📌 Allgemeine Hinweise
Die Gap-Analyse ist ein strategisches Analysewerkzeug, mit dem Unterschiede („Gaps“) zwischen dem Ist-Zustand und einem gewünschten Soll-Zustand systematisch identifiziert und beschrieben werden.
Sie eignet sich besonders für Situationen, in denen Klarheit darüber benötigt wird, wo man steht, wo man hinwill und was noch fehlt, um dieses Ziel zu erreichen. Die Methode ist einfach, aber wirkungsvoll – ihre Qualität hängt stark von der sauberen Definition der Zustände ab.
🎯 Bestimmungsgemäße Verwendung
Die Gap-Analyse wird eingesetzt, um:
- Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand sichtbar zu machen
- strategische Handlungsfelder abzuleiten
- Prioritäten für Maßnahmen zu setzen
- Veränderungen gezielt zu planen
- Entscheidungsgrundlagen zu schaffen
Sie ist kein Lösungswerkzeug, sondern ein Diagnoseinstrument, das den Handlungsbedarf strukturiert aufzeigt.
ℹ️ Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug
Die Gap-Analyse basiert auf dem Konzept, dass Unternehmen ihre Ziele klar definieren und regelmäßig überprüfen sollten, um festzustellen, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Sie hilft bei der Identifizierung von Ressourcen, Prozessen oder Strategien, die verbessert oder geändert werden müssen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Die Gap-Analyse stammt ursprünglich aus dem strategischen Management und der Unternehmensplanung. Sie wird heute in vielen Bereichen eingesetzt, z. B.:
- Strategie- und Organisationsentwicklung
- Wissensmanagement
- Innovationsmanagement
- Prozess- und Qualitätsmanagement
- IT- und Digitalisierungsprojekten
Das Grundprinzip ist stets gleich:
Ziel – aktueller Zustand = Gap
Die Analyse kann quantitativ (z. B. Kennzahlen) oder qualitativ (z. B. Fähigkeiten, Kultur, Reifegrade) erfolgen.
🔁 Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können
- SWOT-Analyse: Zur Identifikation von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
- PEST-Analyse: Zur Untersuchung des externen Umfeldes und der Einflussfaktoren.
- Benchmarking: Zum Vergleich von Prozessen mit denen von Wettbewerbern.
- Reifegradmodelle: Zeigen den Entwicklungsstand einer Organisation an.
🔧 Welche anderen Werkzeuge unterstützen können
- Balanced Scorecard: Für eine ganzheitliche Sicht auf Unternehmensleistungen.
- Root Cause Analysis (Ursachenanalyse): Zur tiefen Problemanalyse und zur Ermittlung von Ursachen für identifizierte Lücken.
- Porter’s Five Forces: Zur Analyse der Wettbewerbsumgebung und der Einflüsse auf die Leistung.
- Ursachen-Wirkungs-Diagramm: Zur Identifizierung der Gründe für Lücken.
- 5-Why-Methode: zur Identifizierung von Ursachen für Lücken und Problemen
👥 Benötigte Personen
- Projektmanager: Verantwortlich für die Durchführung der Analyse und das Management des Prozesses.
- Fachkräfte: Die Experten aus den jeweiligen Bereichen, die Einblicke und Informationen bereitstellen können.
- Stakeholder: Für Input und Feedback während des Analyseprozesses.
⏱️ Dauer
Die Durchführung einer Gap-Analyse kann, je nach Komplexität, 2 bis 5 Stunden in Anspruch nehmen. Größere Unternehmen oder Projekte benötigen möglicherweise mehrere Tage zur vollständigen Analyse.
🗂️ Benötigtes Material
- Flipchart oder Whiteboard: Zum visuellen Festhalten der Informationen.
- Stifte und Marker: Für Notizen und visuelle Darstellungen.
- Tabellen oder Vorlagen: Zur Dokumentation der Ist- und Soll-Zustände.
🧩 Gerätebeschreibung / Bauplan
Die Gap-Analyse wird oft in Tabellenform dargestellt, die Folgendes enthält:
- Spalte 1: Ist-Zustand (aktuell)
- Spalte 2: Soll-Zustand (gewünscht)
- Spalte 3: Identifizierte Lücken
- Spalte 4: Empfehlungen oder Maßnahmen zur Überbrückung der Lücken
🚀 Inbetriebnahme
- Ziel definieren: Bestimme klar das Ziel der Gap-Analyse.
- Rahmen setzen: Legen Zeit, Umfang und Dauer der Analyse fest.
- Ist-Zustand erfassen: Dokumentiere den aktuellen Zustand durch Datenanalyse, Umfragen oder Workshops.
- Beteiligte informieren: Lade die Beteiligten ein und bereite sie auf die Gap-Analyse vor.
⚙️ Bedienung
- Ist-Zustand definieren: Erfasse den Ist-Zustand sachlich und faktenbasiert.
- Soll-Zustand bestimmen: Beschreibe den Soll-Zustand konkret und messbar.
- Lücken identifizieren: Vergleiche die beiden Zustände und notiere alle identifizierten Lücken.
- Priorisierung: Priorisiere die identifizierten Lücken. Kritische Gaps haben vorrang.
- Handlungsfelder ableiten: Leite erste Handlungsfelder ab.
- Maßnahmen planen: Entwickle zu den einzelnen Handlungsfeldern Strategien zur Schließung der Lücken und priorisiere diese.
🔄️ Wartung & Pflege
- Regelmäßige Aktualisierung: Aktualisiere Ist‑Daten und Prognosen in festgelegten Abständen, um zu prüfen, ob sich die Lücke wie erwartet schließt.
- Anpassung der Ziele: Prüfe, ob Soll‑Ziele realistisch bleiben oder angepasst werden müssen (z. B. bei Marktveränderungen).
- Dokumentation: Halte frühere Versionen (Datum, Annahmen, Maßnahmen) fest, um aus vergangenen Planungs‑ und Prognosefehlern zu lernen.
🌟 Expertentipps
- SMARTe Ziele: Ziele so konkret und messbar wie möglich formulieren (Kennzahl, Zielwert, Zeitpunkt, Geltungsbereich), sonst bleibt die Lücke unscharf.
- Datenbasierte Entscheidungen: Verwende quantifizierbare Daten, um den Ist-Zustand genau festzulegen.
- Einbeziehung aller Stakeholder: Bei der Analyse sollten alle betroffenen Parteien einbezogen werden, um umfassende Perspektiven zu erhalten.
- Kontinuierliche Überprüfung: Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen umgesetzt werden und wirksam sind.
📝 Beispiel
Ein Unternehmen möchte seine Vertriebseffizienz verbessern. Der Ist-Zustand zeigt, dass die Verkaufszahlen um 20 % hinter den Zielvorgaben liegen (Soll-Zustand). Die Gap-Analyse könnte aufzeigen, dass Schulungen für das Vertriebsteam fehlen, Prozesse ineffizient sind und Marketingunterstützung ebenfalls verbessert werden muss. Die identifizierten Lücken könnten durch spezifische Schulungen, Prozessoptimierungen und gezielte Marketingaktivitäten geschlossen werden.
| Aspekte | Ist-Zustand (Aktuell) | Soll-Zustand (Gewünscht) | Identifizierte Lücken | Maßnahmen zur Schließung |
|---|---|---|---|---|
| Verkäufe | Verkaufszahlen 20 % unter Zielvorgaben | Verkaufszahlen auf Zielniveau | 20 % Diskrepanz zwischen Ist- und Soll-Zustand | Verkaufsfördernde Maßnahmen ergreifen |
| Teamqualifikation | Fehlende Schulungen für das Vertriebsteam | Team mit regelmäßigen Schulungen | Mangel an Schulungen und Training | Schulungsprogramme für das Vertriebsteam einführen |
| Prozesse | Ineffiziente Verkaufsprozesse | Optimierte und effiziente Prozesse | Unklare Prozesse, die den Vertrieb behindern | Prozessanalyse und -optimierung durchführen |
| Marketing | Geringe Unterstützung durch Marketing | Aktive Marketingkampagnen zur Unterstützung | Unzureichendes Marketing | Marketingstrategien anpassen und intensivieren |