Allgemeine Hinweise:
Die Wissensmatrix ist ein visuelles Werkzeug im Wissensmanagement, das dazu dient, das Wissensbestände, Fähigkeiten und Kompetenzen innerhalb einer Organisation systematisch zu erfassen und zu analysieren. Sie zeigt, welche Wissensgebiete vorhanden sind, wie diese in verschiedenen Bereichen angewendet werden und welche Wissenslücken bestehen. Eine Wissensmatrix hilft dabei, das Wissen zu kategorisieren, Prioritäten zu setzen und gezielt Wissenslücken zu identifizieren.
Bestimmungsgemäße Verwendung:
Die Wissensmatrix wird verwendet, um das vorhandene Wissen in einer Organisation übersichtlich darzustellen. Sie hilft, Wissenslücken zu erkennen, das Wissensmanagement gezielt zu steuern und den Wissensaustausch zu fördern. Typischerweise wird die Matrix genutzt, um verschiedene Wissensarten oder -bereiche mit den entsprechenden Mitarbeitern oder Abteilungen zu verknüpfen und zu visualisieren.
Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
Die Wissensmatrix basiert auf der Idee, dass Wissen in einer Organisation oft nicht vollständig sichtbar oder strukturiert ist. Sie stellt eine Matrix dar, in der verschiedene Wissensgebiete (z.B. Fachwissen, Prozesswissen, methodisches Wissen) den relevanten Personen, Abteilungen oder Projekten zugeordnet werden. Wissensmatrizen oft in Unternehmen eingesetzt, um Transparenz über vorhandenes Wissen zu schaffen. Eine Wissensmatrix ist ein strategisches Tool, das es ermöglicht, den Wissensstand auf einen Blick zu erfassen und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Wissensvermittlung und -nutzung zu treffen.
Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
- Wissensträgerkarten: Diese helfen dabei, das Wissen einzelner Mitarbeiter zu dokumentieren, während eine Wissensmatrix das Wissen in einer breiteren, organisatorischen Perspektive darstellt.
- Expertenverzeichnisse (Yellow Pages): Ähnlich wie die Wissensmatrix, aber eher fokussiert auf die Identifizierung von Experten in spezifischen Fachbereichen.
- Wikis: Eine kollaborative Sammlung von Wissen, aber ohne eine strukturierte Analyse der Wissensverteilung.
- Kompetenz- und Fähigkeitsdatenbanken: Sie bieten detaillierte Informationen zu den Fähigkeiten und Qualifikationen von Mitarbeitern, aber ohne den Fokus auf das organisatorische Wissen.
- Skill-Profil-Analyse: systematische Analyse der Fähigkeite, Fertigkeiten und Kenntnisse von Mitarbeitenden und Teams.
Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
- Intranet-Systeme: Können genutzt werden, um Wissensmatrizen zur Verfügung zu stellen und auf weiterführende Angebote und Materialien hinzuweisen.
- Wissensdatenbanken (z.B. Concluence, MS SharePoint): Eine umfassende Sammlung und Speicherung von Wissen, die durch die Wissensmatrix unterstützt wird, um Wissenslücken und Überschneidungen zu identifizieren.
- Projektmanagement-Tools (z.B. Jira, MS Planner, Trello): Diese helfen dabei, das Wissen zu managen, das für spezifische Projekte benötigt wird, und die Wissensmatrix kann dazu verwendet werden, zu sehen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
- Collaboration-Tools (z.B. Microsoft Teams, Slack): Diese können als Kommunikationsmittel verwendet werden, um Wissen basierend auf den Erkenntnissen aus der Wissensmatrix zu teilen und auszutauschen.
Benötigte Personen:
- Wissensmanager: Verantwortlich für die Erstellung, Pflege und Analyse der Wissensmatrix.
- Führungskräfte: Müssen die Matrix verstehen und ihre Abteilungen dabei unterstützen, das notwendige Wissen zu dokumentieren und zu teilen.
- Mitarbeitende: Die Wissensquellen innerhalb der Organisation, deren Wissen in der Matrix erfasst wird.
Dauer:
- Erstellung der ersten Wissensmatrix: Je nach Umfang und Komplexität der Organisation dauert es in der Regel 2-4 Wochen, um eine erste Matrix zu erstellen.
- Aktualisierung: Eine kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der Matrix sollte alle 3-6 Monate erfolgen, um neue Wissensgebiete oder Veränderungen in der Wissenslandschaft zu erfassen.
- Nutzung: Langfristig, solange die Matrix regelmäßig gepflegt und genutzt wird.
Benötigtes Material:
- Software oder Plattform: Eine Toollösung (z.B. Excel, spezialisierte Wissensmanagement-Software wie SharePoint oder Confluence), die die Erstellung und Verwaltung einer Wissensmatrix ermöglicht.
- Daten zu Wissensbereichen: Detaillierte Informationen über das Wissen in der Organisation, etwa durch Umfragen oder Interviews mit Mitarbeitern.
- Vorlagen: Vorlagen zur Strukturierung der Wissensmatrix.
- Standardisiertes Vokabular: Standardisiertes Vokabular für Kompetenzen und Wissensgebiete
Gerätebeschreibung / Bauplan:
Die Wissensmatrix wird üblicherweise als Tabelle oder Diagramm dargestellt. Sie besteht aus zwei Achsen:
- X-Achse: Enthält die verschiedenen Wissensbereiche (z.B. Fachwissen, Methodenwissen, Prozesswissen).
- Y-Achse: Enthält die verschiedenen Abteilungen, Teams oder Mitarbeiter. Innerhalb der Matrix werden die Zellen verwendet, um die Verteilung des Wissens darzustellen. Je nach Reife der Wissensverteilung können die Zellen unterschiedliche Farben oder Symbole haben, die auf den Wissensstand oder Wissenslücken hinweisen.
Die Matrix besteht aus:
- Spalten: Enthalten die verschiedenen Wissensbereiche (z.B. Fachwissen, Methodenwissen, Prozesswissen).
- Zeilen: Enthalten die verschiedenen Abteilungen, Teams oder Mitarbeiter.
- Zellen: Bewertungen (z. B. Zahlen, Symbole). Innerhalb der Matrix werden die Zellen verwendet, um die Verteilung des Wissens darzustellen. Je nach Reife der Wissensverteilung können die Zellen unterschiedliche Farben oder Symbole haben, die auf den Wissensstand oder Wissenslücken hinweisen.
Inbetriebnahme:
- Daten sammeln: Erheben Sie Informationen über die bestehenden Wissensgebiete innerhalb der Organisation und die beteiligten Wissensträger (Mitarbeitende, Teams, Abteilungen).
- Festlegung Bewertungsskala: Legen Sie eine Skala für die Bewertung der Kompetenzen (z.B. 0-3 oder Anfänger bis Experte) fest.
- Matrix erstellen: Verwenden Sie die gesammelten Daten, um eine erste Version der Wissensmatrix zu erstellen.
- Schulung: Schulen Sie Mitarbeitende, wie sie die Matrix lesen und die darin enthaltenen Informationen zur Verbesserung des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit nutzen können.
- Feedback einholen: Sammeln Sie Feedback zur Struktur und Nützlichkeit der Matrix und passen Sie sie gegebenenfalls an.
Bedienung:
- Mitarbeiterbewertung: Mitarbeitende bewerten ihr eigenes Wissensniveau in den definierten Bereichen.
- Überprüfung durch Führungskräfte: Führungskräfte überprüfen und validieren die Einträge.
- Daten eingeben: Fügen Sie Daten zu den Wissensbereichen und den entsprechenden Wissensträgern ein.
- Matrix durchsuchen: Verwenden Sie die Matrix, um schnell zu sehen, wo Wissenslücken bestehen oder welche Wissensbereiche besonders gut abgedeckt sind.
- Verbindungen herstellen: Identifizieren Sie in der Matrix, welche Personen oder Teams mit ihrem Wissen anderen Bereichen weiterhelfen können.
- Updates vornehmen: Fügen Sie neue Wissensgebiete oder Teams hinzu und aktualisieren Sie die Matrix regelmäßig.
Wartung & Pflege:
- Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfen Sie regelmäßig die Matrix und aktualisieren Sie sie, wenn neue Wissensbereiche oder Veränderungen in der Organisation auftreten.
- Erhebung neuer Daten: Führen Sie in regelmäßigen Abständen Erhebungen durch, um das Wissen der Mitarbeiter und Teams zu erfassen.
- Anpassung der Wissensgebiete: Passen Sie die Wissensgebiete bei Veränderungen im Unternehmen an
- Feedback berücksichtigen: Nehmen Sie Rückmeldungen von Nutzern der Matrix auf, um die Struktur und den Nutzen der Matrix kontinuierlich zu verbessern.
Expertentipps:
- Leichte Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Matrix im Intranet leicht zugänglich und auffindbar ist.
- Visuelle Darstellung: Nutzen Sie Farben oder Symbole, um den Wissensstand schnell zu visualisieren – so können Wissenslücken oder Überschneidungen auf einen Blick erfasst werden.
- Interaktive Matrix: Wenn möglich, erstellen Sie eine interaktive Matrix, die es ermöglicht, Details zu den einzelnen Wissensbereichen einfach abzufragen.
- Engagement der Mitarbeitenden: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Wissensträger aktiv an der Erstellung und Pflege der Matrix beteiligt sind.
- Integration in bestehende HR-Prozesse: Integrieren Sie die Wissensmatrix in bestehende HR-Prozesse wie Mitarbeitergespräche oder zur Entwicklung von neuen Qualifikationen.
- Gezielte Weiterbildung: Verwenden Sie die Matrix, um gezielte Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter zu entwickeln, die in bestimmten Wissensbereichen Lücken aufweisen.
- Nutzung in Projekten: Setzen Sie die Matrix als Tool zur gezielten Zuweisung von Experten zu Projekten ein, um sicherzustellen, dass das notwendige Wissen stets verfügbar ist.
Die Wissensmatrix ist ein wichtiges Werkzeug im Wissensmanagement, das nicht nur die Wissensverteilung in einer Organisation sichtbar macht, sondern auch hilft, Wissenslücken zu erkennen und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung des Wissensaustauschs und der Kompetenzentwicklung zu ergreifen.
Beispiele:
Wissensmatrix eines Unternehmen:
| Mitarbeiter | Kompetenz A | Kompetenz B | Kompetenz C |
| Max Mustermann | Experte | Anfänger | Fortgeschrittener |
| Erika Musterfrau | Fortgeschrittener | Experte | Anfänger |
Wissensmatrix einer Person:
| Wissensgebiet | Anforderung (Soll) | Ist-Zustand (Bewertung) | Nachweis / Bemerkung |
| MS Excel | Fortgeschritten | Fortgeschritten | Zertifikat, 2024 |
| Projektmanagement | Grundkenntnisse | Fortgeschritten | 2 Jahre praktische Erfahrung |
| Englisch | Arbeitswissen | Arbeitswissen | B2-Level, interne Kommunikation |
| Datenschutz | Expertenwissen | Grundwissen | Schulung geplant, Q4/2025 |
| Java-Programmierung | Führungswissen | Arbeitswissen | Leitung kleiner Projekte |