Allgemeine Hinweise:
Ein Wissensmanagement-Profil ist ein strukturiertes Dokument oder eine digitale Darstellung, die die Wissensressourcen, Kompetenzen und Erfahrungen einer Person oder einer Organisation zusammenfasst. Es dient dazu, das vorhandene Wissen sichtbar zu machen und den Austausch sowie die Nutzung von Wissen zu fördern. Es unterstützt die Personalplanung, Projektzuweisung und Identifikation von Weiterbildungsbedarf.
Bestimmungsgemäße Verwendung:
Das Wissensmanagement-Profil wird verwendet, um:
- Die individuellen oder kollektiven Wissensressourcen zu dokumentieren.
- Den Wissensaustausch innerhalb der Organisation zu fördern.
- Die Identifikation von Experten und Wissensquellen zu erleichtern.
- Die strategische Planung im Wissensmanagement zu unterstützen.
Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Wissensmanagement-Profile sind Teil eines umfassenden Wissensmanagement-Systems. Sie helfen dabei, Wissen zu erfassen, zu organisieren und zugänglich zu machen. Durch die Erstellung von Profilen können Organisationen sicherstellen, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und effektiv genutzt wird. Es kann sowohl digital als auch analog umgesetzt werden und ist besonders in großen Organisationen hilfreich, um Talente effizient zu nutzen.
Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- Wissenslandkarten: Bietet eine visuelle Übersicht über alle Wissensressourcen einer Person, eines Teams oder einer Organisation
- Wissensmatrix / Kompetenzmatrix: Bietet eine teamübergreifende Übersicht, anstatt sich auf Einzelpersonen zu konzentrieren.
- Wissensaudit: Umfangreiche Analyse des vorhandenen Wissens einer Organisation.
- Mitarbeiterprofile in HR-Systemen: Einfachere Version, oft in Personalmanagement-Software integriert.
- Expertenverzeichnisse (Yellow Pages): Verzeichnisse der Kompetenzen und Fähigkeiten von Personen zu einem Themengebiet oder einer Organisation.
- 360-Grad-Feedback: Bewertet Fähigkeiten aus mehreren Perspektiven, ohne explizite Wissensdokumentation.
Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Wissensdatenbanken (z.B. mit Confluence, MS SharePoint): Um dokumentiertes Wissen mit individuellen Profilen zu verknüpfen.
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Zur Identifizierung von Wissen aus Dokumenten und Dateien
- Intranet-Systeme (z.B. mit MS SharePoint): zur Darstellung und Veröffentlichung der Wissensmanagement-Profile
- Lernmanagementsysteme (LMS): Für gezielte Weiterbildungsmaßnahmen basierend auf Profilen.
- Projektmanagement-Tools (z.B. Jira, MS Planner, Trello): Für die optimale Zuordnung von Mitarbeitenden auf Basis ihres Wissens.
Benötigte Personen:
- Mitarbeitende: Für die Bereitstellung von Informationen zu ihren Fähigkeiten.
- Teamleiter oder Wissensmanager: Für die Erstellung, Analyse und Pflege der Profile.
- HR-Abteilung: Zur Integration in Personal- und Weiterentwicklungspläne.
- IT-Support: für die Implementierung von Software
Dauer:
- Die Erstellung eines Wissensmanagement-Profils kann je nach Umfang und Detailtiefe zwischen 1 Woche und mehreren Monaten in Anspruch nehmen.
- Aktualisierung: Regelmäßig (z. B. vierteljährlich oder nach bedeutenden Projekten).
Benötigtes Material:
- Vorlage für Wissensmanagement-Profile.
- Software zur Datenerfassung und -analyse (z. B. Excel oder spezielle HR-Tools).
- Kriterienkatalog zur Bewertung von Wissen und Fähigkeiten.
- Zugang zu vorhandenen Daten und Dokumenten und Wissensdatenbank.
- Interviewleitfäden für die Datensammlung.
Gerätebeschreibung / Bauplan:
Das Wissensmanagement-Profil kann in Form eines Dokuments oder einer digitalen Datenbank erstellt werden. Es sollte folgende Elemente enthalten:
- Persönliche Daten: Name, Position, Abteilung.
- Fachliche Kompetenzen: Technische, methodische und soziale Fähigkeiten.
- Erfahrungen: Bisherige Projekte, Weiterbildungen, beruflicher Werdegang.
- Wissensquellen: Zugriff auf relevante Dokumente, Systeme und Netzwerke.
- Bewertungsskala: Eine einfache Skala (z. B. 1-5 oder Anfänger/Experte) zur Selbsteinschätzung und Bewertung durch Führungskräfte.
- Kontaktinformationen
Inbetriebnahme:
- Ziele festlegen: Definieren Sie die Ziele und den Umfang der Wissensmanagement-Profile.
- Team zusammenstellen: Stellen Sie ein Team zusammen, das die Erstellung und Pflege der Profile leitet.
- Formulare entwerfen: Entwickeln Sie ein standardisiertes Formular oder digitales Template für die Wissensmanagement-Pofile.
- Information und Kommunikation: Informieren Sie alle Mitarbeitende über den Prozess und dessen Bedeutung.
- Kompetenzermittlung: Befragen Sie Mitarbeitende zu ihren Kompetenzen und dokumentieren Sie die Ergebnisse.
- Einbeziehung Vorgesetze: Validieren Sie die Informationen mit Führungskräften oder Kollegen.
Bedienung:
- Daten erfassen: Erfassen Sie die relevanten Informationen von den Mitarbeitenden oder Teams.
- Vorlagen ausfüllen: Füllen Sie die Wissensmanagement-Profile gemäß der Vorlage aus.
- Speicherung der Profile: Speichern Sie die Profile in einem zentralen System, das für alle zugänglich ist.
- Verwendung: Verwenden Sie die Profile zur Besetzung von Projekten oder Planung von Weiterbildungen.
Wartung & Pflege:
- Aktualisierung: Regelmäßige Aktualisierung der Profile nach neuen Projekten oder Schulungen, und um neue Kompetenzen und Erfahrungen zu erfassen.
- Einbeziehung Vorgesetze: Regelmäßige Überprüfung durch Führungskräfte.
- Feedback: Holen sie regelmäßiges Feedback von Mitarbeitenden ein, um Genauigkeit und Nützlichkeit zu verbessern.
- Schulungen: Bieten Sie Schulungen und Informationsveranstaltungen an, um die Mitarbeiter über die Nutzung der Profile zu informieren.
Expertentipps:
- Automatisierung: Nutzen Sie automatisierte Tools (z. B. in HR-Systemen), um den Pflegeaufwand zu minimieren.
- Unternehmenskultur fördern: Fördern Sie eine offene Unternehmenskultur und eine Kultur des Wissensaustauschs, um ehrliche Selbsteinschätzungen zu ermöglichen und die Nutzung der Profile zu maximieren.
- Visualisierung: Nutzen Sie visuelle Elemente, um die Profile ansprechend und leicht verständlich zu gestalten.
- Einbeziehung in Unternehmesstrategie: Verknüpfen Sie die Profile mit strategischen Zielen der Organisation.
- Datenschutz: Berücksichtigen Sie den Datenschutz und weitere rechtliche Vorgaben.
Vorlage für ein Wissensmanagement-Profil
1. Persönliche Daten
| Feld | Inhalt |
| Name | [Vor- und Nachname] |
| Position | [Jobtitel] |
| Abteilung | [Abteilung/Team] |
| Eintrittsdatum | [Datum] |
| Kontaktdaten | [E-Mail, Telefon] |
2. Fachliche Kompetenzen
| Kompetenzbereich | Spezifisches Wissen/Fähigkeiten | Bewertung (1-5)* | Kommentare / Beispiele |
| Technisches Wissen | [z. B. Software XYZ] | [Bewertung] | [z. B. genutzt in Projekt ABC] |
| Methodische Fähigkeiten | [z. B. Projektmanagement] | [Bewertung] | [z. B. Zertifikat vorhanden] |
| Soziale Kompetenzen | [z. B. Teamarbeit, Führung] | [Bewertung] | [z. B. Leitung von Workshops] |
| Sprachkenntnisse | [z. B. Englisch, Französisch] | [Bewertung] | [z. B. Verhandlungssicher in Englisch] |
Bewertungsskala: 1 = Anfänger, 2 = Grundkenntnisse, 3 = Fortgeschritten, 4 = Experte, 5 = Spezialist
3. Berufserfahrungen
| Zeitraum | Position / Rolle | Projekte / Aufgaben | Ergebnisse / Erfolge |
| [Monat/Jahr] – [Monat/Jahr] | [Jobtitel] | [z. B. Einführung von Tool X] | [z. B. Reduzierung der Kosten um 10%] |
| [Monat/Jahr] – [Monat/Jahr] | [Jobtitel] | [z. B. Kundenschulung] | [z. B. Verbesserung der Kundenzufriedenheit] |
4. Weiterbildung und Zertifikate
| Jahr | Schulung / Zertifikat | Anbieter | Beschreibung |
| [Jahr] | [z. B. Scrum Master] | [z. B. Scrum Alliance] | [z. B. Agile-Methoden vertieft] |
| [Jahr] | [z. B. Excel Advanced] | [z. B. Onlinekurs] | [z. B. Pivot-Tabellen erstellt] |
5. Wissensquellen
| Kategorie | Details |
| Genutzte Systeme | [z. B. Jira, SharePoint] |
| Netzwerke / Kontakte | [z. B. interne Experten] |
| Dokumentationen | [z. B. Handbücher, Richtlinien] |
6. Projekte und Rollen
| Projektname | Rolle im Projekt | Aufgaben | Status / Erfolg |
| [Projekt A] | [z. B. Projektleiter] | [z. B. Planung und Steuerung] | [z. B. Projekt abgeschlossen] |
| [Projekt B] | [z. B. Teammitglied] | [z. B. Testphase begleitet] | [z. B. Testphase erfolgreich] |
7. Feedback und Entwicklung
| Feedbackgeber | Inhalt des Feedbacks | Maßnahmen / Weiterentwicklungspläne |
| [z. B. Vorgesetzter] | [z. B. Führungsfähigkeiten stärken] | [z. B. Führungsschulung] |
| [z. B. Kollege] | [z. B. Kommunikation verbessern] | [z. B. Kommunikationsseminar] |
Anwendung:
- Erstellen: Füllen Sie dieses Profil mit den relevanten Informationen der Mitarbeitenden aus.
- Pflegen: Überarbeiten Sie das Profil regelmäßig nach abgeschlossenen Projekten oder Weiterbildungen.
- Nutzen: Verwenden Sie das Profil, um Entscheidungen über Rollen, Verantwortlichkeiten und Weiterentwicklungsmaßnahmen zu treffen.