Werkzeugbox Wissensmanagement

World Café

Allgemeine Hinweise:

Das World Café ist eine Methode für den Dialog und Wissensaustausch in Gruppen. In einer informellen, aber strukturierten Atmosphäre können Teilnehmende ihre Ideen, Meinungen und Perspektiven zu bestimmten Themen austauschen. Dabei wird eine kaffeehausähnliche Atmosphäre gefördert. Diese Methode steigert die Kreativität, die Vernetzung und das kollaborative Lernen und ist besonders nützlich, um kollektives Wissen zu generieren und Problemlösungen zu entwickeln.

Bestimmungsgemäße Verwendung:

World Cafés werden verwendet, um in einer großen Gruppe von Menschen Wissen und Erfahrungen zu einem spezifischen Thema zu sammeln. Die Teilnehmenden diskutieren in kleinen Gruppen, wobei die Gruppenzusammensetzungen zwischen den Runden wechseln. Dadurch wird eine breite Perspektive auf das Thema entwickelt, und neue Einsichten entstehen, die oft zu innovativen Lösungen führen.

World Cafés werden eingesetzt, um

  • den Wissensaustauschs und der Ideenentwicklung zu fördern.
  • Teilnehmende zu vernetzen.
  • Lösungsansätze für komplexe Probleme zu erarbeiten.
  • verschiedene Perspektiven zu einem Thema zu sammeln.

Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:

Das World Café wurde von Juanita Brown und David Isaacs entwickelt, und ist ein dialogischer Ansatz zur Wissensgenerierung. Der Prozess umfasst mehrere Runden von kurzen Gesprächen in kleinen Gruppen, wobei jede Runde zu einer anderen Tischgruppe führt. Während der Gespräche bleiben Notizen oder Zeichnungen auf den Tischen, um die vorherigen Diskussionen zu visualisieren und den Austausch zu erleichtern. Das Ziel ist, die kollektive Intelligenz zu nutzen, um Lösungen zu finden, und das gesamte Wissen, das in der Gruppe vorhanden ist, zu einem gemeinsamen Verständnis zu integrieren.

Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:

  • Knowledge Café: ähnlicher Ansatz, aber stärker strukturiert und fokussiert auf den Austausch von (Fach-)Wissen.
  • Fishbowl: Eine Methode, bei der eine kleine Gruppe von Teilnehmenden eine Diskussion führt, während die anderen zuhören, und dann nach einer bestimmten Zeit wechseln.
  • Open Space Technology: Eine Methode, die es Teilnehmenden ermöglicht, eigene Themen und Diskussionen zu initiieren und zu leiten.
  • Brainstorming: Eine Kreativitätstechnik, bei der eine Gruppe von Personen ohne Einschränkungen Ideen zu einem Thema generiert.
  • Zukunftswerkstätten: Workshops, die sich auf die Entwicklung von Visionen und Lösungen für zukünftige Herausforderungen konzentrieren.

Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:

  • Mind Mapping-Software: Hilft dabei, die Ergebnisse der Diskussion visuell zu strukturieren und Ideen zu verbinden.
  • Digitale Whiteboards (z.B. Miro, Mural): Unterstützen den virtuellen Austausch und die Zusammenarbeit in Gruppen, insbesondere bei Remote-Weltcafés.
  • Wissensdatenbanken (z.B. Confluence, MS SharePoint): Um die erarbeiteten Ergebnisse und Ideen langfristig zu speichern und für spätere Verwendungen zugänglich zu machen.
  • Digitale Notizbücher: Tools wie MS OneNote, Notion, oder Google Docs können zur kollaborativen Dokumentation und Nachverfolgung der Diskussionen und Ideen genutzt werden.

Benötigte Personen:

  • Moderation: Die Moderation leitet das World Café, stellt sicher, dass die Diskussionen im Fluss bleiben und dass alle Teilnehmer einbezogen werden.
  • Teilnehmende: Eine vielfältige Gruppe von (mindestens 15) Personen, die unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen in das Gespräch einbringen.
  • Protokollanten: Personen, die während der Diskussionen Notizen machen oder digitale Tools zur Sammlung von Ideen und Themen nutzen.

Dauer:

Ein World Café kann je nach Thema und Anzahl der Runden zwischen 1 bis 3 Stunden dauern. Für ein tiefergehendes Thema oder eine größere Teilnehmerzahl kann es auch länger dauern, jedoch wird empfohlen, die Sitzung in mehrere kurze, dynamische Runden zu unterteilen, um die Teilnahme aktiv zu halten.

Benötigtes Material:

  • Tische und Stühle: Mehrere Tische für die kleinen Diskussionsgruppen, die bequem Platz für 4 bis 6 Teilnehmer bieten.
  • Flipcharts, große Papierbögen oder Papiertischdecken: Für die visuelle Aufzeichnung von Ideen und Ergebnissen auf den Tischen.
  • Marker und Stifte: Zum Aufzeichnen von Ideen und Notizen.
  • Karten oder Namensschilder: Zur Kennzeichnung der Themen und für die Organisation der Gruppen.
  • Timer: Um die Zeit für jede Gesprächsrunde zu überwachen.
  • Laptops oder Tablets (optional): Für digitale Dokumentation und Unterstützung von virtuellen Weltcafés.

Gerätebeschreibung / Bauplan:

  1. Tische und Stühle: Die Tische sollten so angeordnet sein, dass eine kleine Gruppe an jedem Tisch diskutieren kann. Zwischen den Tischen sollte genug Platz sein, um die Bewegungen der Teilnehmer zu erleichtern.
  2. Papierbögen/Flipcharts: Auf jedem Tisch sollten große Papierbögen oder Flipcharts bereitliegen, um die Ergebnisse der Diskussionen zu notieren.
  3. Moderationsmaterial: Moderatoren können ein Mikrofon oder ein Headset verwenden, um in größeren Räumen die Kommunikation zu erleichtern.

Inbetriebnahme:

  1. Vorbereitung: Wählen Sie ein Thema, das für die Teilnehmenden relevant und ansprechend ist. Bereiten Sie die Räumlichkeiten vor und stellen Sie sicher, dass ausreichend Tische und Materialien zur Verfügung stehen.
  2. Teilnehmende einladen: Informieren Sie die Teilnehmer im Voraus über den Ablauf und das Thema des World Cafés.
  3. Moderation festlegen: Bestimmen Sie Moderatoren, die das World Café durch den Prozess führen und die Diskussion lenken.

Bedienung:

  1. Eröffnung: Die Moderation erklärt das Thema, die Struktur des World Cafés und die Vorgehensweise.
  2. Runde 1: Die Teilnehmenden setzen sich an verschiedene Tische, diskutieren das Thema und notieren ihre Gedanken auf dem Papier oder Flipchart. Die erste Runde dauert üblicherweise 20-30 Minuten.
  3. Runde 2: Nach der ersten Runde wechseln die Teilnehmenden die Tische und bringen die Erkenntnisse aus der vorherigen Runde mit. Die Diskussionen vertiefen sich.
  4. Weitere Runden: Der Prozess wird in weiteren Runden wiederholt, wobei die Teilnehmen weiterhin die Perspektiven der anderen Gruppen kennenlernen, und neue Ideen entwickeln.
  5. Zusammenführung: Am Ende der letzten Runde bringen die Moderatoren alle Teilnehmende zusammen und fassen die wichtigsten Erkenntnisse aus den Diskussionen zusammen. Das gesammelte Wissen wird geteilt und kann weiterentwickelt werden.

Wartung & Pflege:

  • Dokumentation: Alle Notizen und visuellen Aufzeichnungen sollten sorgfältig dokumentiert und systematisch in eine zentrale Wissensdatenbank integriert werden.
  • Reflexion: Nach dem World Café sollte die Moderation und die Teilnehmenden reflektieren, wie die Methode verwendet wurde und welche Verbesserungen für zukünftige Cafés vorgenommen werden können.
  • Follow-up: Es sollte sichergestellt werden, dass die erarbeiteten Ergebnisse und Ideen auch nach dem World Café weiterverfolgt werden, z.B. durch Workshops oder Umsetzungen.

Expertentipps:

  • Triggernde Fragen: Formulieren Sie offene, provokative Fragen, die zum Nachdenken anregen.
  • Dynamik aufrechterhalten: Achten Sie darauf, dass jede Gesprächsrunde dynamisch und fokussiert bleibt. Verwenden Sie gegebenenfalls einen Timer, um die Zeit im Auge zu behalten.
  • Kaffeehausatmosphäre herstellen: Schaffen Sie eine einladende, entspannte Atmosphäre durch Dekoration und Verpflegung.
  • Nachhaltigkeit sicherstellen: Überlegen Sie sich, wie die beim World Café gewonnenen Erkenntnisse in die tägliche Arbeit integriert und weiterverfolgt werden können.
  • Alle beteiligen: Achten Sie darauf, dass alle Stimmen gehört werden, und ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Gedanken offen zu teilen.
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