:
Hier wird das Thema der Seite kurz vorgestellt. Warum ist diese Seite wichtig? Welche Informationen sind hier zu finden? Wer sollte diese Seite lesen?

  • Zielgruppe: Wer sollte diese Seite nutzen (z. B. Mitarbeitende, Projektteam, Nutzer)?
  • Zweck: Was wird auf dieser Seite behandelt (z. B. Anleitungen, Best Practices, FAQs)?

2. Inhaltsverzeichnis

(Automatisch generiert, wenn möglich)

3. Hintergrund

Beschreibung des Themas:
Erkläre hier detaillierter den Hintergrund des Themas, z. B. die Entstehungsgeschichte, die Relevanz oder den Kontext, warum dieses Thema wichtig ist.

  • Entstehung: Wie hat sich dieses Thema entwickelt?
  • Zielsetzung: Was wird durch das Thema erreicht oder verbessert?
  • Relevanz: Warum ist dieses Thema heute besonders wichtig?

4. Wichtige Informationen

Schlüsselinformationen:
Hier können allgemeine oder spezifische Informationen zum Thema zusammengefasst werden, die für den Leser besonders wichtig sind.

  • Was müssen Nutzende wissen?
  • Was sind die wichtigsten Prinzipien, Regeln oder Normen, die hier beachtet werden sollten?

Beispiel:

  • Terminologie: Hier wird erklärt, welche Begriffe in diesem Kontext verwendet werden.
  • Richtlinien: Es werden wichtige Richtlinien oder Verfahren aufgelistet.

5. Anleitungen & Tutorials

Schritt-für-Schritt-Anleitungen:
Hier werden detaillierte Anleitungen oder Tutorials für die Nutzer bereitgestellt, die praktische Hilfe suchen.

📌 Tipp: Anleitungen sollten klar und prägnant formuliert werden, idealerweise mit visuellen Elementen (z. B. Screenshots oder Diagramme).

6. FAQs (Häufig gestellte Fragen)

Fragen und Antworten:
Hier werden häufig gestellte Fragen zu diesem Thema beantwortet.

  • Frage 1: Wie fange ich mit [Thema] an?
    • Antwort: (Detaillierte Antwort)
  • Frage 2: Was soll ich tun, wenn …?
    • Antwort: (Detaillierte Antwort)

💡 Tipp: Häufige Fragen können direkt mit Links zu relevanten Seiten oder externen Ressourcen kombiniert werden.

7. Links & Ressourcen

Externe und interne Ressourcen
Hier werden weiterführende Links und Ressourcen bereitgestellt, die für den Leser von Nutzen sind.

📄 Tipp: Verlinke direkt auf relevante Seiten innerhalb des Wikis oder auf vertrauenswürdige externe Quellen.

8. Kontaktinformationen

Wie man Unterstützung erhält:
Hier wird erklärt, wie man bei weiteren Fragen oder Problemen Unterstützung bekommen kann.

  • Support-E-Mail: support@beispiel.de
  • Telefonnummer: 01234 567 890
  • Ansprechpartner: Max Mustermann, Teamleiter [Thema]

9. Änderungshistorie

Verlauf und Änderungen der Seite:
Hier wird dokumentiert, wann die Seite zuletzt aktualisiert wurde und welche Änderungen vorgenommen wurden.

DatumÄnderungAutor
05.08.2025ErstelltMax Mustermann
12.08.2025Ergänzung zu Abschnitt „Anleitungen“ hinzugefügtMaria Müller
20.08.2025Link zu externer Ressource aktualisiertMax Mustermann

📝 Hinweis: Die Änderungshistorie sorgt für Transparenz und hilft dabei, den Überblick über die Entwicklung des Dokuments zu behalten.

10. Feedback und Verbesserung

Feedback einreichen:
Hier können Lesende Feedback zur Wiki-Seite geben.

📄 Beispiele für die Verwendung des Layouts:

  • Projekt-Dokumentation: Erstelle Seiten, die den Fortschritt eines Projekts erklären, mit Anleitungen, FAQs und Team-Kontaktinformationen.
  • Prozess- und Verfahrensbeschreibungen: Dokumentiere interne Prozesse und stelle diese so zur Verfügung, dass alle Mitarbeitende diese nachvollziehen können.
  • Produktdokumentation: Verwende das Layout für die Beschreibung von Produkten oder Software, einschließlich Anleitungen und häufig gestellten Fragen.