📌 Allgemeine Hinweise:
Die Wissensbestandskarte ist ein Werkzeug zur Erfassung und Visualisierung des vorhandenen Wissens in einer Organisation. Sie stellt dar, welches Wissen vorhanden ist, wo es sich befindet (z. B. in Dokumenten, Köpfen oder Datenbanken) und wie es genutzt wird. Ziel ist es, Transparenz über den Wissensbestand zu schaffen und Wissenslücken oder redundantes Wissen zu identifizieren.
🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung:
- Erfassung und Sichtbarmachung des aktuellen Wissensbestands in einer Organisation.
- Identifikation von Wissenslücken, die geschlossen werden müssen.
- Ermittlung redundanten Wissens, das optimiert werden kann.
- Unterstützung bei der strategischen Wissensplanung und Wissensweitergabe.
- Unterstützung bei der Planung von Teamzusammensetzungen oder Jobbesetzungen
- Entscheidungsgrundlage für Weiterbildungsmaßnahmen einzelner Mitarbeiter
ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Eine Wissensbestandskarte ist ein visuelles oder tabellarisches Instrument, das verschiedene Wissensarten (z. B. technisches, organisatorisches, rechtliches Wissen) katalogisiert. Sie kategorisiert Wissen nach Verfügbarkeit, Relevanz und Kritikalität und bietet eine Übersicht über die Wissensressourcen im Unternehmen. Wissensbestandskarten werden besonders in großen oder komplex aufgebauten Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Sie helfen dabei, Arbeitsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten, indem sie die Wissensbestände transparent machen.
🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- Wissenslandkarte: Stellt Wissen in geografischer oder organisatorischer Struktur dar.
- Wissensträgerkarte: Zeigt, welche Personen spezifisches Wissen besitzen.
- Wissensstrukturkarten: für die Darstellung von Wissensstrukturen.
- Wissensanwendungskarten: für prozessbezogenes Wissen.
- Wissensdatenbank: Digitale Speicherung und Verknüpfung von Wissen, zugänglich für alle Mitarbeiter.
🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Kompetenzkarte: Ergänzt die Wissensbestandskarte durch eine Übersicht über die Fähigkeiten der Mitarbeiter.
- Prozessdokumentationen: Bieten detaillierte Einblicke in Arbeitsprozesse und deren Wissensanforderungen.
- Wissensmanagement-Software: Zur digitalen Speicherung und Verwaltung des Wissens.
- Mindmapping-Software: zur Visualisierung der Wissensbestände
- Dokumentations-Software: z.B. MS SharePoint, Confluence oder Intranet-Portal zur Darstellung und Bereitstellung der Wissensbestandskarte
👥 Benötigte Personen:
- Wissensmanager: Verantwortlich für die Erstellung und Pflege der Karte.
- Fachkräfte: Zur Bereitstellung von Informationen über Wissen in ihren jeweiligen Bereichen.
- Führungskräfte: Zur Validierung und Unterstützung bei der Priorisierung.
- IT-Support: für die technische Implementierung von Software
⏱️ Dauer:
- Erstellung: Die Erstellung einer Wissensbestandskarte kann je nach Umfang und Komplexität zwischen einigen Wochen bis mehren Monaten dauern.
- Aktualisierung: Regelmäßig, mindestens alle 6–12 Monate.
🗂️ Benötigtes Material:
- Vorlagen für Wissensbestandskarten (tabellarisch oder grafisch).
- Softwaretools (z. B. Excel, MindManager, Freeplane, MS Visio) oder spezialisierte Wissensmanagement-Software.
- Zugang zu relevanten Dokumenten, Datenbanken und Mitarbeitern.
🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan:
Eine Wissensbestandskarte besteht typischerweise aus folgenden Elementen:
- Wissensobjekte (Dokumente, Datenbanken, etc.)
- Speicherorte
- Ansprechpersonen
- Zugeordnete Wissensgebiete
Sie kann in verschiedenen Formaten erstellt werden:
- Diagramm: Visualisierung der Wissensquellen und -verbindungen.
- Mindmap: Hierarchische Strukturierung des Wissens.
- Tabelle: Auflistung von Wissensträgern, Themen und Kompetenzen.
🚀 Inbetriebnahme:
- Definition von Zweck und Ziele
- Datensammlung:
- Interviews mit Wissensträgern.
- Analyse vorhandener Dokumente, Datenbanken und Prozesse.
- Auswahl Format und Tools
- Diagramm, Mindmap oder Tabelle
- Auswahl der Tools mit denen die Wissenbestandskarte umgesetzt werden soll.
- Erstellung:
- Manuelle oder softwaregestützte Erstellung der Wissensbestandskarte.
- Validierung:
- Abstimmung der Ergebnisse mit Führungskräften und Wissensträgern.
⚙️ Bedienung:
- Analyse: Nutze die Karte, um Wissenslücken und redundantes Wissen zu identifizieren.
- Strategieplanung: Leite Maßnahmen zur Wissensweitergabe oder -optimierung ab.
- Personalplanung: Nutze die Informationen für die Planung von Weiterbildungen und Teamzusammensetzungen.
- Kommunikation: Teile die Karte mit relevanten Stakeholdern, um Transparenz zu schaffen.
🔄️ Wartung & Pflege:
- Aktualisierung: Aktualisiere regelmäßig die Karte (mindestens alle 6–12 Monate). Integriere neue Wissensquellen und lösche veraltete Einträge.
- Dokumentation von Neuerungen: Dokumentiere die Veränderungen im Wissensbestand.
- Schulungen: Schule regelmäßig Mitarbeitende zur Verwendung der Wissensbestandskarte.
🌟 Expertentipps:
- Farbcodierung: Verwende Farben, um die Kritikalität und Verfügbarkeit des Wissens hervorzuheben.
- Automatisierung: Nutze Softwaretools, um die Erstellung und Pflege der Karte zu erleichtern.
- Kollaboration: Integriere verschiedene Abteilungen und Stakeholder, um eine umfassende Übersicht über vorhandene Wissensbestände zu gewährleisten.
- Wissenskultur: Fördere eine Kultur des Wissensaustauschs, um die Nutzung der Wissensbestandskarte zu maximieren.
📝 Beispiel für eine Wissensbestandskarte
Thema: „Projektmanagement im Unternehmen X“
| Wissensbereich | Wissensträger (Person/Abteilung) | Form des Wissens | Verfügbarkeit | Anmerkungen |
|---|---|---|---|---|
| Projektmethodik (Agile, Scrum, Wasserfall) | Abteilung PMO, interne Handbücher | explizit (Dokumente) | hoch (Intranet) | Schulung für neue MA vorhanden |
| Tools & Software (MS Project, Jira, Trello) | IT-Abteilung, Power User | implizit & explizit | mittel | Nur wenige Experten im Umgang mit Jira |
| Rechtliche Aspekte (Vertragsrecht, Datenschutz) | Rechtsabteilung | explizit (Richtlinien, Dokumente) | hoch | Regelmäßige Updates nötig |
| Erfahrungswissen (Lessons Learned) | Projektleiter:innen | implizit (Know-how, Geschichten) | niedrig | Wird selten systematisch dokumentiert |
| Stakeholder-Management | Kommunikation & Vertrieb | implizit & explizit | mittel | Abhängig von einzelnen Schlüsselpersonen |